Quản trị tài sản lớn nhất của bạn

Tài năng mà không có kỷ luật thì giống như một con bạch tuộc đi trên xe trượt patin. Có quá nhiều bước đi, nhưng bạn không bao giờ biết mình sẽ tiến về phía trước, bị tụt về phía sau hay sang hai bên.

—H. Jackson Brown, Jr.

T

ôi gặp Chris lần đầu khi anh mới bước vào nghề bán hàng qua điện thoại, một thành viên tích cực và hăng hái học hỏi trong lớp đào tạo của tôi. Câu hỏi đầu tiên của anh lại không phải về bán hàng. “Jill à, tôi có thể mang đồ ăn vào lớp được không?” Tôi đã tưởng rằng anh giống như bao người, để la liệt nào táo, chuối, thanh năng lượng trên bàn. Nhưng hóa ra tôi đã lầm. Hóa ra trong thời gian rảnh, Chris là một vận động viên thể hình, và tuần này anh đang chuẩn bị cho một cuộc thi. Trong suốt ba ngày liền, tôi quan sát với niềm thích thú số lượng lớn đạm động vật trong những cái hộp đồ ăn Tupperware được mang đến lớp. Và Chris ăn hết chỗ đó.

Hai năm sau, khi phỏng vấn những người bán hàng hàng đầu, tôi gặp lại Chris. Anh đã tạo dựng được chỗ đứng trong công ty. Với doanh số bán hàng luôn luôn vượt chỉ tiêu, anh đã trở thành siêu sao trong nhóm của mình. Tôi muốn biết điều gì đã khiến anh thành công đến vậy. “Tôi áp dụng kỷ luật vào việc bán hàng y như lúc tôi tập thể hình vậy,” câu trả lời của anh quá đỗi đơn giản. “Tôi đặt ra mục tiêu, xác định những ưu tiên, và tập trung hết sức vào điều quan trọng nhất. Tôi lên kế hoạch khi nào, cái gì tôi sẽ làm mỗi ngày và theo sát lịch trình đó. Tôi đọc và học hỏi từ những người có vị trí mà tôi ngưỡng mộ. Mục tiêu của tôi là trở thành đại diện thương mại vùng của thành phố New York trong hai năm liền.”

Mười tám tháng sau, tôi lại phỏng vấn Chris lần nữa. Lần này, tôi nói chuyện với anh qua điện thoại từ nhà mới của anh tại thành phố New York.

Tôi đã chứng kiến hàng trăm người bán hàng nhiệt tình tham gia quá trình đào tạo mỗi năm, và mặc dù rất nhiều người làm rất tốt, Chris luôn dẫn đầu lĩnh vực của mình. Anh không phải là thành viên của “Hội May Mắn” - những người mà mọi việc đều thuận lợi. Anh cũng không sở hữu tài năng thiên bẩm. Bí mật của anh là gì? Sự khao khát, sự cống hiến cứng đầu và nhận thức rằng bạn sẽ không đạt được bất kỳ điều gì nếu không áp dụng kỷ luật.

Anh nói rằng tài sản lớn nhất đối với thành công của anh là bản thân. Chris quản trị Chris. Anh không dựa vào quản lý để quyết định kết quả doanh số của mình. Trong khi những người khác lo lắng về việc làm thế nào để đạt được đủ doanh số, anh đã hoàn thành điều đó. Anh quản lý sự tập trung, tư duy, môi trường xung quanh một cách khắc nghiệt. Và liên tục phản hồi, học hỏi từ những gì đã làm được. Anh biết rằng rào cản đối với thành công của người bán hàng không phải là thiếu thời gian, cũng không phải là quy mô thị trường hay áp lực từ những đối thủ đưa ra mức giá rẻ hơn. Và càng không phải sự chần chừ khi tương tác của người mua. Tôi ghét phải nói với bạn điều này, nhưng kẻ thù số một đối với thành công của bạn chính là bạn.

Tin tốt là tài sản lớn nhất bạn có cũng chính là bản thân bạn.

Quên việc quản trị thời gian đi

Tất cả chúng ta đều chỉ có 24 tiếng một ngày, 7 ngày một tuần, và 52 tuần một năm. Không ai có nhiều thời gian hơn ai để làm những việc tốt cả. Vậy thì làm thế nào mà trong khi rất nhiều người trong chúng ta có quá nhiều thứ trên danh sách việc phải làm đến nỗi ta không thể hoàn thành việc làm quan trọng nhất, Chris đã hoàn thành xuất sắc 130% chỉ tiêu hằng năm? Trong khi còn tận năm tháng nữa mới hết năm!

Ai mà không gặp khó khăn chứ? Giải quyết công việc của những khách hàng hiện tại và những đầu mối khách hàng khác, thỏa thuận với những khách hàng thành thạo về giá cả, lao vào việc phát triển hoạt động doanh nghiệp mới, tham gia hàng trăm buổi gặp mặt, và cố gắng để theo kịp công nghệ - tất cả những điều trên trong khi vẫn phải dành thời gian cho gia đình. Câu hỏi mà tôi luôn được nghe từ những chuyên gia bán hàng và những chủ doanh nghiệp là: “Làm sao tôi có thể tìm ra cách quản lý thời gian để làm hết mọi việc và làm vừa lòng mọi người?” Việc cảm thấy bị quá tải là chuyện hết sức bình thường ngày nay. Và nếu bạn là kiểu người tin rằng quản lý thời gian là cách để có thể hoàn thành những thứ quan trọng, hãy nghĩ lại đi.

Theo tiến sĩ tâm thần học Paul Pearsall: “Quản trị thời gian là lãng phí thời gian.” Pearsall muốn cảnh báo: “Chỉ đến khi nào ta có thể học cách quản trị sự tập trung, tất cả những chương trình dạy quản lý thời gian trên thế giới đều trở nên vô dụng.”1

Loại bỏ sự quá tải không liên quan đến việc quản trị thời gian, vấn đề nằm ở quản trị sự tập trung.

Nói thì dễ hơn làm, đặc biệt là khi chúng ta đang sống trong một thế giới mỗi ngày có quá nhiều thứ khiến chúng ta bị sao nhãng, cả trên mạng và ngoài đời thực, tạo ra những cơn nghiện vô thức – nhiều đến nỗi mà chúng ta quên đi rằng ta có quyền lựa chọn thứ mà ta tập trung. Thực tế là, bằng cách áp dụng kỷ luật với những lựa chọn, ta sẽ làm được nhiều thứ hơn mà vẫn có nhiều thời gian rảnh.

Kết luận đây. Cố gắng quản lý thời gian để hoàn thành tất cả mọi việc thật vô nghĩa. Hãy xem xét chúng ta nên tập trung chú ý vào đâu và khi nào, làm những điều ưu tiên trước, và bạn sẽ có nhiều thời gian để hoàn thành mọi việc hơn.

Cài đặt lại GPS của bạn

Những chuyên gia bán hàng nhìn chung khá giỏi trong việc đặt ra mục tiêu. Có thể là những chỉ tiêu hằng năm. Những doanh nhân đều bắt đầu một năm mới với một loạt những mục tiêu được thiết lập rõ ràng. Mục tiêu rất quan trọng; nó là đích đến và là mục tiêu để ta làm việc. Tuy nhiên, rất nhiều người thường bỏ qua bước quan trọng là xác định con đường đi ngắn nhất để đến được điểm đến đó. Xác định một số việc bắt buộc phải làm (từ 3 đến 5 việc) để có thể đạt được mục tiêu là rất quan trọng. Đó chính là những ưu tiên của bạn.

Không may thay, xác định ưu tiên lại trở thành một hành động vô nghĩa ta thường làm. Bạn có bắt đầu một ngày với một danh sách dài dằng dặc những email không linh tinh trong hộp thư của mình không? Yêu cầu kế hoạch hợp tác của một khách hàng ngoại biên có ảnh hưởng đến thời gian phát triển việc kinh doanh quan trọng của bạn không? Bạn có thấy bản thân mình đã chuẩn bị cho mọi cuộc gọi của khách hàng với sự nhiệt tình chưa? Hãy nhìn kỹ hơn vào những điều bạn chủ định hoặc vô thức coi như là một ưu tiên. Và nếu đó là một danh sách dài, bạn phải tự chất vấn bản thân định nghĩa của từ “ưu tiên”.

