Thời gian đọc ước tính: 16 phút, 18 giây.

TÍCH TỤ CÁC Ý TƯỞNG

Thật khó để tưởng tượng (ít nhất là với tôi), đã có thời sách, báo và những thứ tương tự chưa ra đời – và khi đó không có cách nào để ghi lại và phổ biến ý tưởng của bạn cho người khác.

Với sự ra đời của ngành in ấn năm 1440, sách trở thành phương thức biểu đạt tri thức và thông tin trên diện rộng đầu tiên của nền văn minh loài người, và điều này cho phép con người nói chung trở nên năng suất hơn. Chúng ta không còn phải đi khắp nơi và giữ tất cả kiến thức trong đầu, thay vào đó, chúng ta có thể biểu đạt chúng thành một bộ sưu tập sách đồ sộ và sau đó tận dụng những ý tưởng đó để tạo nên những ý tưởng mới tốt hơn.

Dĩ nhiên, cũng có những người cho rằng đây là một điều kinh khủng – ít nhất là lúc ban đầu. Trước khi ngành in ấn ra đời, Socrates kiên quyết phản đối việc viết lách, cho rằng nó sẽ phá hủy khả năng ghi nhớ, làm suy yếu trí não, thậm chí ông còn mặc định đó là hành động “vô nhân tính”. Ngày nay, không hiếm người nói điều tương tự về Wikipedia và Google. Nhưng mặc dù trí não chúng ta rất mạnh, những nghiên cứu thần kinh học mới nhất cho thấy trí óc chúng ta rất kém trong việc xử lý nhiều suy nghĩ cùng một lúc. Cùng lắm, tâm trí của chúng ta chỉ có thể tập trung vào một vài ý tưởng tại một thời điểm – cho dù chúng bao gồm những việc chúng ta phải làm, e-mail chúng ta phải nhớ gửi đi hay thứ chúng ta đang phải chờ đợi. Nếu phải tóm tắt những nghiên cứu thần kinh học qua hàng thế kỷ trong một câu, bộ não của chúng ta được sinh ra để giải quyết vấn đề, kết nối thông tin và tạo nên những ý tưởng mới – không phải để lưu trữ những thông tin có thể đơn giản biểu đạt ra ngoài.

Dưới đây là một vài ví dụ:

♦ Chúng ta có thể thực hiện những việc cần làm bằng cách ghi lại chúng vào một danh sách, như vậy chúng sẽ không chiếm chỗ trong bộ nhớ ngắn hạn, hoặc chúng ta sẽ không cảm thấy bị choáng ngợp.

♦ Chúng ta có thể ghi lại các cuộc hẹn và gặp mặt trong lịch để không phải lo lắng về chúng nữa, và như thế chúng ta sẽ được nhắc về chúng khi thời điểm thích hợp đến.

♦ Chúng ta có thể thực hiện một số thứ như danh sách mua hàng, để chúng ta không quên mất một nửa số thứ phải mua khi đến cửa hàng hoặc nhận ra mình đang quá chú tâm tới một việc gì đó đến nỗi quên mua dưa lưới.

Cũng giống như những cuốn sách đầu tiên không khiến tinh thần chúng ta yếu đi, loại bỏ những nhiệm vụ, cuộc hẹn, thông tin khỏi đầu cũng sẽ không khiến trí não bạn trống rỗng. Thật ra, nó có tác dụng ngược lại, bởi nó đem lại cho bạn nhiều băng thông tinh thần hơn. Nó giải phóng không gian để não có thể thực hiện những thứ nó được sinh ra để làm: tạo nên những suy nghĩ và ý tưởng mới, kết nối thông tin, và khi bạn đã có tất cả trong đầu thì có thể thực hiện ý tưởng đó.

Trí não bạn là một cỗ máy suy nghĩ vô cùng mạnh mẽ, nhưng đó không phải là nơi phù hợp để lưu trữ tất cả những thứ bạn phải làm, vì nó không được tạo ra để phục vụ mục đích đó.

Càng loại bỏ nhiều thứ ra khỏi tâm trí, bạn càng có thể suy nghĩ minh mẫn hơn.

