NGUYÊN TẮC 28: HOÀN THÀNH KẾ HOẠCH
Nếu một chiếc bàn bừa bộn là dấu hiệu của suy nghĩ lộn xộn thì chiếc bàn ngăn nắp có ý nghĩa gì?
LAURENCE J. PETER
Nhà giáo và nhà văn người Mỹ
Quyết định
Tiếp tục
Khởi động
Hoàn thành
Kế hoạch
Kết thúc
Cùng nhìn vào biểu đồ trên. Nó được gọi là Chu Kỳ Của Sự Hoàn Thành. Mỗi bước - quyết định, lập kế hoạch, bắt đầu, tiếp tục, kết thúc và hoàn thành - đều không thể thiếu để đạt tới thành công, đạt được kết quả như mong muốn, để kết thúc. Bao nhiêu người trong số chúng ta không bao giờ hoàn thành?
Chúng ta thường trải qua hầu hết các bước cho tới khi kết thúc - nhưng chúng ta lại thường bỏ quên điều cuối cùng.
Đã có khi nào trong cuộc đời, bạn cho qua một kế hoạch đang dang dở hay thất bại trong việc kết thúc quan hệ với ai đó? Nếu bạn không hoàn thành xong những việc trong quá khứ, bạn không thể thoải mái theo đuổi những mục tiêu trong hiện tại.
KHÔNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CÓ THỂ LẤY ĐI NHỮNG “ĐƠN VỊ CHÚ Ý” GIÁ TRỊ
CỦA BẠN
Khi bạn bắt đầu thực hiện một dự án, đạt được một thỏa thuận hay khi cần thay đổi bản thân, mọi việc sẽ được đưa vào trí nhớ và chiếm lấy các “đơn vị chú ý” của bạn. Chúng ta có thể đặt sự chú ý vào nhiều thứ tại cùng một thời điểm. Nhưng những lời hứa, các thỏa thuận hay những việc được liệt kê trong danh sách công việc của bạn sẽ khiến bạn dành ít “đơn vị chú ý” hơn để hoàn thành công việc hiện tại hay tạo ra các cơ hội trong cuộc đời.
Vậy tại sao con người lại không hoàn thành công việc? Thông thường, sự dở dang đó rơi vào các lĩnh vực mà chúng ta không biết rõ hay chúng ta gặp phải những rào cản tâm lý và cảm xúc.
Ví dụ, bạn có nhiều kế hoạch, nhiệm vụ, yêu cầu hay nhiều thứ khác mà bạn không muốn làm nhưng bạn lại sợ bị cho là một người không tốt. Vì vậy, bạn không dám trả lời “không”. Trong khi đó, lượng giấy tờ chất đống trên bàn khiến bạn rối bời. Có những tình huống mà bạn phải ra một quyết định khó khăn và không mấy dễ chịu. Nhưng thà làm việc đó còn hơn là để những công việc dở dang tích tụ lại.
Đôi khi, chúng ta không hoàn thành công việc bởi vì không có những kiến thức, chuyên môn thích hợp để làm những nhiệm vụ đó. Cũng có thể, làm việc dở dang là một thói quen xấu của một số người.
HÌNH THÀNH Ý THỨC HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
Hãy luôn tự hỏi mình: Cần phải làm gì để hoàn thành nhiệm vụ này? Sau đó, bạn bắt đầu thực hiện các bước tiếp theo để chuẩn bị xong tài liệu, gửi thư theo mẫu yêu cầu, hay báo cáo bản kế hoạch đã xong xuôi cho sếp. Một sự thực là 20 việc được làm hoàn hảo sẽ tốt hơn là 50 việc mới chỉ xong một nửa.
Ví dụ, một cuốn sách đã viết xong có thể xuất bản và ảnh hưởng lớn hơn là 13 cuốn sách còn đang được viết. Bạn bắt đầu ba kế hoạch và hoàn thành tốt chúng sẽ tốt hơn là thực hiện dang dở 15 kế
hoạch khác nhau.
BỐN CÁCH ĐỂ HOÀN THÀNH
Trong các lớp học quản lý thời gian chúng ta đã từng được học nguyên tắc: Thực hiện ngay, giao phó, hoãn lại hay bỏ qua. Đây cũng là một phương pháp để thực hiện các công việc trong danh sách những việc bạn cần làm. Khi bạn cầm một tờ giấy lên, hãy quyết định xem lúc nào, ở đâu bạn thực hiện một việc, hay bạn có nên làm việc đó không. Nếu không thể, hãy bỏ qua nó. Nếu công việc đó chỉ kéo dài khoảng 10 phút, hãy làm ngay. Nếu bạn muốn chính mình thực hiện việc này, nhưng nó lại chiếm nhiều thời gian, hãy hoãn nó lại sau. Nếu bạn không thể tự làm việc đó hay bạn không có thời gian, hãy giao nó cho người mà bạn tin tưởng có thể hoàn thành tốt công việc này. Chắc chắn rằng sau khi hoàn thành, người bạn giao phó sẽ báo cáo lại để bạn biết mọi việc đã xong xuôi.
TẠO DỰNG KHÔNG GIAN CHO NHỮNG ĐIỀU MỚI