Trong một đường đua, việc cố gắng lao về phía vạch đích mà không xác định đúng một số ưu tiên quan trọng để đến với thành công thì giống như việc chạy đua marathon mà chân bị trói lại với nhau vậy. Có thể bạn vẫn đến được đích, nhưng phải mất một quá trình kém hiệu quả đến nực cười.

Hãy thay bản danh sách những việc phải làm dài ngoằng bằng hai danh sách ngắn có ích hơn để đạt được mục đích.

Danh sách ưu tiên của bạn

Danh sách ưu tiên của bạn gồm những điều “phải làm”: những điều bạn hoàn toàn cam kết làm để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Hãy nói rằng mục tiêu của tôi là tăng doanh thu của công ty mới lên 20% trong năm tới.

Danh sách ưu tiên của tôi là:

• Xác định và kết nối với những khách hàng quan trọng.

• Lên lịch hàng tuần để làm việc với từng khách hàng một.

• Tận dụng mọi mối quan hệ trên mạng và ngoài đời để có được những đầu mối khách hàng khác.

Những điều trên được ưu tiên trước. Hãy tập trung hết sức lực liên tục và thường xuyên vào những điều trên. Biến chúng thành những thói quen mới.

Danh sách “ngừng làm” của bạn

Tôi đã thu nhặt khái niệm mang tính cách mạng này từ cuốn sách kinh điển của Jim Collins mang tên Good to Great.2 (Từ tốt đến vĩ đại) Theo ông nói, để làm được điều này, bạn cần một “kỷ luật thép để từ bỏ tất cả những điều rác rưởi không liên quan”. Dịch lại cho những người bán hàng: Hãy loại bỏ những hành động vô nghĩa khiến bạn mất tập trung khỏi những hành động thực sự thúc đẩy việc bán hàng của bạn. Hàng trăm nghiên cứu đã tiết lộ rằng những chuyên gia bán hàng dành quá nhiều thời gian và chú ý vào những thứ không đem lại kết quả gì. Dưới đây là vài ví dụ từ danh sách ngừng làm của tôi. Danh sách của bạn có lẽ sẽ khác một chút.

• Ngừng trả lời email khi mới bắt đầu ngày mới.

• Ngừng cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc. Điều này khiến giảm hiệu suất trong ngày.

• Ngừng kiểm soát những thứ mà người khác có thể làm tốt hơn mình.

Nếu bạn lái xe đến một nơi không quen thuộc mà không có thiết bị GPS, bạn sẽ mất nhiều thời gian. Và còn có thể đi lòng vòng nữa. Những người bán hàng cần GPS.

Goals - Những mục tiêu: Bạn cần biết bạn muốn đi đâu.

Priorities - Những ưu tiên: Làm những việc ưu tiên thật hiệu quả. Và đúng đắn hơn.

Stop doing list - Ngừng lên danh sách những việc cần làm: Loại bỏ những tảng đá ngáng chân trên đường đi của bạn.

Vẫn cần một lý do để chuyển từ quản lý thời gian sang quản lý sự tập trung? Hãy để tôi giới thiệu bạn với Jean-Pierre, một chuyên gia bán hàng dày dặn kinh nghiệm có mục tiêu là giữ doanh thu ở một mức đủ để đem về cho anh thu nhập sáu con số. Để làm được điều đó, cần tập trung vào ba ưu tiên sau:

• Tiếp cận những khách hàng mới.

• Mở rộng mối quan hệ với khách hàng hiện tại.

• Giữ những mối khách hàng đem lại cơ hội tăng trưởng.

Khi Jean-Pierre có một khách hàng mới, anh đã đạt được mục tiêu của mình. Hợp đồng lớn này đã làm xoay chuyển sự chú ý của anh. Bị ám ảnh bởi việc bảo vệ miếng thịt ngon lành của mình khỏi những con mồi đói khát khác, chuyện giành giật những hợp đồng mới không còn là ưu tiên của anh nữa, việc giữ được khách hàng hiện tại tiêu tốn 100% sự chú ý của anh. Một vài năm sau, một sự thay đổi trong nội bộ công ty của khách hàng khiến họ chuyển hướng và không còn cần dịch vụ của Jean-Pierre nữa, anh đành đứng nhìn bất lực khi thu nhập của mình tụt dốc không phanh.

Tất cả chúng ta đều thiết lập những mục tiêu. Nhưng ta thường bị lạc lối trong quá trình phấn đấu đạt mục tiêu đó. Thậm chí nếu những mục tiêu được xác định rõ ràng nằm ngay trên màn hình máy tính, việc đặt mục tiêu cơ bản chẳng đưa bạn đi đến đâu cả. Để có được kết quả, bạn cần cam kết tập trung vào những ưu tiên có thể thúc đẩy bạn đến những mục tiêu đó. Và những kỷ luật để ngừng những gì không giúp bạn đi lên.

Lên và bảo vệ lịch trình

Evan là một người mới của công ty cung cấp những thiết bị phần cứng, phần mềm và dịch vụ công nghệ tới mọi doanh nghiệp đa loại. Anh vốn xuất phát từ một ngành công nghiệp khác, nơi không có bất kỳ mối quan hệ hay khách hàng quen nào trong công việc hiện tại. Tuy nhiên, anh cũng có mục tiêu doanh số. Evan bắt đầu từ con số 0 và anh đang tìm kiếm khách hàng của riêng mình.

Evan lên lịch trình sự tập trung của mình. Đừng cố liên lạc với anh ấy từ 7 giờ 30 phút đến 9 giờ 30 phút sáng, vì điện thoại của anh đang bận. Ngày nào cũng thế. “Đó là khoảng thời gian tốt nhất để liên lạc với khách hàng tiềm năng. Tại sao tôi lại tốn khoảng thời gian đó vào việc trả lời email khi đó là khoảng thời gian tối ưu để trực tiếp kết nối với những người có tầm ảnh hưởng và những người có quyền đưa ra quyết định? Đó mới là ưu tiên số một của tôi. Nói với đúng người.” Mỗi sáng Evan đều có kế hoạch. Danh sách những người cần gọi, được đánh dấu màu sắc khác nhau dựa theo tiềm năng, ngay trên bàn làm việc. Anh có một khung những điều định nói. Tất cả những điều gây mất tập trung đều được loại bỏ. Anh tận tâm làm mọi thứ.

Hầu hết chúng ta đều lên lịch cho sự chú tâm của mình để hoàn thành một số hành động cụ thể. Nhưng lên lịch mà không chú ý đến một khía cạnh còn lại quan trọng hơn, sự bảo vệ, thì giống như bạn đang cố lái xe mà quên khởi động vậy. Không có gì xảy ra cả.

Evan bảo vệ sự thói quen tập trung của mình một cách quyết liệt, hai tiếng mỗi sáng. Khi tôi yêu cầu được phỏng vấn anh vào lúc 9 giờ sáng, anh lịch sự từ chối và hẹn một thời gian khác trong ngày. Không gì có thể ngăn anh gọi điện thoại cho khách hàng mỗi sáng từ 7 giờ 30 phút đến 9 giờ 30 phút. Anh không trả lời tin nhắn đồng nghiệp, từ chối các cuộc hẹn, không cho phép công nghệ can thiệp vào khoảng thời gian này. Sau vài tháng, Evan đã đạt được 50% tỉ lệ tiếp cận khách hàng một cách xứng đáng.

Lên lịch cho sự tập trung vào những việc quan trọng thì rất dễ. Phần khó là lên lịch và bảo vệ nó khỏi những điều khiến bạn phân tâm. Một email hấp dẫn trong hòm thư. Một khách hàng cần gặp bạn. Sếp cần cập nhật tình hình. Một đồng nghiệp ghé qua để hỏi ý kiến bạn. Bạn lập kế hoạch cho ngày. Và rồi những thứ ồn ào trong ngày ập đến, khiến bạn dành 10 phút ngắn ngủi để xây dựng kế hoạch sáng tạo để tiếp cận khách hàng VIP, công việc lẽ ra nên được thực hiện trong một tiếng. Không thông minh chút nào.

Giờ hãy nghĩ về điều này.

