Thời gian đọc ước tính: 9 phút 37 giây

NÂNG TẦM

Sau khi bắt đầu ghi lại những nhiệm vụ, dự án và mối lo trong tâm trí, tôi bỗng thu được một lợi ích bất ngờ.

Cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó có phổ biến nghi thức “Xét lại hằng tuần”, trong đó bạn nhìn lại tất cả những gì mình đã ghi lại và tổ chức trong tuần – bao gồm các dự án, danh sách chờ,… Bao quát tất cả các công việc, dự án và cam kết sẽ đem lại cảm giác rất tuyệt vời, không chỉ cho phép bạn tỉ mỉ lên kế hoạch tuần kế tiếp, mà còn giúp bạn có cách nhìn mới về cuộc sống của chính mình.

Mỗi khi lướt qua danh sách những nhiệm vụ, dự án và đủ mọi thứ khác, tôi có cảm giác mình như đang ngồi trên máy bay quan sát thành phố thu nhỏ lại dưới chân. Những công việc tôi đang thực hiện – giống như những chiếc xe trên con phố phía dưới – bỗng trở nên nhỏ như con kiến. Tôi có thể nhìn rõ mình đang cố gắng làm bao nhiêu thứ một lúc và đã tạo bao nhiêu không gian giữa chúng. Các dự án tôi đang thực hiện – giống những căn nhà và ga-ra – cũng nhỏ đi và tôi thấy chúng kết hợp với nhau để tạo nên bức tranh toàn cảnh. Tôi cũng có thể bắt đầu nghĩ tới những cam kết – các khu phố với những chiếc xe và tòa nhà. Bạn thỉnh thoảng phải “bay lên” khỏi cuộc sống để nhìn nó dưới góc độ mới toàn diện hơn. Làm vậy cũng sẽ giúp bạn đưa ra những thay đổi nếu cần.

Chúng ta thậm chí còn có thể bay lên cao hơn, và đây là nơi ý tưởng đơn giản về “điểm nóng” phát huy tác dụng.

NĂNG SUẤT VÀ KHẢ NĂNG KIỂM SOÁT

Điều thu hút nhiều người đọc các cuốn sách về năng suất là chúng hứa hẹn giúp họ lấy lại khả năng kiểm soát mọi việc mình cần làm.

Tôi thật sự thích cảm giác kiểm soát được việc mình làm. Mỗi nhiệm vụ, dự án và những mối lo tôi gạt bỏ khỏi tâm trí lại giúp tôi có thêm sự tập trung vào công việc hiện tại, nhờ vậy tôi có thêm khả năng kiểm soát và tăng năng suất.

Ngày nay, mặc dù có nhiều việc hơn so với trước kia, nhưng khả năng kiểm soát của tôi lại cao hơn hẳn.

Khi bạn chậm lại và giành quyền kiểm soát công việc, bạn có thể làm việc thông minh, chú tâm và có mục đích hơn, nhờ vậy khiến việc làm việc hiệu quả trở nên dễ dàng.

Các kỹ thuật tôi đã trình bày cho tới giờ đã giúp tôi lấy lại rất nhiều thời gian và sự tập trung – nhờ vậy tôi có thêm thời gian, sự tập trung và năng lượng dành cho những điều thật sự quan trọng.

Nhưng trong tất cả các kỹ thuật chúng ta đã thảo luận tới giờ, không có cái nào giúp bạn kiểm soát cuộc sống của mình tốt hơn kỹ thuật trong chương này. Ghi lại các nhiệm vụ và dự án giúp bạn tập trung hơn, ít lo nghĩ hơn đồng thời đẩy những ý tưởng và dự án tiến lên phía trước – nhưng bạn vẫn có thể đẩy mọi thứ lên tầm cao hơn mà vẫn cảm thấy có thể kiểm soát tốt hơn công việc cũng như cuộc sống sau khi đã ghi lại các nhiệm vụ và dự án.

“Điểm nóng” là cái tên mỹ miều cho một ý tưởng cực kỳ đơn giản – ý tưởng đã giúp tôi cảm thấy có thể kiểm soát công việc của mình tốt nhất từ xưa đến nay. Chúng cho phép bạn nhìn công việc và cuộc sống từ độ cao 3.000m.

CUỘC SỐNG RÚT GỌN TRONG MỘT DANH SÁCH

Trong dự án nghiên cứu năng suất, tôi đã nhận ra một điều thú vị về các kỹ thuật khác nhau nhằm mục đích giúp bạn tổ chức hoặc kiểm soát cuộc sống: phần lớn đều không xứng đáng với thời gian bỏ ra.

