Thời gian đọc ước tính: 7 phút 2 giây

ĐIỂM BẮT ĐẦU CỦA THỜI GIAN

Từ vụ nổ Big Bang, vũ trụ đã có quá khứ, hiện tại và tương lai rõ ràng. Nó lần lượt cho ra đời hạt nhân, phân tử, dải ngân hà và các vì sao, rồi sau đó là hệ Mặt Trời gần gũi với chúng ta hơn.

Ngày nay, có vô số dải ngân hà tồn tại trong vũ trụ – theo ước tính là xấp xỉ 100 tỷ – phần nhiều trong số đó có kích thước và hình dáng không khác gì dải ngân hà của chúng ta.

Tuy vậy, với tôi, phần kỳ diệu nhất trong lịch sử vũ trụ không chỉ là số lượng khổng lồ các dải ngân hà, mà là các dải ngân hà đó không đứng im – khi thời gian trôi đi, các dải ngân hà ngày càng giãn nở tách xa nhau hơn.

Thời gian là một cách để phân loại và dán nhãn chính xác khi điều gì đó xảy ra tương ứng với những điều khác. Khi có các sự kiện cần sắp đặt thứ tự, khi đó sẽ có thời gian. Nói cách khác, nếu không có chuỗi sự kiện với quá khứ, hiện tại và tương lai rõ ràng, thời gian sẽ không tồn tại.

KHI THỜI GIAN TRỞ NÊN QUAN TRỌNG

Nếu sống ở thời đại trước khi cách mạng công nghiệp kết thúc vào đầu thế kỷ XIX, bạn sẽ không thể đo lường thời gian chính xác từng phút, không chỉ vì bạn không có đủ công nghệ để làm thế, mà còn vì điều đó là không cần thiết. Trước cách mạng công nghiệp, đo lường thời gian không quan trọng đến vậy, và phần lớn chúng ta làm việc ở nông trại – nơi chúng ta có ít hạn chót, các buổi họp và sự kiện cần sắp xếp hơn hẳn so với ngày nay. Thật ra, cho tới khi các loại đồng hồ đeo tay được sản xuất hàng loạt trong thập niên 1850, gần như bạn không thể mua được đồng hồ, ngoại trừ giới siêu giàu, và phần lớn chúng ta chia các phần trong ngày bằng cách nhìn vào Mặt Trời. Vì chúng ta không đo thời gian bằng đồng hồ, chúng ta cũng sẽ mô tả các sự kiện theo tương quan với những sự kiện khác. Thậm chí, trong ngôn ngữ Malaysia còn có cụm từ pisan zapra, có nghĩa là “khoảng thời gian đủ để ăn một quả chuối”.

Nhưng tới giữa thế kỷ XIX, công nghệ phát triển với tốc độ cực nhanh, và một bước ngặt then chốt bắt đầu xảy ra khiến thời gian trở nên quan trọng hơn: đường sắt bắt đầu tỏa khắp nước Mỹ và Canada cũng như nhiều nơi khác trên thế giới. Khi đường sắt phát triển, một câu đố hóc búa nảy sinh: mỗi thành phố xác định thời gian một kiểu. Suy cho cùng, tại sao họ phải đồng bộ với nhau? Ở mỗi thành phố, thời gian là nhất quán, nhưng vì các thành phố này không liên kết với nhau, không có lý do gì khiến họ phải đồng nhất thời gian với nhau cả.

Tuy nhiên, khi đường sắt bắt đầu kết nối các thành phố, mỗi bang thường có đến vài múi giờ, và nó gây ra vô số vấn đề cho các công ty đường sắt. Sau vài tai nạn và các vụ việc nghiêm trọng suýt nữa xảy ra, ngành đường sắt khẳng định Mặt Trời không đủ để xác định thời gian nữa. Vào năm 1883, các công ty đường sắt liên kết với nhau để xác định bốn múi giờ cơ bản trên khắp nước Mỹ và Canada. Các múi giờ này ban đầu được sử dụng nội bộ trong ngành đường sắt. Điều khiến vấn đề càng phức tạp là cho tới tận năm 1883, bản thân các công ty đường sắt cũng có đến 53 múi giờ để theo dõi tàu. Ở Mỹ và Canada, các công ty này chỉ bắt đầu dùng bốn mùi giờ vào giữa trưa ngày 18 tháng 11 năm 1883.

Ba mươi lăm năm sau, vào năm 1918, Mỹ chính thức chuyển từ sử dụng hàng trăm múi giờ sang chỉ có bốn múi giờ, và các múi giờ này được đưa vào luật liên bang.