Bạn đang trong một buổi gặp mặt với khách hàng quan trọng, ngài Nhiều tiền. Anh ta đang chia sẻ chi tiết ý tưởng mới mà cần sự hỗ trợ từ công ty như của bạn. Khi anh ta nói, bạn có ngồi tranh thủ trả lời email không? Tất nhiên là không. Bạn có cho phép đồng nghiệp đi ra vào buổi gặp mặt đó không? Không. Bạn có cắt ngang buổi nói chuyện để trả lời câu hỏi của một khách hàng khác trong hộp thư không? Tất nhiên là không. Và, trước buổi gặp mặt quan trọng này, nếu một khách hàng khác yêu cầu được gặp bạn cùng một khung giờ, bạn có chọn bỏ rơi ngài Nhiều tiền không? Bạn có điên đâu. Bạn sẽ yêu cầu gặp mặt khách hàng đó trong một khoảng thời gian khác. Lẽ thường tình đúng không? Trừ khi bạn không thường làm thế với những ưu tiên trong công việc hằng ngày.

Lên lịch trình và bảo vệ lịch trình đó. Hai điều này luôn song hành với nhau. Sự khác biệt giữa dự định và hành động là rất lớn.

Lên lịch cho mọi thứ, bao gồm không gì cả

Alison là một trưởng phòng kinh doanh bận rộn. Cô cũng là một trong những khách hàng tốt nhất của tôi. Cực kỳ thông minh và tận tâm, tôi thích mọi khoảng thời gian được nói chuyện với cô. Trong suốt bốn năm qua, cô đã đảm nhận nhiều trọng trách hơn bao giờ hết, tôi đã nhận ra một điều. Để có thể hoàn thành mọi việc, cô không thể làm mọi việc tốt được.

Cô là một chuyên gia lên kế hoạch. Không ai gặp được Alison nếu không ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc cho buổi gặp mặt. Hầu như không có trường hợp ngoại lệ nào có thể hẹn cô được quá 30 phút. Với hàng ngàn yêu cầu hẹn gặp mặt, Alison luôn chịu nhiều áp lực. Những buổi gặp mặt tiếp nối nhau, tôi hầu như có thể nghe thấy não bộ cô căng ra để có thể bắt kịp với nhịp độ công việc. Alison bận rộn đến nỗi cô không có phút nào để nghỉ ngơi. Cô cần lên kế hoạch “nghỉ đứt quãng”.

“Nghỉ đứt quãng” cho ta cơ hội để thở và nghĩ ngợi, hai hành động quan trọng để con người có thể làm việc hiệu quả. Lên kế hoạch cho một khoảng ngắt quãng giữa các buổi họp cho phép bạn có thời gian suy nghĩ lại, thấu hiểu những gì khách hàng nói, và ghi lại những ý tưởng quan trọng vừa chợt lóe. Bạn cũng có thể đánh giá mức độ thành công của buổi gặp mặt. Có gì thuận lợi? Có gì bạn bỏ lỡ không? Bạn có đáp ứng được mục tiêu của khách hàng không? Và của bạn? Bạn định làm gì tiếp theo? Và đó cũng là cơ hội để có thể sắp xếp lại mọi thứ trong đầu để chuẩn bị cho một cuộc nói chuyện vào buổi gặp mặt tới.

Một cách làm tăng năng suất công việc mà rất hiệu quả với tôi và rất nhiều khách hàng của tôi chính là lên lịch cho kỳ vọng của những người khác. Nếu tôi yêu cầu bạn cung cấp thứ gì đó hoặc liên lạc lại với tôi vào một ngày cụ thể, tôi sẽ lên lịch sẵn trong đầu. Nếu ngày đó tới và bạn vẫn chưa hồi âm, tôi sẽ chủ động liên lạc với bạn. Nếu bạn đã nổi danh trong việc luôn luôn phản hồi chậm trễ, tôi sẽ lên lịch để nhắc bạn vài ngày trước khi đến hạn. Khi biết rằng bạn chắc chắn có trên lịch trình của tôi, tôi có thể bỏ những điều ấy ra khỏi đầu và tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.

Ta sống trong một thế giới chuyển động quá nhanh đến nỗi nếu ta không lên lịch cho thứ gì đó, nó sẽ không bao giờ xảy ra. Và điều này bao gồm cả thời gian chết nữa. Hãy thật kỷ luật. Lên kế hoạch cho mọi thứ. Kể cả không gì cả!

Bọc giờ làm việc đỉnh cao của bạn trong bong bóng

Chắc hẳn bạn quá trẻ để biết về bộ phim chiếu trên TV năm 1976 mang tên The Boy in the Plastic Bubble (tạm dịch: Chàng trai trong bong bóng nhựa), dựa trên một câu chuyện có thật về một đứa trẻ mới sinh có hệ thống miễn dịch đặc biệt. Bất kỳ tiếp xúc nào với con người, không khí chưa được lọc hoặc những yếu tố bên ngoài đều có thể giết cậu, vì thế cậu sống trong môi trường buồng kính. Được bọc trong một quả bóng to bằng cái phòng để đảm bảo rằng không thứ gì có thể lọt vào và cậu không thể đi ra, cậu bé lớn dần thành một người đàn ông.

Cách duy nhất tôi có thể hoàn thành dự án khó khăn nhất trong sự nghiệp của mình, cuốn sách này, với những deadline được nhà xuất bản đặt ra cho tôi chính là một quả bong bóng không thể xuyên thủng và tôi dành thời gian cho nó mỗi ngày. Tôi hoàn thành nó bằng cách “bọc mình trong bong bóng” của giờ làm việc đỉnh điểm.

Chúng ta có cả ngày và nhiều hoàn cảnh khi ta tập trung để hoàn thành mọi việc một cách tốt nhất. Não bộ chúng ta ở trạng thái tỉnh táo nhất. Nguồn năng lượng của ta ở trạng thái dồi dào nhất. Làm mọi việc dễ dàng và không tốn sức, ý tưởng tuôn ào ạt trong đầu. Ta chú ý để tập trung hơn và làm việc một cách thông minh hơn. Đó là những thời gian làm việc đỉnh cao.

Tôi chọn thực hiện những dự án đáng sợ nhất từ khoảng 7 giờ đến 11 giờ sáng. Ví dụ như chuẩn bị cho một cuộc họp khách hàng quan trọng, viết những tin nhắn chào hàng đầy thuyết phục cho các VIP, viết cuốn sách này. Giữa trưa là thời điểm sự tập trung giảm sút, vì thế tôi chọn làm những việc không tốn nhiều suy nghĩ: trả lời email, thực hiện những công việc giám sát, đăng bài trên các phương tiện truyền thông xã hội. Hoặc là tôi dành thời gian để nạp lại năng lượng bằng cách tán gẫu với mọi người.

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách làm thông minh để nâng cao hiệu suất và hoàn thành những dự án quan trọng, hãy bắt đầu quan sát thói quen làm việc của bạn. Hãy để ý tìm thời gian làm việc đỉnh cao trong ngày.

Hãy tạo ra một bong bóng không thể xuyên thủng vào khoảng thời gian này. Một không gian vật lý và tâm lý mà không ai có thể xâm nhập và bạn không thể bị sao nhãng. Chúng ta có quá nhiều nhu cầu tập trung: đăng bài trên các phương tiện truyền thông xã hội, gửi mail follow-up cho khách hàng, viết đề xuất hợp tác, phát triển bài thuyết trình, họp nhóm. Cố gắng hoàn thành tất cả mọi việc mà không xây bong bóng bảo vệ xung quanh là chuyện gần như không thể. Hãy nói không với những điều sao nhãng.

Hãy thông báo với mọi người rằng bạn không thể liên lạc với họ trong thời gian này. Tắt tất cả thông báo và thiết bị di động. Hãy nghe tôi. Kẻ gây sao nhãng tệ nhất trong giới kinh doanh ngày nay chính là hộp thư của bạn. Giờ ý tôi không phải là bạn không nên dùng email. Nhưng tôi đang gợi ý rằng bạn cần suy nghĩ lại cách sử dụng nó. Trung bình một người dành khoảng 28% thời gian làm việc trong tuần để kiểm tra email.”3 Mỗi khi màn hình điện thoại sáng là một lần bạn ngắt quãng thời điểm làm việc đỉnh cao và giảm khả năng tập trung vào những điều quan trọng.

