Vì nhu cầu hành chánh, vua Minh Mạng đặt ra hai cơ quan quan trọng là Nội các và Cơ mật viện.
Công việc của Nội các tựa hồ như phòng bí thư của vua làm bao nhiêu việc về giấy tờ như biểu, sách, chế, cáo, chương, tấu, sắc, mệnh, vv… Mỗi một thứ giấy trên có một chức năng hệ trọng riêng dưới guồng máy cai trị quân chủ mà chúng ta đời sau không thấu đáo nên hiểu lầm lẫn, mù mờ ví dụ không biết phân biệt thế nào là sắc, chiếu, chế, cáo… và đương nhiên khuôn dấu ấn triện phải dùng khác nhau. Theo sử gia Trần trọng Kim, vua Minh Mạng rất mẫn cán, việc gì ngài cũng muốn tìm hiểu hỏi han, đêm nào, ngài cũng thức đến canh ba mà duyệt xét các tấu chương từ các trấn trong nước gởi về.
Dưới triều Minh Mạng, nhà vua còn lập ra những ấn sau để đáp ứng nhu cầu hành chánh như sau :
- Ấn Ngự tiền chi bửu dùng cho các việc đóng cho các chỉ dụ, sớ tấu và sổ sách của văn phòng nhà vua.
- Ấn Trị lịch minh thời dùng cho việc ban chính sóc (tức là ban lịch).
- Ấn Khâm văn thì dùng vào giấy tờ liên quan đến việc học, mở khoa thi, hoặc ấn định về sĩ tử.
- Ấn Duệ vũ đóng giấy tờ về việc binh nhung, mở trường võ cử, nghiêm luật về việc võ bị.
- Ấn Mệnh đức thì dùng vào việc khen thưởng công lao.
- Ấn Tề gia thì dùng vào việc thưởng phạt trong cung cấm.
Tôi xin nói riêng về chiếc ấn « Ngự Tiền chi bửu » là khi thất thủ Kinh Đô, vua Hàm Nghi chạy ra Quảng trị, Tôn thất Thuyết có đem nó theo, nhưng khi vua Đồng Khánh được Pháp đưa lên kế vị thì cho chế tạo lại.
« Nguyên thủy nó hình tròn và bằng vàng, nhưng khi chế tạo lại thì sợ rằng không theo đúng mẫu cũ, e có nhiều sự trở ngại, nên Vua Đồng Khánh chuẩn cho làm lại bằng ngà voi theo hình bát giác để tạo ra dấu riêng. Dấu ấn « Ngự tiền chi bửu » mới này còn lưu lại trên chân dung của vua Đồng Khánh ».