Tôi cảm thấy những điều này vô cùng thú vị. Mặc dù con người đã tồn tại 200.000 năm, chúng ta chỉ mới sống dựa trên đồng hồ được 175 năm.

Việc quy định múi giờ cũng tốt; cứ thử hình dung mọi sự sẽ khó khăn thế nào để xếp lịch họp hoặc hẹn tất cả mọi người đến cùng một nơi để dự sự kiện nếu mỗi thành phố lại quy định thời gian khác nhau.

Đầu thế kỷ XX, cũng là lúc các múi giờ được đưa vào luật liên bang, chúng ta đang trải qua hai bước ngoặt lớn nữa ở Bắc Mỹ: ngày càng có nhiều người bắt đầu làm việc trong các nhà máy, và các công đoàn trên khắp nước Mỹ bắt đầu đấu tranh giảm giờ làm xuống còn tám giờ mỗi ngày (và giành thắng lợi).

Chỉ trong vài thập kỷ, chúng ta đã đi từ bán hàng hóa tự sản xuất sang chế tạo hàng hóa hàng loạt trong nhà máy, và nó cũng có nghĩa là chúng ta bắt đầu bán thời gian lấy tiền. Trong khi thời gian đã trôi qua hàng tỷ năm, chúng ta mới bắt đầu đo lường nó từng phút sau cuộc cách mạng công nghiệp vì mãi đến lúc đó chúng ta mới có lý do để làm thế: thời gian là tiền bạc, và giờ nó có mối quan hệ trực tiếp với số lượng sản phẩm ta tạo ra. Chúng ta đã luôn làm việc để kiếm tiền, nhưng chỉ tới thời đại công nghiệp thì thời gian làm việc mới được đo lường chính xác.

Gần như chỉ sau một đêm, quản lý thời gian đã trở thành một phần quan trọng trong thế giới hậu công nghiệp, và kinh tế thời gian ra đời.

NGÀY NAY

Dĩ nhiên là bạn đã quen với những gì xảy ra sau đó. Tương tự như cách chúng ta chuyển từ làm việc tại nông trại sang nhà máy, từ thập niên 1950, nhiều người đã chuyển từ làm việc ở nhà máy sang làm việc ở văn phòng.

Trong 60 năm qua, ngành chế tạo ở Mỹ từ chỗ chiếm 28% GDP đã giảm xuống chỉ còn 12% – và tình trạng sụt giảm vẫn diễn ra mặc dù mức độ tự động hóa ngày càng cao. Cũng trong cùng thời điểm đó, khối ngành kinh tế Mỹ phát triển mạnh nhất cho tới giờ là khối Dịch vụ, một cái tên hào nhoáng cho tất cả các công ty công nghệ cao, cơ khí, luật, tư vấn và kế toán – những công ty như Apple, Google, Boeing, General Electric, McKinsey & Company và Deloitte. Khi ngành chế tạo suy thoái trong sáu thập kỷ qua, khối ngành này lại tăng quy mô gấp ba.

Khi chuyển sang nền kinh tế thời gian, chúng ta bắt đầu đổi thời gian lấy tiền. Nhưng khi chuyển sang nền kinh tế tri thức, chúng ta đã đánh đổi nhiều hơn không chỉ là thời gian. Phần lớn những người làm các công việc không phải trong nhà máy đã đánh đổi cả thời gian, khả năng tập trung, năng lượng, kỹ năng, kiến thức, giao tiếp xã hội, mạng lưới và cuối cùng là năng suất để lấy tiền lương.

Ngày nay, thời gian không còn là tiền bạc. Năng suất mới là tiền bạc.

MỘT Ý TƯỞNG ĐIÊN RỒ

Điều này khiến nảy sinh một câu hỏi: Chúng ta phải quản lý thời gian như thế nào trong nền kinh tế tri thức?

Tôi sẽ đưa ra một ý tưởng điên rồ, nhưng rồi bạn sẽ thấy nó ngày càng hợp lý khi đọc phần này của cuốn sách: nếu bạn muốn hiệu quả hơn, quản lý thời gian sẽ không quan trọng bằng quản lý năng lượng và độ tập trung.

Đừng hiểu lầm ý tôi: thời gian vẫn rất quan trọng – chúng ta không sống trong một thế giới mơ hồ nơi thời gian không tồn tại – nó chỉ không quan trọng như trước đây khi phần lớn chúng ta làm việc trong nhà máy, nơi mà quan điểm truyền thống về quản lý thời gian nảy sinh.