Tôi đã nghiên cứu những doanh nhân tuyệt vời, nhà lãnh đạo tư tưởng Brendon Burchard. Những lời ông nói về chủ đề này cứ vang vọng trong đầu tôi: “Khi bạn bắt đầu ngày mới bằng việc mở hòm email ra, ngay lập tức, bạn đã đặt bản thân vào lịch trình của người khác.” Hãy tưởng tượng thế này. Bạn bước vào bàn làm việc vào lúc 8 giờ 30 phút và định dành một tiếng đồng hồ để phát triển việc kinh doanh mới. Bạn mở hộp thư ra và nhìn thấy rất nhiều email cần hồi âm. Những bức thư này không cần hồi âm ngay lập tức, nhưng thôi đằng nào bạn cũng mở ra rồi thì trả lời luôn vậy. Một tiếng đồng hồ lẽ ra nên dành cho các hoạt động phát triển kinh doanh lại bị phí phạm. Điều duy nhất bạn không bao giờ có thể lấy lại được là thời gian. Nó trôi qua rồi. Mãi mãi.

Chúng ta đều đọc được rằng những người làm việc hiệu quả vào email của họ vài lần một ngày, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, và tránh lãng phí thời gian trả lời những email mà chỉ trong 20 phút tới không còn cần sự chú ý của họ nữa. Nếu bạn là một trong những người nói, “Ồ, cách này không hiệu quả với tôi,” vậy hãy làm một trong hai điều sau: Một, hãy quên cái tôi to lớn của bản thân đi. Thật sự đấy, bạn không quan trọng đến thế đâu. Hoặc là hai, tìm cách quản lý email phù hợp với bản thân mình.

Ví dụ, tôi không muốn đọc email vào sáng sớm, vì tôi biết nó sẽ khiến một ngày của mình đi chệch khỏi kế hoạch. Nhưng có rất nhiều buổi sáng tôi cố làm nhiều điều khác nhau vào một lúc, tôi chờ đợi một số email, và tôi cần xem nó là gì. Tôi lướt qua hòm thư và gắn thẻ những điều quan trọng. Nhưng quan trọng không có nghĩa là khẩn cấp. Tôi không trả lời ngay lập tức. Tôi tắt Outlook và trả lời những tin ấy khi đã rời khỏi bong bóng của mình.

Những ngày bận rộn, tôi lên thời gian trong ngày để trả lời email. (Nhớ là phải lên lịch cho mọi thứ.) Cách làm này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc đáng kể, nó còn khiến tôi lý trí và suy nghĩ rành mạch hơn. Biết rằng còn rất nhiều thời gian để trả lời email khiến tôi có thể tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp khác. Một khảo sát năm 2014 của Đại học British Columbia cho thấy trong một tuần áp dụng “hạn chế sử dụng email” (chỉ được dùng khoảng ba lần một ngày), áp lực của những người tham gia xuống thấp đáng kể so với những tuần khác. Con người thật sự ít cảm thấy bị áp lực hơn khi họ kiểm tra email ít hơn.

Cassy, một thành viên của nhóm marketing trên mạng của tôi có một cách làm rất hiệu quả. Cô quản trị kỳ vọng của khách hàng. Chữ ký của cô trong email có một dòng như này: “Tôi kiểm tratrả lời email vào lúc 10 giờ sáng và 2 giờ chiều vào cách ngày thường trong tuần. Nếu bạn cần trả lời ngay lập tức, đừng chần chừ, hãy gọi điện hoặc nhắn tin cho tôi.” Tôi chưa bao giờ gọi điện cho cô vì biết cô sẽ trả lời email vào lúc 10 giờ và tôi có thể đợi. Cách làm đầy kỷ luật của cô đã dạy cho tôi biết làm việc hiệu quả hơn.

Và nếu bạn vẫn chật vật để tạo ra bong bóng bao bọc thời gian làm việc đỉnh cao của mình, hãy suy nghĩ lại thật cẩn thận. Bạn có bị nghiện các thiết bị điện tử, email và tập trung vào những điều vô bổ đến mức quên mất phải làm những điều quan trọng hơn? Bạn có đang đánh giá quá cao tầm quan trọng của bản thân không? Thế giới có sập xuống không nếu bạn ngắt kết nối tạm thời với nó trong khoảng 30 phút để làm việc thông minh hơn?

Ba quy tắc để hoàn thành mọi việc

Viết một cuốn sách khi đang phải điều hành một doanh nghiệp thật sự rất rất rất khó. Vâng, là ba “rất” cơ đấy! Thậm chí với GPS.

Tôi có một mục tiêu rõ ràng. Có một cuốn sách trên thị trường vào mùa thu năm 2017. Tôi biết rõ ưu tiên của mình, những bước quan trọng để giúp tôi đạt được mục tiêu là:

• Lên lịch trình và bảo vệ thời gian dành riêng cho viết lách.

• Nghiên cứu để làm dẫn chứng cho những ý tưởng của mình.

• Bám sát kế hoạch biên tập.

Thời gian dành riêng cho viết lách rất quan trọng với một tác giả. Nhưng rất dễ trì hoãn, đặc biệt khi ngồi trước màn hình máy tính trong một thời gian dài không phải là việc yêu thích của tôi. Tôi luôn luôn bị sao nhãng khỏi quá trình đau thương này. Và bạn cũng không khác là mấy với những ưu tiên của mình đúng không? Vậy làm thế nào để bắt bản thân phải gắn bó với việc đó?

Quy tắc #1: Biết cụ thể nên làm gì tiếp theo

Bậc thầy về hiệu suất David Allen đã cho tôi phương thuốc chữa bệnh trì hoãn và thiếu quyết đoán bằng định nghĩa của anh về “hành động tiếp theo.”4 Luôn phải nắm rõ được mình sẽ làm gì cụ thể tiếp theo. Khi tôi bắt đầu công việc viết lách vào một ngày nào đó, tôi biết chính xác mình định viết gì.

Một chương cụ thể. Một tiểu mục cụ thể. Số lượng từ. Tôi có tài liệu nghiên cứu sẵn sàng trên bàn để viết. Khi ngồi trước màn hình máy tính, tôi làm mọi việc với hiệu suất tối đa. Không chần chừ. Bởi khi tôi bắt đầu bật máy tính lên, ngày trước đó tôi đã dành thời gian tính xem hành động tiếp theo của mình là gì. Tôi đã lên lịch trước. Tôi đã bảo vệ lịch trình đó.

Với những người bán hàng, sự cụ thể của hành động kế tiếp là thần dược cho sự trì hoãn. Để có được kết quả tốt nhất, hãy luôn đặt ra hành động thực tế với một khung thời gian phân bố cụ thể. Hôm nay bạn chỉ có 30 phút để chuẩn bị cho một bản đề xuất hợp tác và bài thuyết trình? Hãy lựa chọn hành động phù hợp trong nửa giờ đồng hồ đó. Có thể đơn giản là phác thảo bài thuyết trình PowerPoint đầu tên. Có thể là viết phác bản tóm tắt dự án. Hãy biến việc phải làm khớp với thời gian.

Quy tắc #2: Bám vào lý thuyết 50%

Những người bán hàng bận rộn thường có xu hướng có quá nhiều việc trong ngày, quá nhiều lịch trình gặp mặt khách hàng, quá nhiều cuộc hội thoại để bán hàng, tất cả đều nằm trong nỗ lực dũng cảm để làm việc hiệu quả hơn. Nhưng thói quen này lại đem lại kết quả trái ngược. Cũng có căn bệnh mang tên sự lạc quan ngây thơ, tin rằng những công việc yêu cầu phải suy nghĩ nghiêm túc và kỹ càng có thể được hoàn thành trong một khoảng thời gian rất ngắn.

Những lý lẽ vô nghĩa thông thường này đẩy ta vào áp lực lên đến trần nhà khi ra nhận ra rằng không thể hoàn thành tất cả mọi việc, và không thể làm nó một cách chỉn chu được. Khi ta cẩu thả với những công việc đòi hỏi suy nghĩ cẩn thận, ví dụ việc cá nhân hóa bài thuyết trình về công ty cho buổi gặp mặt khách VIP đầu tiên, ta đã đẩy cuộc làm ăn này vào hiểm nguy.

Sự thật nghiệt ngã là: Những thứ đáng giá tiêu tốn nhiều thời gian hơn ta tưởng. Thường là nhiều hơn 50%. Nếu bạn nghĩ bạn cần 40 phút để viết một bản tóm tắt cho bản đề xuất kinh doanh, hãy lên lịch khoảng một tiếng. Nếu không, bạn sẽ phải chạy đua với thời gian, và điều này khiến bạn chịu áp lực. Khi mức độ áp lực gia tăng, sự thông minh lại giảm xuống. Sẽ không thông minh lắm nếu phác thảo một bản đề xuất hợp tác dài một trang giấy khi nó có thể được đọc bởi người ra quyết định. Và khi bạn hộc máu vì không đủ thời gian, bạn ở trong trạng thái mất kiểm soát cả ngày.

