Chúng ta đã sử dụng câu chuyện của Nhà hát Opera Sydney làm bệ phóng để thảo luận về việc dự đoán. Giờ đây, chúng ta sẽ chỉ ra một hằng số khác trong bản chất con người: một sai số hệ thống được tạo ra bởi các nhà quy hoạch dự án, xuất phát từ sự tổng hợp của bản chất con người, sự phức tạp của thế giới, hay cơ cấu của các tổ chức. Để tồn tại, các doanh nghiệp có lẽ cần phải cho chính mình và người khác thấy được một “tầm nhìn”.

Các kế hoạch bị thất bại bởi những thứ mà chúng ta gọi là “đi bằng đường hầm”, sự sao lãng đối với các nguồn bất định bên ngoài kế hoạch đó.

Kịch bản điển hình như sau. Joe, một người viết tự truyện, nhận được hợp đồng viết sách với thời hạn hoàn tất cuối cùng là hai năm kể từ bây giờ. Chủ đề viết khá đơn giản: Tiểu sử của nhà văn Salman Rushdie - người mà Joe đã sưu tập khá nhiều tài liệu. Thậm chí, anh ta còn tìm hiểu thông tin về những người bạn gái trước đây của Rushdie và vô cùng phấn khích về viễn cảnh có được những cuộc phỏng vấn thú vị. Hai năm sau, chính xác là 3 tháng trước thời hạn hoàn tất, anh ta gọi điện nói với nhà xuất bản rằng anh sẽ chậm hơn thời hạn một chút. Nhà xuất bản đã đoán được điều này vì đã quen với sự chậm trễ của các tác giả. Lúc này, nhà xuất bản lo lắng vì công chúng đột nhiên không còn thiết tha gì với chủ đề đó nữa - nhà xuất bản đó đoán rằng sự quan tâm đối với Rushdie vẫn cao, nhưng sự chú ý đã giảm, có vẻ như vì một lý do nào đó mà người Iran không còn hứng thú với việc giết ông ta nữa.

Hãy nhìn vào nguyên nhân khiến nhà viết tiểu sử kia đánh giá thấp thời gian hoàn thành của mình. Anh ta dự trù kế hoạch riêng, nhưng đã phó mặc vì không dự đoán được rằng một số sự kiện “bên ngoài” có thể xuất hiện và gây cản trở cho mình. Trong số các sự kiện bên ngoài này là thảm họa ngày 11/9/2001 - đã khiến anh ta bị chậm mất vài tháng; các chuyến đi đến Minnesota để chăm sóc người mẹ ốm yếu (người mà cuối cùng đã hồi phục sức khỏe); và nhiều điều khác nữa, như lễ đính hôn bị hủy bỏ (mặc dù không phải với bạn gái cũ của Rushdie). “Ngoài những điều đó ra”, tất cả những thứ khác đều đúng như kế hoạch; công việc của anh ta không bị chệch đi tí nào so với kế hoạch. Anh ta không cảm thấy có trách nhiệm với thất bại của mình.[1]

Các yếu tố bất ngờ có hiệu ứng một chiều với các dự án. Hãy xem hồ sơ trước đây của các nhà xây dựng, nhà báo, và nhà thầu. Yếu tố bất ngờ ở đây hầu như luôn xảy ra theo một hướng: chi phí cao hơn và thời gian hoàn thiện kéo dài hơn. Trong những trường hợp cực hiếm, như tòa nhà Empire State,[2] bạn có được tình huống ngược lại: thời gian hoàn thành ngắn hơn và chi phí thấp hơn - những trường hợp như thế này thực sự hiếm hoi.

Chúng ta có thể tiến hành các cuộc thử nghiệm và kiểm tra về khả năng lặp lại để xác định liệu những sai sót trong dự đoán có phải là một phần trong bản chất con người hay không. Các nhà nghiên cứu đã kiểm tra cách thức mà các sinh viên ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án của mình. Trong một kiểm tra tiêu biểu, họ đã chia thành hai nhóm: lạc quan và bi quan. Những sinh viên lạc quan hứa sẽ hoàn thành trong 26 ngày; những sinh viên bi quan hứa 47 ngày. Rốt cuộc, thời gian thực tế để hoàn thành các dự án đó trung bình là 56 ngày.