Từ khi có các sự kiện để ghi lại, thời gian đã trôi qua và không có cách nào ngăn cản được. Trong tương lai, chắc chắn thời gian vẫn sẽ trôi đi với tốc độ không đổi, nhưng thứ biến động hằng ngày là năng lượng và sự tập trung bạn có. Trong nền kinh tế tri thức, đó chính là thứ quyết định năng suất của bạn, và quan trọng hơn, đó là thứ bạn có thể kiểm soát. Thời gian là một điều thiết yếu của công việc và tự nhiên, nhưng với năng suất thì nó chỉ còn là bối cảnh làm việc.

Ví dụ, hãy nhìn vào di tích lớn nhất của nền kinh tế thời gian: ngày làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Trong nền kinh tế thời gian, ý tưởng này cực kỳ hợp lý: chúng ta có nhiều máy móc và con người cần phối hợp, thời gian là tiền bạc, và vận hành nhà máy hiệu quả đồng nghĩa với việc đưa máy móc và con người vào vận hành ở cùng một nơi, vào cùng một thời điểm. Trả lương cho mọi người theo giờ làm là hợp lý vì các công việc mà con người thực hiện cũng không khác mấy so với máy móc.

Ngày nay, khi năng suất chủ yếu được tính dựa trên những gì bạn hoàn thành chứ không phải lượng sản phẩm bạn sản xuất ra, ngày làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều cũng chỉ hợp lý ngang với kiểu theo dõi thời gian chi li như làm việc ở nông trại. Suy cho cùng, sẽ ra sao nếu Giờ vàng sinh học của bạn điểm khi bạn không làm việc, hoặc bạn có nhiều năng lượng nhất từ 6 đến 9 giờ sáng hoặc 7 đến 11 giờ tối? Hay nếu bạn khó tập trung vì cố làm hàng triệu việc cùng lúc thì sao? Hoặc nếu bạn liên tục bị sao lãng và gián đoạn?

Thời gian vẫn quan trọng – và nhiều khả năng chúng ta sẽ không so sánh thời gian việc gì đó diễn ra với thời gian ăn một quả chuối – nhưng ngày nay, thời gian chỉ là một trong ba thành phần của đẳng thức năng suất.

LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN

Tôi nhận thấy một điều thú vị là chúng ta không thể nói về việc quản lý thời gian mà không nhắc đến cách quản lý sự tập trung và năng lượng. Nếu bạn có cảm giác tôi đang thiếu tỉnh táo, hãy nhìn vào điều này: khi sắp xếp thời gian làm gì đó, thật ra chúng ta chỉ đơn giản là đang quyết định khi nào mình sẽ dành sự tập trung và năng lượng vào nhiệm vụ. Đó là vị trí của quản lý thời gian trong đẳng thức năng suất. Sắp xếp thời gian cho việc gì đó thực chất chỉ là một cách để tạo lằn ranh tập trung và năng lượng cho một nhiệm vụ – vì vậy, thời gian, sự tập trung và năng lượng là không thể tách rời.

Quản lý thời gian chỉ trở nên quan trọng khi bạn đã biết mình có bao nhiêu năng lượng cùng sự tập trung trong ngày và xác định mình việc muốn hoàn thành.

Trừ khi bạn là nhà khởi nghiệp hoặc CEO, nếu không, nhiều khả năng bạn không thể kiểm soát hoàn toàn thời gian. Nếu bạn làm việc với nhiều hơn một người, không thể tránh khỏi các buổi họp. Và quản lý thời gian ở chừng mực nào đó cũng vậy, vì bạn không thể kiểm soát hoàn toàn thứ tự các sự kiện trong ngày – và rất ít người có thể làm thế – bạn thật sự cần phải dành thời gian để phối hợp cùng những người khác. Trừ khi làm việc trong nhà máy, ít nhất bạn mới có chút xíu khả năng kiểm soát thời gian và những việc mình làm.

Có những lúc tôi lên lịch cho cả một ngày, và tôi thấy làm điều đó khiến mình cực kỳ năng suất – đặc biệt là khi tôi chú tâm vào việc mình muốn hoàn thành. Nhưng tôi chỉ lên kế hoạch cho cả ngày sau khi đã biết mình có bao nhiêu năng lượng cùng sự tập trung, và quan trọng nhất là việc tôi muốn hoàn thành là gì.

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, tôi đã học cách làm việc thông minh hơn thay vì chỉ đơn giản là chăm chỉ hơn. Nó giúp tôi hoàn thành những việc như viết cuốn sách bạn đang cầm trên tay.

Không phải vì tôi thông minh hay tài năng hơn – tôi đã phải học cách thoát ra khỏi nền kinh tế thời gian và bước vào nền kinh tế tri thức để trở nên hiệu quả hơn thông qua sai lầm.

Tiếp theo là một vài cách hay nhất để thực hiện điều đó.