Điều gì tệ nhất có thể xảy đến nếu bạn nghĩ rằng bạn không cần thêm 50% kia? Không đủ thời gian để chuẩn bị cho buổi gặp mặt tiếp theo, đọc những bài đăng quan trọng, trả lời một loạt email mà không tính đến những ưu tiên quan trọng khác. Giờ là lúc cần quản trị sự tập trung.

Quy tắc số 3: Đặt đồng hồ

Nếu cứ tập trung nhìn đồng hồ, bạn sẽ không còn chú tâm vào việc của mình nữa. Hãy đặt đồng hồ báo thức khoảng 10 phút trước khi đến hạn kết thúc hành động đã lên lịch sẵn. Nếu bạn phân bố một tiếng để viết bản tóm tắt này, hãy đặt đồng hồ khoảng 50 phút. Việc này nhằm cho bạn thêm 10 phút nữa để hoàn thành nốt những suy nghĩ cuối cùng, nghĩ về hành động tiếp sau và dọn dẹp bàn làm việc của bạn.

100% sự tập trung giờ sẽ được dồn vào công việc cần làm vì bạn đã cài đặt báo giờ trong điện thoại rồi. Và khi bạn làm việc trong một khoảng thời gian dài với những dự án lớn, hãy sử dụng đồng hồ để nhắc nhở bản thân lên lịch nghỉ ngơi. Những chuyên gia khuyên rằng chỉ nên làm việc trong 40 phút bởi rất khó để não bộ tập trung lâu hơn. Cá nhân tôi thích dành nhiều thời gian hơn. Tôi thích làm việc liên tục khoảng 60 phút và nghỉ 10 phút để vươn vai, hít thở chút không khí trong lành và thư giãn đầu óc. Nếu bạn đang nghĩ rằng:

“Tôi không thể ép bản thân mình tuân theo ba quy tắc một cách khắt khe như vậy được,” tôi có ba từ cho bạn: thay đổi suy nghĩ đó đi. Nếu bạn muốn kiểm soát được ngày của mình, hoàn thành mọi thứ chỉn chu hơn nhưng ít áp lực hơn, để có thể giành được những hợp đồng lớn hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn – hãy biến ba quy tắc kỷ luật kia thành thói quen bán hàng của mình:

Quy tắc #1: Biết cụ thể nên làm gì tiếp theo

Quy tắc #2: Bám vào lý thuyết 50%

Quy tắc #3: Đặt đồng hồ

Đừng để công nghệ khiến bạn trở nên ngu ngốc

Brian, một đại diện thương mại của một công ty công nghệ, đang nói chuyện điện thoại với Carey, quản lý mảng IT cho một mảng khách hàng mới. Đó là một cuộc gọi ngắn gọn được lên lịch trước để giới thiệu Brian là người liên lạc cho thương vụ mua bán công nghệ trong tương lai.

Trong khi Corey đang nói, tôi nhận thấy Brian lướt qua đọc thư mục email. Anh tranh thủ vài giây để gửi một email ngắn tới một nhà cung cấp để xác nhận đơn đặt hàng của một khách hàng khác. Brian kết thúc cuộc gọi bằng cách lặp lại niềm hạnh phúc khi được làm việc với Corey.

Brian và tôi đã xem lại cuộc gọi. Trong khi chúng tôi đồng ý rằng vị khách này không có nhu cầu lập tức với dịch vụ của Brian, rõ ràng là chúng tôi rút ra được hai thông điệp khác nhau từ cùng một cuộc nói chuyện. Corey đã đề cập ngắn gọn về thử thách anh ta gặp với trung tâm dữ liệu, thứ có thể trở thành nhu cầu trong tương lai, và cơ hội tiềm năng này đã bị Brian thổi bay ngay lập tức.

Tác giả Nicholas Carr đã chỉ ra rằng nỗ lực thực hiện nhiều việc cùng một lúc khiến ta mất khả năng tư duy sâu sắc và sáng tạo. Nghiên cứu cho thấy những người hay làm nhiều việc cùng một lúc “dễ bị sao nhãng bởi những ‘kích thích môi trường không liên quan’”, “ít kiểm soát được nội dung trí nhớ công việc” và thường “khó tập trung vào một công việc cụ thể”.5 Nói tóm lại, mọi thứ đều khiến họ bị sao nhãng.

Đây không phải là tin tốt nếu bạn là một người bán hàng cố gắng làm tất cả mọi thứ vào mọi lúc. Thực tế là, khả năng làm bạn khác biệt yêu cầu bạn tập trung hoàn toàn vào những gì khách hàng nói và lắng nghe để hiểu ra ẩn ý đằng sau những câu nói ấy. Khả năng là Brian của tôi không chỉ lỡ mất những manh mối quan trọng cho những cơ hội trong tương lai mà còn quên một thông tin quan trọng cần gửi qua email với nhà cung cấp kia.

Và vấn đề lớn hơn nằm ở đây. Các nhà khoa học nói rằng, tính mềm dẻo của não bộ khiến cho việc sử dụng nhiều phương tiện truyền thông số có thể gây ra những tác động sinh lý và thần kinh lên nó, do đó uốn cong não bộ của chúng ta đến mức ta không còn khả năng tập trung suy nghĩ được nữa. Tuy nhiên khả năng tập trung suy nghĩ không nghi ngờ gì sẽ phân biệt những siêu sao bán hàng với những người bán hàng bình thường khác. Vậy nếu bạn nghĩ phụ thuộc vào công nghệ sẽ khiến bạn thông minh hơn, hãy nghĩ lại đi.

Trong thế giới mà công nghệ điều khiển chúng ta, cố làm mọi việc nhanh chóng, đa năng, ta dễ dàng liên tục bị tấn công bởi sự sao nhãng và ngắt quãng. Tôi thấy bằng chứng cho điều này trong mỗi cuộc gọi, mỗi buổi học đào tạo, và ngay trên đường, thực tế là, công nghệ có thể, khiến chúng ta trở nên ngu ngốc hơn.

Và nó không chỉ đơn giản liên quan đến làm việc đa năng.

Việc sử dụng một cách máy móc những kịch bản có sẵn, những bài thuyết trình có khuôn mẫu và những bản đề xuất hợp tác cóp nhặt chắc chắn khiến mọi thứ được hoàn thành dễ dàng hơn mà không tốn quá nhiều công sức. Nhưng lúc ấy, quá trình giao tiếp của bạn với khách hàng không thể biến bạn thành một người thay đổi cuộc chơi, nếu nó không xuất phát từ một tư duy sâu sắc vốn rất cần thiết để thích ứng về mặt nội dung và cấu trúc cho phù hợp với những điều cụ thể mà khách hàng quan tâm. Tương tự, thực hiện các hoạt động trong hệ thống CRM mà không bao gồm những ý kiến quý báu của khách hàng là một cách sử dụng công nghệ ngu ngốc.

Sự phụ thuộc không suy nghĩ của chúng ta vào công nghệ đẩy chúng ta vào tình thế nguy hiểm và tạo ra một cộng đồng bán hàng gồm những người suy nghĩ nông cạn. Và điều này thật sự khiến tôi hoảng sợ. Tư duy nông cạn chính là kẻ thù không đội trời chung của những chuyên gia bán hàng thay đổi cuộc chơi. Nó làm thông dụng hóa cả người bán và khách hàng. Và điều này đang khiến những con người siêu tài năng hoàn toàn thất bại.

Vấn đề cuối cùng: Twitter, tin nhắn, Snapchat và những ứng dụng công nghệ như thế đang khiến chúng ta giao tiếp với nhau qua các đoạn video ngắn, đến mức nó trở thành cách thức đầu tiên bạn muốn dùng để tiếp nhận thông tin. Chỉ là một ngày khác, một sinh viên ngành kinh doanh của một trường đại học bị giáo viên cho điểm kém vì đã viết trong một bài tập rất quan trọng như thế này: “Em đã học hành rất chăm chỉ vì bài tập này. Chắc chắn em sẽ được điểm cao.”

Cô giáo đồng ý rằng học sinh này đã học hành rất chăm chỉ. Họ cùng nhau xem lại hướng dẫn viết bài và nhanh chóng nhận ra rằng những tài liệu mà cô gái tham khảo đã khiến cô quên mất một mục đích rất quan trọng của bài tập. Dù có chăm chỉ thế nào, điểm của cô cũng không thể khá lên được.