LẦN DỌN SẠCH TRÍ NÃO ĐẦU TIÊN CỦA TÔI

Cuốn sách đầu tiên về chủ đề năng suất mà tôi mua, cách đây một thập kỷ, là cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó của David Allen. Nội dung chính của cuốn sách dựa trên cùng một nguyên lý: trí não không phải là nơi tốt nhất để lưu trữ mọi việc bạn phải làm. Allen cổ xúy một hệ thống đẩy tất cả nhiệm vụ và dự án ra khỏi đầu, đồng thời đưa vào một hệ thống bên ngoài – thật khó tin là trước khi vô số nghiên cứu được tiến hành trong thập kỷ sau đó cho thấy đẩy những việc chưa hoàn thành ra khỏi tâm trí có thể đem lại hiệu quả lớn tới mức nào. David Allen đã từng nói với tôi: “Đầu của bạn không phải nơi để lưu trữ các ý tưởng – mà là nơi để sinh ra các ý tưởng mới.”

Tôi thậm chí còn không nhớ nổi mình đã ăn gì sáng nay, chứ đừng nói đến các cuốn sách về năng suất mà tôi đã đọc hồi cấp III – nhưng may thay, một số kỷ niệm vẫn theo tôi tới giờ. Lần dọn sạch trí não đầu tiên của tôi cũng là một trong số đó.

Nếu từng viết danh sách những việc phải làm, có lẽ bạn sẽ quen với cảm giác tuyệt vời khi đẩy được tất cả những thứ đó ra khỏi tâm trí. Khi lần đầu đọc cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó, đây là một trong những hoạt động đầu tiên trong cuốn sách mà tôi đã thực hiện – nhưng ở mức độ cao hơn một chút. Hồi đó, tôi đang học trung học, vậy nên tôi không có nhiều trách nhiệm và cam kết như bây giờ, nhưng theo lời khuyên của David, tôi đã ngồi xuống với một cây bút cùng quyển sổ và liệt kê tất cả những việc tôi phải thực hiện đang lởn vởn trong tâm trí. Tôi vẫn còn nhớ cảm giác kinh ngạc khi thấy mình có nhiều việc phải làm đến thế; trong lần dọn sạch trí não đó, tôi đã ghi lại có lẽ phải đến 100 việc và dự án cần làm, những thứ mà tôi đã quên, và hơn nữa – tất cả những thứ tôi đã lưu trữ trong trí não mà không có thời gian và không gian để ý đến. Tôi ghi vào cuốn sổ tất cả những thứ đang đè nặng trong tâm trí mình, dù là nhỏ nhất.

Như Allen đã giải thích: “Điều đầu tiên phải ghi lại là điều khiến bạn để tâm, sau đó xác định liệu bạn có thể giải quyết nó không, nếu có, hãy xác định bước tiếp theo là gì và thực hiện ngay khi có thể.”

Cảm giác của tôi sau đó, nói một cách khiêm tốn, là cực kỳ tự do: tôi cảm giác như mình đã giũ được một gánh nặng khỏi đôi vai.

Tâm trí tôi cuối cùng cũng được thanh thản.

Như Allen đã viết trong cuốn sách: “Những cam kết ‘sẽ, có thể, nên’ được lưu giữ trong não sẽ gây nên sức ép phi lý trí và không thể giải quyết, 24-7.”

“Điều bạn phải làm là lấy tất cả mọi thứ ra, từng thứ một, tự kỷ luật bản thân và hỏi: ‘Đây có phải vấn đề tôi sẽ giải quyết hay không?’” ông giải thích. “Nếu có, thì bước tiếp theo cần làm để thực hiện điều đó là gì? Quyết định này chưa chắc đã tự nảy sinh. Bạn sẽ phải suy nghĩ để xác định bước tiếp theo, có thể là lướt web, gọi điện, soạn thảo tài liệu trên máy tính. Cách tìm ra những cột mốc – nghĩ đến những hành động thực tế có thể nhìn thấy được, là một phương pháp cực kỳ hữu hiệu.”

Đây là thứ mà Bluma Zeigarnik đã đặt tên là “Hiệu ứng Zeigarnik” vào cuối thập niên 1920: những việc chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn sẽ đè nặng lên tâm trí bạn nhiều hơn hẳn những điều đã hoàn thành. Sau khi loại bỏ tất cả những gánh nặng ra khỏi đầu, tôi nhận ra điều này thật sự đúng đắn, bởi bản thân có được sự minh mẫn và chú tâm cao hơn và ít căng thẳng hơn trước đây. Tôi cảm thấy tâm trí mình được giải phóng – mặc dù tôi thấy phải ghi rõ rằng tại thời điểm đó tôi vẫn chưa để ý tới chuyện gái gú, whiskey hoặc vũ trụ học.