Tôi nghĩ lợi ích của bất kỳ phương pháp tăng năng suất nào cũng phải cực lớn, vì mỗi phút bạn đầu tư để tăng năng suất cũng là một phút làm việc bị mất đi.

May thay, phương pháp điểm nóng là giải pháp hoàn hảo.

Các điểm nóng là hồ sơ cuộc đời bạn. Ở mức độ tổng quát, tất cả các nhiệm vụ, dự án và cam kết có thể được phân vào một trong bảy điểm nóng cơ bản – một thuật ngữ được phát minh bởi JD. Meier.

Theo JD., chúng ta có bảy lĩnh vực để đầu tư thời gian (cùng sự tập trung và năng lượng) mỗi ngày:

♦ Tâm trí

♦ Cơ thể

♦ Cảm xúc

♦ Sự nghiệp

♦ Tiền bạc

♦ Quan hệ

♦ Giải trí

90% số người tôi từng gặp chia các cam kết trong đời thành bảy lĩnh vực, với cái tên khác nhau, ví dụ như Gia đình hay Tâm linh. Tên gọi điểm nóng của bạn là gì không quan trọng, miễn là bạn có một danh sách khái quát các lĩnh vực trong cuộc sống bao gồm tất cả những điều mình cần làm.

Dĩ nhiên, một danh sách chỉ đơn giản liệt kê bảy điểm nóng là không hiệu quả lắm. Nhưng khi bạn mở rộng những lĩnh vực này – để liệt kê tất cả các cam kết bạn cần thực hiện trong mỗi khía cạnh cuộc sống – danh sách ấy bỗng tràn đầy sức sống. Tôi đã mở rộng điểm nóng Tâm trí để chứa tất cả những cam kết và trách nhiệm sau đây:

♦ Học tập (sách, Instapaper, podcast, audiobook, RSS feed)

♦ Thiền định

♦ Đọc

♦ Âm nhạc

♦ Sự quan tâm

♦ Làm việc chậm lại và chú tâm hơn

♦ Tạo thêm không gian chú tâm giữa các yếu tố công việc và cuộc sống

♦ Xả stress (thiền định, đọc sách, nghe nhạc)

Ý tưởng cơ bản của kỹ thuật này là mỗi tuần một lần, bạn sẽ xem lại danh sách các điểm nóng để suy ngẫm xem mình đã dành bao nhiêu thời gian cho mỗi điểm trong tuần qua, và xem cần tập trung và tính toán những gì trong tuần tới.

Tôi phải mất vài tuần để thu thập tất cả cam kết và trách nhiệm ở mỗi điểm nóng, nhưng khi đã hoàn thành, tôi có thể nhìn vào danh sách và thấy cuộc sống của mình trở nên phong phú hơn rất nhiều.

Tôi có thể thấy mục “Răng miệng” trong điểm nóng Cơ thể, nhớ ra đã lâu rồi mình chưa tới nha sĩ và thế là đặt ngay lịch hẹn. Tôi có thể thấy “cha mẹ” được viết trong điểm nóng Quan hệ, và nhớ gọi điện cho họ trong tuần kế tiếp. Tôi có thể thấy “không làm việc vào cuối tuần” trong mục Giải trí và nhận ra mình đang làm việc quá căng thẳng. Tôi cũng sẽ thấy “chú tâm” được viết trong điểm nóng Tâm trí và cố gắng trở nên chú tâm trong tuần sau. Cứ mỗi tuần tôi lại thu thập các nhiệm vụ mà mình có thể bỏ quên rồi lên lịch cho chúng ngay tuần sau.

Mỗi tuần, khi tôi nhìn vào danh sách và nghĩ về mỗi mục cùng những điều tôi cần thay đổi trong tuần sau đồng thời đánh giá lại tuần trước, tôi lại bay cao hơn những nhiệm vụ, dự án và cam kết, như thể nhìn thấy cuộc đời mình từ độ cao 3.000m.

Tuyệt vời hơn cả, tôi đã lập được kế hoạch cho tuần kế tiếp.

NGHIÊNG LỆCH

Chúng ta không thể luôn hành động một cách chú tâm. Do đó, điều này khiến năng suất mang tính nghệ thuật nhiều hơn là khoa học.

Sau khi suy ngẫm về nhật ký thời gian đầu tiên của mình, tôi nhận ra mình đã khắt khe với bản thân cỡ nào chỉ vì tôi có thể làm việc hiệu quả hơn như vậy nữa. Nhưng như tôi khám phá ra qua các buổi phỏng vấn và thử nghiệm, không ai có thể hành động chú tâm hoặc hiệu quả mọi lúc mọi nơi.

Điều phân biệt những người hiệu quả nhất với những người khác là họ điểu chỉnh mỗi tuần để trở nên giỏi hơn trong mọi việc.