Giờ hãy tưởng tượng hậu quả của việc hiểu nhầm ý hoặc sót ý của khách hàng vì chúng ta chỉ đọc lướt qua, hoặc lắng nghe câu được câu chăng. Chúng ta làm quá nhiều việc quan trọng hơn một cách vô thức thay vì hoàn toàn tập trung vào một việc cụ thể.

Giờ thì đây là câu hỏi của tôi dành cho bạn:

Bạn đang làm gì để quản lý bản thân khi sử dụng mạng xã hội để có thể tập trung vào việc tương tác với các khách hàng?

Bạn có tuân thủ trong việc lên lịch trình “tắt hết các thiết bị số” để dành thời gian suy nghĩ về những ưu tiên quan trọng như cải tiến chiến lược phát triển kinh doanh, xác định các khách VIP, tạo ra những thông điệp bán hàng chỉn chu và định vị bản đề xuất hợp tác để sẵn sàng chiến thắng?

Thoát khỏi chế độ tự lái

Tôi thuộc về một phòng gym. Tôi dùng từ “thuộc về”, vì tôi đến đấy ít đến nỗi bây giờ mỗi lần đến đó tôi mất gần 90 đô. Một lần, tôi đang đợi để sử dụng máy tập cơ hông – chiếc máy hứa hẹn sẽ khiến phần bắp đùi 120 pound của tôi phát triển đến mức Schwarzenegger cũng phải ganh tỵ. Một phụ nữ hơn tôi 10 tuổi và chỉ cao 1m52 đã tập xong và vẫy tôi vào. Tôi định nâng trọng lượng lên khoảng 100 pounds như thường nhưng rồi phát hiện ra nó đã được cài đặt sẵn mức 115 pounds. Cái tôi bắt đầu trỗi dậy. Tôi không thể để một công dân lớn tuổi hơn chịu được mức tạ lớn hơn tôi. Và thế là chiếc máy tiếp tục cài đặt ở mức 115 pounds và tôi kết thúc bài tập 3 lần mỗi lần 20 rep của mình. Tôi cảm thấy bắp đùi tôi đau rát. Nhưng tôi thấy khá tốt.

Khi tôi chuyển đến chiếc máy tiếp theo, tôi nâng mức tạ thêm 15 pound nữa. Và tiếp. Tiếp nữa. Sau một tiếng, tôi đã hoàn thành buổi tập hiệu quả nhất trong năm. Tôi nhận ra rằng tôi đã cản trở tiềm năng, ngăn cản bản thân trở thành một người mạnh mẽ - nói đúng hơn là một người đàn ông trong suốt những năm qua. Đó không phải là lý do tôi đến phòng gym sao? Tôi mắc kẹt trong chính thói quen của bản thân. Chính người phụ nữ lớn tuổi, thấp và tất nhiên cân đối hơn tôi đã đưa tôi khỏi vùng an toàn của mình – chiếc máy lái tự động.

Chúng ta đều tự chuyển sang chế độ lái tự động theo chu kỳ. Có bao nhiêu lần bạn lái xe đến nơi làm việc mà cần phải suy nghĩ xem nên đi đường nào? Hay thả mình vô ưu trên chiếc ghế bành trước TV sau một ngày làm việc mệt mỏi? Có một nơi bạn sẽ muốn tay mình bám chắc cần điều khiển: trong ngành bán hàng. Hãy tránh vũng bùn thói quen kéo bạn xuống. Nếu bạn đang sử dụng cùng cách “giao việc cho tôi” như của sếp trong 15 năm trước hoặc chỉ đơn giản là làm những điều phần còn lại của ngành công nghiệp đang làm, đã đến lúc đứng lên khỏi vũng lầy ấy.

Tôi rất thích một câu nói của Kenichi Ohmae: “Dù bạn có chèo mạnh đến mấy cũng vô dụng nếu con thuyền đang đi sai hướng”.7 Vấn đề là, những điều vô nghĩa thông thường hay đến từ chính những người cầm lái (sếp): Gọi điện nhiều hơn. Gặp mặt khách hàng nhiều hơn. Tạo lập nhiều đề xuất hợp tác hơn. Nghĩa là: làm việc chăm chỉ hơn thay vì thông minh hơn. Vậy là ta tự đặt mình trong hệ thống lái tự động.

Đây là ba bước để có thể giữ tay bám chắc vào bánh lái.

Học hỏi > Hành động > Phản ánh

Learn > Act > Reflect

Học hỏi

Những người bán hàng biết rằng thay đổi chính là trạng thái mới. Họ liên tục trau dồi chuyên môn của mình. Họ tận dụng sự phổ biến của giáo dục, trên mạng hay bất kỳ chỗ nào khác, hầu hết đều rất rẻ hoặc miễn phí. Họ đọc, theo dõi, đăng ký kênh trên mạng xã hội. Họ quan sát những chuyên gia bán hàng và kinh doanh khác từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Họ tò mò về khoa học bán hàng về chuyện kinh doanh, về thị trường của khách hàng và về hành vi con người.

Hành động

Tôi đã nghe được một số liệu kinh khủng này vài năm trước: 75% những người tham dự những buổi workshop đào tạo thất bại trong việc áp dụng những kỹ năng mới được học, kể cả khi họ có nhiều động lực để làm vậy. Hoặc nếu có thì chỉ trong một thời gian ngắn, họ lại quay về với những thói quen cũ. Để tận dụng được bất kỳ trải nghiệm nào, thậm chí cả cuốn sách này, hãy chọn ra những quan điểm có lợi cho thành công của bạn nhất. Đừng cố thay đổi mọi thứ ngay lập tức. Cam kết thực hiện một thói quen mới trong 30 ngày liên tục. Hãy chia sẻ và gắn kết những người khác vào ý định của bạn – sếp, bạn thân, nhóm nhậu – những người có ở đó khi động lực mất dần. Hãy chia sẻ thành công của chính mình. Không có động lực nào tốt hơn đối với bạn và đồng nghiệp ngoài câu chuyện thành công trong đời thực.

Phản ánh

Hãy thường xuyên nhấn nút tạm dừng và đánh giá bạn đang làm tốt ở đâu – và không tốt ở đâu. Xem xét lại nguyên nhân khiến bạn làm việc không hiệu quả. Khi tôi dành thời gian để xem xét lại nguồn gốc của doanh nghiệp mới của mình vào vài năm trước, một bức thư giới thiệu, đó chính là bài tập khiến tôi sáng mắt ra. Khoảng 75% những khách hàng mới là kết quả của những mối quan hệ, thư giới thiệu và những bài diễn thuyết của tôi. Vào năm 2010, tôi đã tập trung nhiều hơn tới việc chủ động tìm kiếm thư giới thiệu và những bài diễn thuyết. Kết quả là: doanh thu tăng 34% một năm trong khi nhiều công ty khác vẫn đang vật lộn sau khủng hoảng tài chính.

Chế độ máy lái tự động thực sự là một công cụ giá trị… với những chiếc tàu và máy bay. Nhưng nếu sự nghiệp bán hàng của bạn luôn luôn ở chế độ này, đã đến lúc lùi lại về sau, chuyển nó sang chế độ điều khiển bằng tay và thật sự nắm quyền kiểm soát mọi thứ.

Ngừng hư cấu

Một đồng nghiệp đã dành cho tôi một lời chỉ trích xứng đáng và không mấy dễ chịu sau bữa ăn trưa. Tôi kể về khó khăn của mình trong việc phát triển sản phẩm mới, than khóc về tất cả những lý do khiến tôi không thể hoàn thành nó.

Cô ấy nói thế này: “Jill ạ, bạn cần thay đổi câu chuyện của mình đi. Câu chuyện này không đúng với bạn.” Cô ấy đang nói về câu chuyện mà tôi đã nghĩ trong đầu biện minh cho việc quá trình phát triển sản phẩm này không hiệu quả với tôi.

Tôi đã từng nghe rất nhiều lần rằng “não bộ người là thứ tạo ra nhiều cuốn tiểu thuyết nhất”. Câu chuyện ta tạo ra sẽ chi phối chính chúng ta. Khiến ta chậm lại, thậm chí tê liệt chúng ta. Hoặc truyền cảm hứng và tạo động lực. Những chuyên gia bán hàng là những người kể chuyện tài ba. Tôi có thể biên soạn được cả một cuốn tiểu thuyết từ những câu chuyện tôi được nghe kể trong ngành này. Ví dụ:

• Những người điều hành không bao giờ nhận điện thoại.