NHỮNG ĐIỀU SẮP ĐẾN!

Cuốn sách của David không chỉ hướng dẫn tôi ghi lại tất cả những nhiệm vụ trong đầu trong lần dọn sạch trí não đầu tiên đó, mà nó còn dạy cho tôi tầm quan trọng của việc luôn ghi lại những công việc khi chúng phát sinh, đặc biệt là khi muốn duy trì sự minh mẫn của tâm trí. Ghi lại tất cả cam kết bạn chưa hoàn thành vào danh sách, ngăn chặn những việc ít lợi ích sẽ giúp bạn duy trì sự minh mẫn.

Từ đó trở đi, mỗi khi nghĩ ra một ý tưởng chưa được thực hiện hoặc một ý nghĩ nào đó, tôi lại ghi nó vào một cuốn sổ tay luôn mang theo mình mọi nơi – theo thời gian thì nó đã chuyển thành một chiếc điện thoại thông minh. Mỗi khi nghĩ đến việc mua thứ gì đó ở cửa hàng, tôi sẽ ghi lại trước khi ý nghĩ đó biến mất, và nếu nhận thấy bất cứ điều gì đang đè nặng lên tâm trí mình, dù là nhỏ nhất, tôi sẽ ghi lại nó để giải phóng sự tập trung cho những điều lớn hơn và quan trọng hơn.

Nếu việc này nghe có vẻ như tôi bị ám ảnh quá mức, thực chất đúng là như vậy. Nhưng ngoài thiền định, chưa phương pháp nào giúp tôi suy nghĩ rõ ràng hơn.

Mười năm sau, tất cả ý nghĩ tôi từng có đều là mới mẻ, vì tôi đã lập tức ghi lại tất cả những điều quan trọng để có thể giải quyết hoặc tận dụng chúng sau này. Bất cứ ai cũng có thể, và nên, làm điều tương tự. Bạn sẽ cảm thấy kinh ngạc khi nhận thấy có bao nhiêu công việc, dự án và cam kết mình đang giữ trong đầu, và tâm trí bạn sẽ cảm thấy thoải mái vô cùng khi gom hết mọi thứ lại một chỗ. Não bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ trước mắt tốt hơn khi bạn có một đầu óc minh mẫn.

HỆ THỐNG TÔI YÊU THÍCH

Dĩ nhiên, việc ghi lại tất cả nhiệm vụ và dự án phải làm là không đủ. Nếu không hành động để giải quyết những điều đã ghi lại, bạn sẽ không giải phóng được chút không gian tinh thần nào, bởi bạn sẽ ngay lập tức trở lại trạng thái căng thẳng với những việc cần phải làm.

Trong khoảng 10 năm trở lại đây, và đặc biệt là trong khi thực hiện dự án, tôi đã thử nghiệm với hàng tá ứng dụng ghi lại danh sách công việc và quản lý tác vụ để giải quyết các công việc và dự án đã ghi lại, và mặc dù phần nhiều trong số chúng đều hoạt động tốt, tôi không thật sự khuyên bạn dùng cái nào cả. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn tổ chức công việc và dự án như thế nào không quan trọng, miễn là bạn cảm thấy ứng dụng đó hữu ích và thân thiện với người dùng.

Hiện tại, tôi có một cách tương đối đơn giản để ghi lại và sắp xếp mọi thứ cần làm. Trong suốt cả ngày, khi những công việc và ý tưởng cần hoàn thành thu hút sự chú ý của mình, tôi ghi lại chúng trong ứng dụng ghi chép vào bất cứ thiết bị nào đang đặt trước mặt. (Các thiết bị ghi chép tôi sử dụng được đồng bộ hóa với nhau.) Vào mỗi thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu, sau khi kiểm tra e-mail, tôi kiểm tra tất cả ghi chép mình đã ghi lại và gom chúng vào danh sách những việc phải làm hoặc lịch của mình.