Trường hợp của nhà viết tiểu sử Joe không phải là ví dụ sâu sắc. Tôi chọn nó bởi nó liên quan đến một công việc lặp đi lặp lại hàng ngày - đã với những công việc như thế, sai sót trong việc lên kế hoạch của chúng ta sẽ nhỏ hơn. Với các dự án có mức độ khác thường lớn, như mâu thuẫn chính trị, cuộc tổng tiến công, hay một sự kiện nào đó hoàn toàn mới mẻ, các sai sót thường bùng nổ theo chiều hướng gia tăng. Thực ra, nhiệm vụ đó càng diễn ra thường xuyên, bạn càng biết cách dự đoán tốt hơn. Nhưng luôn có những điều không diễn ra thường xuyên trong môi trường hiện đại của chúng ta.

Có lẽ có nhiều nguồn khích lệ khiến mọi người hứa hẹn thời gian hoàn thành sớm hơn - để được nhận hợp đồng viết sách hoặc để nhà xây dựng được thanh toán tiền mặt và sử dụng số tiền đó cho chuyến đi sắp tới của mình đến Antigua. Nhưng vấn đề của việc lên kế hoạch vẫn tồn tại ngay cả khi không có lý do nào để đánh giá thấp thời hạn (hoặc chi phí) của nhiệm vụ đó. Như tôi đã nói ở phần trước, chúng ta là loài động vật có đầu óc thiển cận đến mức không thể cân nhắc được khả năng xảy ra của các sự kiện nằm ngoài suy nghĩ của mình, mà hơn nữa, lại quá chú trọng đến những vấn đề bên trong dự án đến mức không xét đến sự bất ổn bên ngoài, “một ẩn sổ không ai biết”, hay có thể nói là nội dung của những cuốn sách chưa được đọc.

Ngoài ra còn có hiệu ứng lập dị - xuất phát từ việc loại bỏ những rủi ro ngoài khuôn mẫu ra khỏi suy nghĩ, hoặc chỉ chú trọng đến những điều bạn biết. Bạn nhìn nhận thế giới trong phạm vi một khuôn mẫu. Hãy nghĩ xem, hầu hết các trì hoãn và chi phí vượt mức đều phát sinh từ các yếu tố bất ngờ mà chúng ta không đưa vào trong kế hoạch - tức chúng nằm ngoài khuôn mẫu - như đình công, mất điện, tai nạn, thời tiết xấu, hoặc tin đồn về sự xâm chiếm của người Sao Hỏa. Những Thiên Nga Đen nhỏ đe dọa sẽ gây cản trở cho các dự án của chúng ta dường như không được tính đến. Chúng quá trừu tượng - chúng ta không biết về hình dạng của chúng và không thể bàn về chúng một cách rõ ràng được.

Chúng ta thực sự không thể lên kế hoạch bởi không hiểu về tương lai - nhưng đây không hẳn là tin xấu. Chúng ta có thể lên kế hoạch nhưng phải luôn nhớ đến những giới hạn đó. Chỉ cần có can đảm là làm được.

Trong một quá khứ không xa, các dự đoán vẫn còn mơ hồ và có liên quan đến chất lượng, người ta phải vận dụng đầu óc để bắt kịp được chúng, và chẳng dễ dàng gì để làm cho các kịch bản xảy ra trong tương lai. Hoạt động đó đòi hỏi phải có bút viết, bút xóa, hàng đống giấy, và các sọt giấy vụn lớn. Thêm vào đó là lòng yêu nghề của nhân viên kế toán đối với công việc chậm rãi và chán ngắt. Nói tóm lại, công việc dự đoán đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, không mong muốn và kèm theo đó là thái độ ngờ vực.