Tạo lập danh sách mở rộng các điểm nóng trong cuộc đời là công cụ tốt nhất tôi tìm được để điều chỉnh hàng tuần. Vào các Ngày Duy Trì, tôi nhìn vào các lĩnh vực được mở rộng trong cuộc sống và tự hỏi vài câu – một số là theo JD., những câu khác tôi tự tìm ra trong dự án một năm hiệu quả:

♦ Tôi cần đầu tư thêm thời gian vào việc gì trong tuần sau?

♦ Tôi đã dành quá nhiều thời gian vào đâu trong tuần qua?

♦ Tôi cần lên lịch việc gì vào tuần sau?

♦ Tôi cần phải chú tâm vào việc gì trong tuần sau?

♦ Tôi còn những vấn đề gì chưa giải quyết trong mỗi lĩnh vực?

♦ Tôi có những cơ hội gì trong mỗi điểm nóng vào tuần sau?

♦ Có những chướng ngại gì ngăn cản tôi đạt được các mục tiêu của tuần sau?

♦ Tôi có đang đi đúng hướng với các cam kết của mình?

♦ Tôi còn cam kết gì cần thêm vào hoặc bỏ đi? Mở rộng hoặc thu hẹp?

♦ Tôi đã làm tốt việc gì trong tuần vừa qua?

Cho tới ngày nay, việc suy ngẫm này giúp tôi điều chỉnh và hành động phù hợp hơn với các giá trị và mục tiêu của mình mỗi tuần.

Trong khi không ai hành động theo các giá trị của mình mọi lúc, những người hiệu quả nhất làm vậy trong dài hạn – và họ thực hiện điều này bằng cách thường xuyên đưa ra những điều chỉnh và tìm hiểu xem mình cần cải thiện gì mỗi tuần. Ngay cả trong ngắn hạn, các khủng hoảng và những điều không quan trọng vẫn chiếm thời gian và sự tập trung của bạn, khi chủ tâm điều chỉnh mỗi tuần thì trong dài hạn bạn có thể hành động phù hợp với những giá trị mình thật sự quan tâm.

Tôi nghĩ những người hiệu quả nhất cũng dành thời gian suy nghĩ các điểm nóng quan trọng nhất trong cuộc sống, và họ có cần “nghiêng đi” để tập trung vào lĩnh vực này hơn các lĩnh vực khác không. Điều này cũng giống như dành nhiều thời gian hơn cho sự nghiệp trong giai đoạn trưởng thành nhằm đảm bảo cơ hội thăng tiến đồng thời đem lại cho bạn nguồn lực cho những việc sau này. Trong trường hợp của tôi, tôi “nghiêng” về điểm nóng Sự nghiệp bằng cách dồn cả đống thời gian, sự tập trung và năng lượng vào dự án AYOP, vì tôi biết những lợi ích lâu dài của nó là xứng đáng.

Một điểm tuyệt vời nữa của việc duy trì danh sách các điểm nóng là khi một lĩnh vực gặp vấn đề, nó không làm hỏng cả hồ sơ cuộc đời. Ví dụ, nếu mất việc, sức mạnh trong Quan hệ, Tiền bạc và Cảm xúc sẽ giúp bạn duy trì tới khi tìm được việc mới.

Nhìn lại danh sách các điểm nóng đã trở thành một trong các nghi thức yêu thích của tôi hàng tuần; không phương pháp nào giúp tôi làm việc và sống chú tâm hơn phương pháp này.

TÔI HỨA, ĐÂY LÀ DANH SÁCH CUỐI CÙNG

Lướt qua danh sách các điểm nóng là một nghi thức hiệu quả, nhưng tôi còn tìm thấy một tác dụng hay ho nữa của danh sách.

Đặc điểm của danh sách các điểm nóng là nó tương đối cố định. Bạn sẽ không bao giờ ngừng thực hiện các cam kết như đi khám nha sĩ, gọi điện cho cha mẹ, nhớ ngắt kết nối hoặc trở nên chú tâm. Nhưng điều thay đổi hằng tuần chính là các dự án bạn thực hiện – các yếu tố công việc và cuộc sống có thời gian bắt đầu và kết thúc đòi hỏi nhiều bước để hoàn thành.

Trong nhiều năm, tôi đã có những ghi chú riêng cho những dự án mình thực hiện để khỏi phải nhớ chúng trong đầu – nhưng tôi lại chưa bao giờ tạo danh sách tổng những ghi chú đó. Có hàng trăm ứng dụng được lập trình dựa trên phương pháp trong cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó cho phép tôi làm điều này, nhưng một lần nữa, tôi không sử dụng cái nào lâu dài vì nhiều ứng dụng cản trở tôi thật sự bắt tay vào làm việc.