Danh sách những việc phải làm của tôi không thể đơn giản hơn: nó là một tờ ghi chú tôi ghim bên trên danh sách các ghi chú ba việc quan trọng hằng ngày và hằng tuần. Tôi cũng duy trì thời gian biểu, trong đó tôi lên lịch ít nhất có thể.

Sau khi đã thử nghiệm gần như tất cả ứng dụng quản lý tác vụ, quy trình làm việc tôi sử dụng thật ra rất đơn giản. Vì ứng dụng đồng bộ hóa các ghi chép của tôi trên tất cả các thiết bị, nên thật dễ dàng để thu thập các công việc, ý nghĩ, ý tưởng bất cứ khi nào chúng đến với tôi. Mỗi khi tôi không sử dụng thiết bị – ví dụ như sau 8 giờ tối khi tôi đã tắt kết nối – tôi chỉ mang theo một chiếc bút nhỏ và một cuốn sổ trong túi. Trong khi thường xuyên thay đổi các ứng dụng và thiết bị, tôi vẫn trung thành với việc sử dụng giấy bút.

Tuy nhiên, dù tôi có quản lý mọi thứ như thế nào, quy trình căn bản để ghi chép và tổ chức các công việc phải làm vẫn được giữ nguyên sau rất nhiều năm và đã trở nên cực kỳ nhịp nhàng.

CÁCH ĐỂ TỔ CHỨC MỌI THỨ

Vì mỗi người có cách làm việc khác nhau, tôi sẽ không khuyên các bạn sử dụng một công cụ tổ chức cụ thể nào cả. Điều quan trọng không phải phương pháp tổ chức, mà là phương pháp nào phù hợp nhất với bạn. Rất nhiều người làm việc hiệu quả mà tôi biết đều sử dụng giấy bút, và chúng ta cũng không nên loại bỏ lựa chọn này. Nhưng nếu bạn đang muốn tìm kiếm một hệ thống, tốt hơn là bạn hãy cân nhắc thực hiện như tôi đã làm, một thứ gì đó gần như vô hình vì nó đã gắn kết chặt chẽ với phong cách làm việc của bạn. Nó cũng cho phép bạn dễ dàng nhìn, quản lý và xếp thứ tự ưu tiên tất cả việc phải làm, như thế bạn có thể dễ dàng ghép lại các ý tưởng, sự kiện, công việc và dự án.

Trong khi thử nghiệm khoanh vùng những việc chưa hoàn thành trong tâm trí, tôi nhận ra một số điều khác mà ngoài danh sách những việc phải làm và sự kiện đáng để ghi lại. Hai trong số đó được lấy từ cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó – một danh sách “Những việc đang chờ” và ghi chú “Dự án” – còn lại là những ý tưởng mà tôi đã tự thử nghiệm và thu được nhiều thành công.

Dưới đây là những công cụ hiệu quả nhất mà tôi phát hiện ra để giúp bạn tổ chức và giải quyết tất cả công việc và dự án của mình.

Danh sách “Những việc đang chờ”

Phần yêu thích nhất của tôi trong cuốn Hoàn thành mọi việc không hề khó, ngoài tầm quan trọng của việc ghi lại tất cả những gì bạn lưu giữ trong đầu, chính là danh sách “Những việc đang chờ”. Tôi thích nghĩ về danh sách “Những việc đang chờ” như một phiên bản người tình quyến rũ, bí mật của danh sách những việc bạn phải làm. Bản chất của nó cũng gần như giống với cái tên: một danh sách tất cả những việc đang chờ, và – giống như danh sách của những việc cần làm – bạn sẽ cần xem lại danh sách này thường xuyên để đảm bảo không bỏ sót việc gì.

Ngay lúc này, tôi gần như có thể nói chắc chắn đang có một số việc chờ thực hiện được lưu trữ trong đầu, thứ bạn có thể quên nếu không thực hiện. Trong một tuần bất kỳ, danh sách “Những việc đang chờ” của tôi chứa đủ thứ, từ những kiện hàng từ Amazon, các phản hồi e-mail quan trọng, số tiền còn nợ, các cuộc gọi và thư từ quan trọng. Tôi ghi lại gần như tất cả mọi thứ vào danh sách.