• Quyết định luôn luôn do giá cả.

• Không bao giờ có đủ thời gian trong ngày để làm hết những việc quan trọng.

• Mọi người đều che giấu sau những tin nhắn thoại và email.

Được rồi, có vài sự thật về câu cuối. Nhưng chúng ta, cộng đồng mua bán, cũng có trách nhiệm trong chuyện này. Cũng như những thứ khác nữa: những thứ vô nghĩa. Và đơn thuần chỉ là hư cấu.

Hãy lấy cái đầu tiên làm ví dụ. Bạn vừa định gọi điện cho C-suite. Bạn đã gửi một vài email đến hai vị giám đốc điều hành và không thấy hồi âm. Chuyện gì đã xảy ra? Tiếng nói trong đầu bạn cất lên: “Những người điều hành không trả lời điện thoại bán hàng đâu”, hoặc là “Mình không đủ quan trọng”, “Mình thật vô dụng”.

Thật là hư cấu. Nhưng rồi bạn sẽ sớm tin vào câu chuyện này. Đủ để ngừng thử gọi điện cho các cấp lãnh đạo.

Giờ hãy nghĩ đến sự thật này:

Sự thật là: Bạn chỉ gửi tin nhắn cho hai người điều hành.

Sự thật là: Hai nhà điều hành chưa trả lời.

Chưa thôi!

Sự thật là: Hai người không trả lời không có nghĩa là tất cả những nhà điều hành khác cũng sẽ làm thế.

Có thể một trong hai nhà điều hành đang phải lo công chuyện khẩn cấp đâu đó trong công ty. Người kia có thể vừa bị va chạm với một chiếc xe buýt ngay trước cửa công ty khi cô ấy đang cố nhắn tin trả lời bạn. Và vâng, có thể là bạn đã gọi đúng hai người lãnh đạo không muốn hợp tác với những người chào hàng kiểu bạn.

Vấn đề là: Bạn không biết chắc. Đừng để những suy nghĩ tưởng tượng làm bạn đi chệch đường trừ khi bạn có bằng chứng rõ ràng.

Những câu chuyện tưởng tượng làm mất sự tự tin

Sự thật cho bạn sức mạnh để hành động.

Hãy đưa ra những lựa chọn dựa trên sự thật. Thay vì những suy diễn hư cấu.

Tất nhiên bạn muốn xem xét lại tin nhắn bạn đã gửi cho những vị lãnh đạo. Chúng ta vừa bàn luận về những điều vô nghĩa thông thường khi bạn muốn tiếp cận những người thuộc hàng ngũ lãnh đạo mà không có bằng chứng là bạn có giá trị cho họ. Hãy quay trở về những điều bạn biết về người này, công ty và thị trường này. Tận dụng những kênh khác để kết nối. Tạo ra những chiến dịch nhỏ giọt. Xoay bánh xe tìm kiếm khách hàng. Tận dụng sự hỗ trợ từ những người xung quanh: trợ lý, tư vấn nội bộ, lãnh đạo của bạn. Hãy chuyển sang khách hàng khác và cho họ một cơ hội để phản hồi. Có rất nhiều đường đi khác nhau khi bạn bắt đầu bằng những thông tin. Sự tưởng tượng huyễn hoặc chỉ đưa bạn vào con đường chết thôi.

Hãy nghĩ về câu chuyện của chính mình. Bạn có tự tạo ra những câu chuyện trong đầu không? Nếu có, hãy làm theo bốn bước sau:

1. Tạm dừng.

2. Thách thức khả năng tư duy. Phân biệt giữa tưởng tượng và hiện thực.

3. Tự viết lại câu chuyện của mình dựa trên hiện thực.

4. Sau đó chọn con đường có thể giúp bạn tiến lên phía trước.

Tìm điểm mù của bạn

Tôi cực kỳ hứng thú với dòng xe thể thao. Nếu một cái xe có hai cửa, đường nét cong mượt, và động cơ khỏe, tôi sẽ rất thích. Vài năm trước khi mới mua con Nissan 350Z phiên bản kỷ niệm hai tuần và tôi đang rất yêu thích nó. Cho đến khi tôi chuyển làn trên đường cao tốc Toronto. Gương chiếu hậu cho thấy phần đường về sau không có xe. Tôi ngoái qua vai phải một chút để chắc chắn rồi mới chuyển làn.

Nhấn chân ga, vòng vô lăng qua phải và… Dạ dày tôi như thắt lại khi nghe tiếng còi xe hú lên theo sau là mùi nhựa đường cọ với cao su sộc lên. Một chiếc xe chỉ cách tôi vài milimét so với cánh cửa bên ghế phụ của tôi. Người tài xế ném cho tôi một cử chỉ quen thuộc. Anh ta điên rồi. Tôi phát hoảng lên. Tôi đã không nhìn thấy chiếc xe đó đang lao tới.

Sau này tôi biết được qua một dân chơi xe rằng, vì phần lưng thoải, chiếc 350Z có một điểm mù. Kiểm tra gương chiếu hậu và quay nhìn qua vai là không đủ.

Trừ khi bạn vặn mình thành một chiếc bánh xoắn, thì mới có thể nhìn thấy những điểm nhất định phía ngoài xe. Tôi đã rất may mắn. Phản ứng nhanh của người tài xế kia đã giúp tôi tránh được một ngày nằm trong nhà thương. Thậm chí có thể tệ hơn.

Những điểm mù cũng nguy hiểm như thế trong ngành bán hàng.

Điểm mù là thứ gì đó mà bạn làm, hoặc không làm mà cản đường bạn đến với thành công. Và điều đáng buồn là bạn không nhận thức được điều đó. Và nếu bạn không phát hiện được, bạn sẽ không sửa được nó.

Tôi đang theo dõi Justin gọi điện cho một khách hàng tiềm năng mới. Justin là một chàng trai trẻ tuổi, tham vọng và sáng sủa. Anh cũng thật sự hứng thú với việc kinh doanh và đến buổi gặp mặt với chuẩn bị đầy đủ về những góc nhìn thông minh và những câu hỏi kích thích suy nghĩ mà tôi chắc rằng sẽ giúp anh gắn kết được với khách hàng của mình.

Trong suốt cuộc gọi, tôi đã để ý thấy một đặc điểm rất khó chịu. Justin đặt câu hỏi và sau đó ngay lập tức, trước khi khách hàng có cơ hội trả lời, anh đã đưa ra câu trả lời. Khi anh liên tục lặp lại hành động này trong suốt cuộc nói chuyện, tôi nhận ra rằng Justin sẽ kết thúc buổi gặp mặt này với góc nhìn của riêng anh về nhu cầu của khách hàng. Không phải từ góc nhìn của khách hàng.

Khi tôi ngồi lại để tóm tắt buổi gặp mặt, Justin đã rất vui mừng. Anh đã có được thông tin giá trị mà có thể được sử dụng để đẩy nhanh chu trình bán hàng. Tôi ghét phải khiến anh vỡ mộng nhưng sau vẫn hỏi: “Justin ạ, anh có biết rằng mình đã làm gì với cuộc gọi vừa rồi không?” Sau đó tôi nói cho anh biết quan sát của mình: “Anh nghĩ khách hàng cần làm gì khi đứng trước một câu hỏi lớn của anh?”

“Tôi đoán là anh ta phải nghĩ.”

“Và điều gì xảy ra khi con người suy nghĩ?”

“Họ im lặng.”

Chính xác! Justin đã nhận ra rằng mình không thoải mái với sự im lặng, và cùng với khao khát cháy bỏng được giúp khách hàng tìm ra những câu trả lời, đã biến thành một thứ tai hại chết người.

Điểm mù bị loại bỏ.

Điểm mù cũng có thể là sự thiếu nhận thức sức mạnh bản thân. Alan đang tham gia một chương trình huấn luyện trong vài tháng bắt đầu sự nghiệp bán hàng. Vào ngày cuối cùng của khóa, anh được yêu cầu chơi trò đóng vai, theo sau là vài người đồng nghiệp với camera quay lại. Áp lực thật sự. Anh có 15 phút để thuyết trình về điểm mạnh công ty mình tới những vị giám đốc cấp cao giả tưởng, do Connelly đóng. Connelly là một thành viên của nhóm Alan, là một quản lý bậc trung.