Nhưng mọi thứ đã thay đổi với sự xuất hiện của bảng tính. Khi đặt một bảng tính Excel vào tay những người thạo máy tính, bạn sẽ nhận được một “dự báo doanh số” có thể dễ dàng kéo dài đến vô tận! Một khi đã ở trên giấy hoặc trên màn hình máy tính, hoặc tệ hơn, trên chương trình PowerPoint, dự báo đó sẽ có sự sống của riêng nó, mất đi sự mơ hồ, trừu tượng và trở thành thứ mà các nhà triết lý gọi là cụ thể hóa; nó mang một cuộc sống mới như một vật hữu hình.

Bạn tôi, Brian Hinchcliffe, đề xuất ý tưởng dưới đây khi cả hai đều nhễ nhại mồ hôi tại trung tâm thể dục địa phương. Có lẽ, sự dễ dàng tạo ra các khuôn hình trong các chương trình bảng tính là lý do khiến vô số các nhà dự đoán tự tin đưa ra các dự đoán dài hạn hơn (nhưng lại “đi đường hầm” trong các giả định của mình). Chúng ta trở thành những nhà hoạch định tồi hơn so với người Nga Xô Viết nhờ vào việc các chương trình máy tính đầy hiệu quả này được trao cho những người không có khả năng xử lý kiến thức của mình. Giống như hầu hết các nhà giao dịch hàng hóa, Brian là người theo chủ nghĩa hiện thực sâu sắc nhưng đôi khi lại vô cùng chán ngắt.

Một trạng thái tâm lý cổ điển, được gọi là “neo đậu” (anchoring), dường như có tác dụng ở đây. Bạn giảm sự lo lắng của mình về tính bất định bằng cách tạo ra một con số và sau đó “bám” vào nó, giống như một vật treo lơ lửng trong môi trường chân không vậy. Trạng thái neo đậu này được phát hiện bởi Danny Kahnenman và Amos Tversky, cha đẻ của môn tâm lý về sự bất định trong thời gian đầu của dự án về phương pháp tự nghiệm và thiên kiến. Trạng thái đó hoạt động như sau. Kahneman và Tversky yêu cầu các đối tượng nghiên cứu của mình quay một vòng quay may mắn. Trước tiên, những người này nhìn vào các con số trên vòng quay mà họ biết là ngẫu nhiên, sau đó, được yêu cầu dự đoán số nước châu Phi ở Liên Hiệp quốc. Những người nhận được con số thấp trên vòng quay dự đoán ít nước châu Phi; còn những người nhận được con số cao đã dự đoán cao hơn.

Tương tự, hãy yêu cầu một người nào đó cho bạn biết bốn số cuối cùng trong thẻ an sinh xã hội của anh ta, sau đó, yêu cầu anh ta dự đoán số lượng nha sĩ tại Manhattan. Bạn sẽ phát hiện ra rằng, bằng cách khiến anh ta nhận thức về con số có bốn chữ số, bạn sẽ suy luận ra được con số dự đoán tương quan với nó.

Chúng ta sử dụng các điểm quy chiếu, ví dụ các dự đoán doanh số, và bắt đầu xây dựng niềm tin quanh các dự đoán đó bởi vì cần ít trí lực để so sánh một ý tưởng với một điểm quy chiếu hơn so với việc đánh giá nó một cách vô điều kiện (Hệ thống 1 đang hoạt động!). Chúng ta không thể làm việc nếu không có một điểm quy chiếu.

Vì thế, phần giới thiệu về một điểm quy chiếu trong suy nghĩ của nhà dự đoán sẽ làm nên những điều kỳ diệu. Điều này chẳng khác gì so với điểm khởi đầu trong phần thương lượng mua bán: bạn bắt đầu với một con số cao (“Tôi muối bán ngôi nhà này với giá một triệu đô-la”); người đặt giá sẽ nói “chỉ 850 ngàn” thôi - cuộc thảo luận sẽ được xác định với mức giá khởi đầu đó.