Một cách tuyệt vời nữa để ghi lại tất cả những điều bạn đang chờ thực hiện. Sau khi gửi những e-mail quan trọng cần được phản hồi, hãy kéo e-mail đó vào thư mục chờ. Điều này còn giúp bạn đọc được bất kỳ phản hồi e-mail quan trọng nào đó có thể nằm trong hòm thư rác.

Vì tôi đã lên lịch xem lại danh sách ba lần mỗi tuần (trong dự án, tôi cũng bắt đầu xem lại danh sách “Những việc đang chờ” sau khi kiểm tra e-mail), nên trong vài năm qua, khi đã quen với thói quen ghi lại mọi thứ đang chờ được thực hiện, tôi không bỏ quên thứ gì và cảm thấy ít lo lắng về mọi thứ mình phải quản lý. Một khi đã ghi lại điều gì, bạn sẽ ngay lập tức ngừng lo lắng vì nó. Tôi cũng lưu giữ danh sách “Những việc đang chờ” trong ứng dụng ghi chép để lưu trữ tất cả mọi thứ vào cùng một nơi, và gom những việc trong danh sách theo bối cảnh (ví dụ: Gia đình, Nợ, E-mail, Điện thoại...)

Các ghi chú dự án riêng lẻ

Ghi các ghi chú riêng lẻ về các “Dự án” là một điểm yêu thích nữa của tôi trong cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó. Trong khi một nhiệm vụ đơn giản – ví dụ như đi mua một vài món đồ trong cửa hàng sau giờ làm việc – chỉ xuất hiện một lần; thì dự án lại đòi hỏi nhiều bước để hoàn thành và yêu cầu có ngày kết thúc hoặc hạn chót. Trong ứng dụng ghi chép của tôi cũng có các ghi chú riêng cho dự án tôi đang thực hiện.

Ngay bây giờ, tôi có các ghi chú riêng cho các chuyến đi mình đang lên lịch, các buổi thuyết trình đang chuẩn bị và kể cả một ghi chú về việc viết cuốn sách này. Mỗi ghi chú chứa thông tin tôi cần nhớ để phát triển dự án; và quan trọng nhất là ghi lại những hành động tiếp theo tôi phải thực hiện. Ghi lại các ghi chú riêng lẻ cho từng dự án không chỉ giúp tôi lưu lại những việc mình đang thực hiện mà còn cho phép tôi lên kế hoạch những bước tiếp theo để giúp dự án tiến triển. Tiêu đề của tất cả các ghi chú dự án của tôi đều bắt đầu bằng từ “PRO”, để khi xem qua danh sách các ghi chú theo thứ tự bảng chữ cái, chúng đều được gom vào một chỗ.

Trong mỗi Ngày Duy Trì, tôi lật qua danh sách các dự án để xác định bước tiếp theo, chọn ra những việc cụ thể phải làm để thêm vào danh sách những công việc và mục tiêu đặt ra trong tuần. Nhờ vậy, mặc dù thường làm cả tá dự án một lúc, ít khi tôi phải nghĩ về chúng vì tôi biết Chris trong quá khứ đã lo liệu tất cả và Chris hiện tại (và Chris tương lai) sẽ phải giải quyết vào mỗi đầu tuần.

Nhiều dự án đòi hỏi nhiều sự tập trung hơn so với thời gian; ví dụ, khi phải thực hiện một bài thuyết trình 30 phút, mặc dù nó chỉ dài nửa tiếng, nếu giống tôi thì bạn sẽ suy nghĩ và lo lắng về bài thuyết trình rất nhiều giờ trước khi thực hiện nó. Ghi lại các dự án sẽ giúp bạn đẩy chúng ra khỏi đầu và nhờ đó có thể thực hiện chúng mỗi tuần, đồng thời khi không có kế hoạch thì có thể tập trung vào những việc trước mắt.

Danh sách lo lắng

Vào một buổi chiều, trong khoảng thời gian sau khi tốt nghiệp đại học và trước khi bắt đầu dự án nghiên cứu năng suất kéo dài một năm, tôi có rất nhiều điều đè nặng lên tâm trí, lo lắng về mọi thứ như liệu tôi có nên nhận một công việc toàn thời gian hay bắt đầu dự án AYOP, hoặc tôi phải làm gì để có bảo hiểm sức khỏe sau khi tốt nghiệp, cuộc sống của tôi sẽ như thế nào. Tôi đã tạo ghi chú dự án cho mỗi quyết định, trong đó ghi rõ các hành động tiếp theo, nhưng vẫn không thể ngừng lo lắng về chúng. Vậy nên, tôi ghi lại ngay cả những việc khiến mình lo lắng.

