Càng già đi tôi càng thấy được nhiều trí tuệ hơn trong quy tắc cũ về việc làm điều đầu tiên trước nhất, một tiến trình giúp biến vấn đề phức tạp nhất thành vấn đề có thể giải quyết được.

Dwight D. Eisenhower

Một người đàn ông mua một con vẹt đuôi dài, nhưng rất thất vọng khi phát hiện ra nó không nói được. Vì vậy, ông ta quay trở lại cửa hàng thú cưng. Chủ hiệu nói, “Có thể nó cần khuyến khích một chút,” và đưa ra giải pháp là đặt một cái gương ở trong lồng để con vẹt có thể nhìn thấy nó.

Người đàn ông thử làm, nhưng con vẹt vẫn không chịu nói… Vì vậy, ông ta lại quay trở lại cửa hàng.

Chủ cửa hàng đề xuất đặt một cái thang và một cái chuông trong lồng, vì vậy con vẹt có thể leo trèo và rung chuông. Người đàn ông cũng làm như vậy, nhưng con vẹt vẫn không chịu nói… Vậy là, ông ta quay lại cửa hàng lần nữa.

Chủ cửa hàng đề xuất để một chiếc mai mực trong lồng, vì thế con vẹt có thể có cái gì đó mà mổ. Người đàn ông làm như vậy, nhưng con vẹt vẫn không nói… Thế là ông ta lại quay lại cửa hàng.

“Tôi không biết nói gì hơn,” người chủ hiệu xin lỗi. “Có thể đó là một con vẹt bị câm.” Thất vọng, người đàn ông trở về nhà… nhưng khi ông ta vừa bước khỏi cửa, ông ta nghe thấy con vẹt cất tiếng, ông ta lao ra chỗ cái lồng đúng lúc con vẹt thều thào những hơi thở cuối cùng, “Cái cửa hiệu chết tiệt này không bán thức ăn cho vẹt hay sao?”

Ai đó có thể quên đi một điều tưởng là hiển nhiên như cho thú cưng ăn hay không? Ồ, thử nghĩ về chính cuộc đời của bạn xem. Bạn có thường bỏ qua những dấu hiệu về các ưu tiên đơn giản và tình cờ “giết” thứ gì đó mà bạn quan tâm không? Không có giới hạn nào cho việc xếp hạng những thứ bạn có thể vứt đi khi bạn nhận những ưu tiên sai lầm của mình: từ việc quên thanh toán tiền đến làm hỏng một mối quan hệ lãng mạn.

Vì vậy, điều đầu tiên trên hết: Hãy học cách xếp hạng ưu tiên. Thành công – và đôi khi là sống sót – dựa vào việc này. Đó là một kỹ năng sống căn bản áp dụng vào tất cả mọi điều thực tế mà bạn từng trải qua, và rốt cuộc nó giảm số lượng “những con vẹt” mà bạn phải chôn cất.

Có nhiều cách để xếp hạng ưu tiên, nhưng tất cả đều có hai bước cơ bản:

Tạo ra một danh mục chính. Bắt đầu với một danh sách tất cả những điều bạn muốn hoặc cần hoàn thành. Đừng xếp hạng chúng; việc này để sau. Một số chuyên gia đề xuất liệt kê bất cứ việc gì cần làm, gồm cả những công việc hằng ngày và những mục trong lịch công tác. Các chuyên gia cũng đề xuất rằng bạn nên lập danh mục của mình trước, ví dụ, nếu đó là một danh mục hằng ngày, thì viết danh mục của ngày mai vào hôm nay. Lý do là thật khó mà lập được một danh sách đầy đủ khi bạn bị phân tâm bởi những nhu cầu mới.

Sắp xếp các nhiệm vụ. Thông thường việc này đòi hỏi phải phân loại nhiệm vụ theo tính khẩn cấp và tầm quan trọng (khẩn cấp = cần thiết phải làm ngay lập tức). Ví dụ:

Những việc quan trọng nhất (Most Important Things — MIT). Một hệ thống đưa ra việc chọn ba việc quan trọng nhất từ danh sách phải làm đầu tiên. Khi những việc này hoàn thành, bạn có thể tiến hành các nhiệm vụ khác tiếp theo, như một kiểu thưởng thêm. Ngày hôm sau, nếu đó là một danh mục hằng ngày (hoặc tuần sau, nếu đó là danh mục hằng tuần), hãy chọn ba MIT mới. Một số chuyên gia đề xuất biến một trong những nhiệm vụ này thành việc gì đó thúc đẩy cho mục tiêu lâu dài.

Nguyên tắc Pareto. Còn được gọi là nguyên tắc 80-20, nói chung chung là “phần lớn kết quả xuất phát từ thiểu số đầu vào”, ứng dụng vào việc sắp xếp ưu tiên, nó được hiểu là “20% công việc của bạn đem lại 80% kết quả”. Vì vậy, nhiệm vụ là xác định 20% công việc hiệu quả nhất và biến những hạng mục này thành ưu tiên số 1 của bạn. Một cách để thu hẹp các ưu tiên này là hãy luôn tự hỏi mình, “Nếu mình chỉ có thể làm một nhiệm vụ trong danh sách này, đó là việc gì?”

Phương thức Eisenhower. Được đặt tên theo Tổng thống Dwight Eisenhower, người đã tạo danh mục những việc cần làm của mình bằng cách vẽ ra bốn ô và dán nhãn vào từng ô: Khẩn cấp và Quan trọng, Quan trọng nhưng không Khẩn cấp, Khẩn cấp nhưng không Quan trọng, và không Khẩn cấp cũng không Quan trọng. Rồi ông để từng nhiệm vụ vào các ô tương ứng, từ đó ông có thể thấy những việc thực sự ưu tiên của ông là gì. Nhà văn James Clear đơn giản hóa quy trình này bằng việc gọi các ô là: Làm (Ngay lập tức), Quyết định (Lập kế hoạch để làm), Giao phó (Ai có thể làm việc này thay mình?), và Bỏ qua (Không cần phải làm).