Vào cuối bài thuyết trình, Connelly và tôi há hốc miệng nhìn nhau, cằm chực rơi xuống đến nơi. “Bán!”, chúng tôi đồng thanh. Tôi quay qua Alan: “Anh có biết là mình đã định vị công ty của mình tốt thế nào so với những ưu tiên của chúng tôi không?” Tất nhiên anh không biết. Chúng tôi đã cho anh thấy điểm mù của anh.

Cùng với vài nhận xét khác từ những người đồng nghiệp, chúng tôi đưa anh qua từng bước một trong bài thuyết trình, nói rõ về từng hành vi cụ thể và tác động của nó tới hai vị khách mà anh thuyết trình. Sự tự tin của người mới xuất hiện. Quan trọng hơn là, nhận thức mới này đã đặt anh vào vị trí giúp anh tận dụng chính sức mạnh ấy và trở thành những người bán hàng dày dạn kinh nghiệm hơn trong đời thật. Hãy tưởng tượng nếu anh tiếp tục sự nghiệp mà không nhận ra tài năng tuyệt vời của chính mình thì mọi chuyện sẽ thế nào.

Những điểm mù rất phổ biến. Thậm chí ngay cả những người kinh nghiệm nhất trong chúng ta cũng sở hữu nó. Cụ thể khi môi trường kinh doanh tiếp tục phát triển, tự kinh nghiệm của chúng ta có thể che tầm mắt của ta. Nguồn gốc của tất cả điểm mù đã được nêu lên trong số liệu tôi đã chia sẻ trong Chương 1: khoảng nửa số người bán hàng đang tự cho rằng cách làm của họ khác biệt so với đối thủ. Tuy nhiên, trong con mắt của khách hàng, mọi chuyện lại không phải vậy.

Vậy làm thế nào để chúng ta đi qua bóng tối?

Điều này quay trở lại những phản hồi thường xuyên về cách bán hàng của bạn mỗi lần có cơ hội và từ nhiều nguồn khác nhau: quản lý, đồng nghiệp, người đào tạo và chính khách hàng của bạn. Đừng cố ăn bớt hay bào chữa. Hãy lắng nghe với một sự tò mò. Học cách chấp nhận và trân trọng những nhận xét ấy. Cảm ơn mỗi người vì đã giúp đỡ bạn. Sau đó rồi mới quyết định xem có nên hành động hoặc hành động bằng cách nào dựa trên những phản hồi ấy.

Suy nghĩ lại về những câu hỏi gây đông cứng

Hầu hết những người bán hàng tôi biết đều vui vẻ cho đi những tấm séc hậu hĩnh để có được câu trả lời cho những câu hỏi lớn và đau đầu nhất của họ. Tôi đã nghe thấy một câu hỏi như thế trong phòng học của các khóa đào tạo, vào cuối những bài thuyết trình, la liệt trên nhóm LinkedIn, khi những người bán hàng tìm kiếm câu trả lời từ bất cứ ai sẵn sàng đăng lời khuyên “có tính chuyên gia” của mình cho những người sẵn sàng lắng nghe.

Đây là vài ví dụ mới đây:

1. Làm thế nào để cho khách hàng thấy tôi khác biệt với những người bán hàng khác?

2. Gửi bao nhiêu email follow-up là đủ trước khi khách hàng cảm thấy khó chịu?

3. Làm thế nào để giải thích cho mức giá cao của công ty mình?

Trong những trường hợp trên, mỗi câu hỏi đều rất vô nghĩa. Việc tự chất vấn bản thân về cách bán hàng thông thường là chuyện tốt, nhưng những câu hỏi như trên thường khiến mọi thứ đông cứng thay vì trở nên có hiệu quả. Chúng đến từ chỗ phản hiệu quả; bắt đầu bằng những lầm tưởng tiêu cực rồi tạo ra những cuộc tự đối thoại với chính mình mà ngăn cản bạn tìm kiếm những giải pháp hiệu quả hơn.

Bước đầu tiên để có được câu trả lời từ những câu đố lâu năm này là tái định hình câu hỏi, biến nó thành những câu thúc đẩy hành động. Tiếp cận thách thức lớn với một tư duy hoàn toàn khác.

Rất nhiều khách hàng tiềm năng đã yêu cầu tôi đến buổi gặp mặt đầu tiên để trả lời câu hỏi này: “SalesSHIFT khác gì so với những công ty cung cấp khóa đào tạo bán hàng X và Y?” Nhưng đó không phải là một câu hỏi hiệu quả - đối với người bán, và đối với cả người mua. Câu hỏi “Làm thế nào saleSHIFT thích hợp trong con mắt của những cổ đông và công ty hiện tại của khách hàng?” không phải là câu hỏi thích hợp hơn để tự vấn và tự trả lời sao?

Không có câu trả lời nhất định với câu hỏi số hai. “Gửi bao nhiêu email follow-up là đủ trước khi khách hàng cảm thấy khó chịu?” Câu trả lời theo lẽ không thường sẽ là: “Còn tùy.” Tôi đã chứng kiến quá nhiều câu trả lời nực cười đăng trên mạng, nhưng chẳng câu nào có thể giúp bạn tiến lên phía trước cả.

Đây là câu hỏi mới: “Dựa vào những gì tôi đã biết về khách hàng này, sự cấp thiết trong nhu cầu của họ và sự tương thích của những điều tôi đóng góp, điều gì có ý nghĩa về tuần suất và nội dung từ quan điểm của khách hàng?”

Với câu hỏi thứ ba: “Làm thế nào để giải thích cho mức giá cao của công ty mình?” Đây là câu hỏi khiến những người bán hàng tốn quá nhiều thời gian.

Câu hỏi mới: “Làm thế nào để sử dụng những điều tôi biết về khách hàng để định vị sản phẩm của mình và để chứng minh mức giá hoàn toàn xứng đáng với giá trị của nó?”

Cách xây dựng thứ hai: “Làm thế nào để chủ động kết nối với những khách hàng tiềm năng trân trọng dịch vụ mình đưa ra với một mức giá công bằng?”

Vấn đề với những câu hỏi này không phải vì thiếu câu trả lời. Vấn đề nằm ở cách bạn đặt lên những câu hỏi đó. Xây dựng lại những câu hỏi sẽ khiến bạn chú trọng vào vấn đề một cách khác biệt và mở ra cơ hội để làm mới tư duy, thúc đẩy, thay vì cản trở hành động hiệu quả.

Bạn có nhận thấy cách mà mỗi câu hỏi ban đầu tập trung vào người bán hàng không? Và những câu hỏi được xây dựng lại tập trung vào vấn đề của khách hàng? Hmm.

Đôi khi chính bộ não của chúng ta là thứ cản trở lớn nhất. Đây là một bài tập vui. Hãy nghĩ về một thách thức trong việc bán hàng. Viết câu hỏi có liên quan mà bạn phải chật vật tìm đáp án. Chia sẻ câu hỏi đó với các đồng nghiệp. Câu hỏi này mang tính thúc đẩy hay cản trở? Tập trung vào người bán hay người mua? Hãy yêu cầu mỗi thành viên xây dựng lại câu hỏi ấy sau đó chọn lựa và trả lời câu hỏi bạn thấy là hay nhất. Câu hỏi đó sẽ thay đổi tư duy của bạn và giúp bạn tiến lên phía trước.

Tạo ra sự thay đổi

Không có lời nào khác. Kỷ luật chính là mấu chốt của thành công trong ngành bán hàng.

Những người thành công khắt khe trong cách họ đặt thứ tự ưu tiên và quản trị sự tập trung. Họ kỷ luật trong tư duy, cống hiến thời gian và năng lượng cho những yếu tố trong công việc đòi hỏi chất lượng tập trung liền mạch.

Không ngần ngại nói không với những thứ gây sao nhãng, họ bảo vệ nghiêm ngặt thời gian đã cam kết dành cho những ưu tiên mà họ biết sẽ giúp họ đạt được những mục tiêu trong tương lai.

Những siêu sao này chịu trách nhiệm trực tiếp đối với sự phát triển về bản thân và công việc của họ. Và họ không bao giờ đổ trách nhiệm cho khách hàng, sếp và điều kiện thị trường. Họ hiểu rằng phép thuật nằm ở cách họ quản lý tài sản lớn nhất. Bản thân họ.