Sau đó, tôi nảy ra ý tưởng đơn giản tạo danh sách tổng cho các dự án của mình, gộp chúng theo các điểm nóng. (Câu này sẽ hoàn toàn vô nghĩa nếu bạn đột ngột mở đến trang này.) Cũng giống như tạo danh sách những điểm nóng, danh sách này cực kỳ đơn giản – nhưng lại vô cùng hiệu quả.

Dưới điểm nóng Tiền bạc, tôi ghi các dự án như:

♦ Thanh toán khoản vay học đại học.

♦ Nộp thuế.

♦ Tiêu ít tiền hơn vào việc đi ăn nhà hàng và mua đồ mang về.

♦ Lập ngân quỹ cho năm sau.

♦ Tiết kiệm để du dịch Ireland.

Cũng tương tự như các điểm nóng cho phép tôi nhìn tổng quát cuộc đời mình, danh sách tổng các dự án nhanh chóng cho tôi cái nhìn toàn cảnh mọi công việc mình đang thực hiện cũng như những thay đổi tôi đang cố tạo ra trong cuộc đời. Nó cũng giúp tôi nhớ lại các dự án mình phải tập trung trong tuần tới và các lĩnh vực cần cải thiện. Cập nhật danh sách này tương đối mất thời gian, nhưng tôi sử dụng danh sách tổng các dự án để nhìn toàn cảnh cuộc sống và nghĩ về giá trị các dự án mình đang làm, cũng như các dự án khác tôi có thể khởi động nhằm trở nên hiệu quả hơn.

Với tôi, một trong những lợi ích lớn nhất của việc trở nên năng suất là nắm rõ mọi thứ bản thân đang làm tại một thời điểm, và thời khắc khó khăn nhất để hiểu mọi thứ chính là khi bạn đang vô cùng bận rộn với công việc. Khi bạn chỉ làm việc ở hiện tại, thật khó để chậm lại một chút mà nghĩ xem chúng quan trọng đến đâu – điều này khiến việc đặt mục tiêu đầu mỗi ngày và mỗi tuần trở nên quan trọng.

Điều tương tự cũng đúng với cách bạn sử dụng thời gian nói chung. Khi bạn đang bị cuốn theo công việc, thật khó để nhìn tổng thể cuộc sống của mình xem điều gì là quan trọng và điều gì cần thay đổi.

Các điểm nóng chính là lời giải.

THỬ THÁCH ĐIỂM NÓNG

Thời gian cần thiết: 10 phút

Năng lượngĐộ tập trung: 7/10

Giá trị: 7/10

Thú vị: 9/10

Điều bạn nhận được: Bạn sẽ nhìn cuộc sống từ góc độ chưa từng có, và có thể suy ngẫm lại tầm quan trọng của tất cả công việc, dự án và cam kết của mình.

Khi đã ghi lại tất cả những việc phải làm – cả trong công việc lẫn cuộc sống riêng tư – và tất cả những nhiệm vụ mới nảy sinh, hãy thử xem lại những gì bạn đã thu thập. Nếu chúng được tổ chức tốt, bạn sẽ cảm thấy vô cùng tuyệt vời khi thấy rõ mọi khía cạnh của cuộc sống.

Tạo một danh sách ngắn gọn các điểm nóng là cách yêu thích của tôi để đẩy cảm giác này lên cao hơn nữa; nó cũng là một trong những cách tôi ưa dùng để làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn. Sau khi xem qua một lượt các dự án, tôi lấy một số nhiệm vụ từ chúng để điều chỉnh hướng đi cho tuần tiếp theo.

Khi lần đầu tạo danh sách những điểm nóng, tôi mất 10 phút để làm rõ mọi khía cạnh của cuộc sống; trong những tuần tiếp theo, khi có thêm các yếu tố mới, tôi ghi lại chúng trong ứng dụng ghi chép và đưa vào danh sách mỗi lần dọn dẹp ghi chú sau vài tuần.

Trong thử thách của chương này, tôi muốn bạn thử làm như vậy. Hãy dành 10 phút nghĩ về những yếu tố trong bảy lĩnh vực của cuộc sống. Nếu bạn đã quyết định sử dụng nghi thức Ngày Duy Trì, hãy xem lại ghi chú của mình lúc đó, nghĩ xem bạn muốn cải thiện điều gì vào tuần tới. Khi bạn hành động không hoàn toàn phù hợp với những gì quan trọng với mình, đừng quá khắt khe với bản thân – không ai trên đời là hoàn hảo cả. Chỉ cần điều chỉnh hướng đi; trong dài hạn, bạn sẽ có được sự cân bằng mình mong muốn.