Đặc điểm của các sai số dự đoán

Với các dự án và việc kinh doanh của con người, chúng ta có một câu chuyện khác. Đây là những thứ thường có tính thang bậc, như tôi đã nói trong Chương 3. Với các biến số có tính thang bậc - những biến số từ Extremistan, bạn sẽ chứng kiến hiệu ứng hoàn toàn trái ngược. Ví dụ, một dự án được dự kiến hoàn tất trong 79 ngày, kỳ vọng này giống với trường hợp của bé gái sơ sinh, chỉ khác nhau ở chữ “năm” và “ngày”. Vào ngày thứ 79, nếu chưa được hoàn tất, dự án đó sẽ cần thêm 25 ngày nữa. Nhưng vào ngày thứ 90, nếu vẫn chưa xong, dự án đó sẽ còn kéo dài 58 ngày nữa. Vào ngày thứ 100, sẽ còn 89 ngày. Vào ngày thứ 119, còn 49 ngày. Vào ngày thứ 600, nếu vẫn chưa hoàn tất, khi đó dự án sẽ cần thêm 1.590 ngày nữa. Bạn thấy đó, càng đợi lâu thì thời gian chờ đợi sẽ càng kéo dài.

Ví dụ, bạn là một người tị nạn đang chờ ngày hồi hương. Mỗi ngày trôi qua, bạn càng cách xa hơn, chứ không phải đến gần hơn, với ngày trở về. Điều này cũng được áp dụng đối với ngày hoàn tất nhà hát opera tiếp theo của bạn. Nếu được dự kiến mất hai năm, và ba năm sau bạn vẫn đang đặt câu hỏi, đừng mong dự án đó sẽ hoàn thành sớm hơn. Nếu các cuộc chiến kéo dài trung bình khoảng sáu tháng, và mâu thuẫn của bạn đã diễn ra trong hai năm, hãy chờ đợi sẽ còn nhiều vấn đề trong vài năm nữa. Xung đột giữa Ả Rập và Israel đã diễn ra 60 năm, và vẫn còn đang tiếp diễn - tuy nhiên, cách đây 60 năm, nó được gọi là “vấn đề đơn giản”. (Hãy luôn nhớ rằng, trong môi trường hiện đại, các cuộc chiến kéo dài lâu hơn và giết hại nhiều người hơn so với dự kiến). Một ví dụ khác: bạn gửi cho nhà văn yêu thích của mình một lá thư, biết rằng ông ta bận rộn và phải mất hai tuần mới nhận được hồi âm. Nếu ba tuần sau, hòm thư của bạn vẫn trống không thì bạn đừng mong sẽ nhận được vào ngày mai - sẽ phải mất trung bình thêm ba tuần nữa. Nếu ba tháng sau, vẫn không nhận được gì, bạn sẽ phải đợi một năm nữa. Mỗi ngày trôi qua sẽ đưa bạn đến gần với cái chết nhưng lại đẩy bạn ra xa ngày nhận lá thư đó hơn.

Thuộc tính ít nhận thấy nhưng hết sức quan trọng của sự ngẫu nhiên mang tính thang bậc là nó cực kỳ phản trực giác. Chúng ta hiểu sai về lôgic của các độ lệch chuẩn lớn.

Tôi sẽ đi sâu hơn vào các thuộc tính này của sự ngẫu nhiên mang tính thang bậc trong Phần 3. Nhưng lúc này, xin nói rằng chúng là điểm trung tâm trong hiểu biết của chúng ta về công việc dự đoán.

❀ ❀ ❀

[1] [] Cuốn sách mà bạn đang cầm trên tay “bỗng nhiên” bị trễ mất 15 tháng.

[2] [] Empire State là tòa nhà 102 tầng được hoàn thành vào năm 1931 tại thành phố New York, Hoa Kỳ, và là tòa nhà cao nhất thế giới cho đến năm 1972 khi Trung tâm thương mại thế giới (Word Trade Center) được hoàn thành.