Để lấy lại sự chú tâm, tôi đã ghi lại mọi thứ mình đang lo lắng – dĩ nhiên, phần lớn là lo lắng quá mức cần thiết – và lên lịch một tiếng mỗi ngày để nghĩ về tất cả mọi thứ trong danh sách. Nếu nhận thấy mình đang lo lắng về điều gì đó trong suốt cả ngày, tôi tự nhắc mình đã lên lịch để lo lắng về nó sau, và nếu bắt đầu lo lắng về một điều mới trong ngày, tôi cũng tiếp tục ghi nó vào danh sách và để tâm đến nó sau.

Trong phần lớn trường hợp, tôi không cần danh sách này, nhưng nếu cảm thấy mọi thứ đang vượt khỏi tầm kiểm soát và muốn lấy lại sự tĩnh tâm, tôi tạo một danh sách để giúp trí óc được thanh thản.

Kiểm tra hòm thư

Khi nhìn ra xung quanh, chúng ta sẽ nhanh chóng nhận ra mình có bao nhiêu “hòm thư”.

Tôi định nghĩa hòm thư là bất cứ nơi nào bạn lưu trữ các kỳ vọng mà người khác dành cho mình (ví dụ như trả lời e-mail, tweet, tin nhắn Facebook, tin nhắn thoại, lời mời LinkedIn và thư), hoặc bất kỳ nơi nào bạn lưu trữ kỳ vọng của bạn dành cho chính mình (ví dụ như nghe podcast, phân loại giấy tờ trên bàn làm việc hoặc đọc bài nghiên cứu đã đánh dấu). Tôi là người có bản tính thích hoàn thành mọi thứ và cập nhật những tin nhắn mọi người gửi cho mình. Nhưng giống như tất cả mọi người, số lượng hòm thư tôi có qua thời gian là quá nhiều.

Vì thế, vào Ngày Duy Trì, tôi xem xét lại và loại bỏ dần các hòm thư đã tích tụ trong tuần. Tôi cũng đảm bảo mình loại bỏ các ý tưởng và nhiệm vụ đã ghi lại trong dịp nghỉ cuối tuần trong ứng dụng ghi chép.

“Túi thơm”

Nếu bạn muốn ghi lại những việc chưa hoàn thành ở một cấp độ cao hơn, thì đây là một số cách yêu thích của tôi:

♦ Dán giấy nhớ khắp nơi: Tôi thích ghi lại các ý tưởng khi chúng nảy sinh, nhưng vì tắt điện thoại từ 8 giờ tối tới 8 giờ sáng hôm sau, nên không phải lúc nào tôi cũng có thể ghi lại chúng trong điện thoại. Vì vậy, tôi dán giấy nhớ khắp nơi. Tôi để tập AquaNotes chống nước trong phòng tắm đề phòng khi các ý tưởng nảy ra khi tôi ở trong đó. Tôi để một cuốn ghi chú trên bàn cạnh đầu giường với bút có đèn thắp sáng (được thiết kế cho phi công) để viết lại tất cả ý tưởng nảy sinh khi tôi ngủ thiếp đi hoặc thức dậy. Khi đi ra ngoài mà không mang theo điện thoại, tôi mang sổ tay bỏ túi để ghi lại các ý tưởng nảy ra trong đầu. Những ý tưởng, nhiệm vụ và sáng kiến chỉ có giá trị khi bạn ghi lại và thực hiện chúng. Giữ các cuốn sổ ghi chép ở mọi nơi giúp tôi ghi lại rất nhiều trong số chúng.

♦ Những mật khẩu đơn giản hơn: Mật khẩu là thứ cực kỳ khó nhớ, tôi đã giải quyết vấn đề này theo hai cách: sử dụng một phần mềm quản lý mật khẩu trong đó lưu trữ tất cả mật khẩu, và điền tự động (tôi khuyên bạn nên dùng 1Passoword hoặc LastPass). Tôi cũng có một hệ thống đơn giản để nghĩ ra các mật khẩu mới: mật khẩu cho tất cả trang web và dịch vụ của tôi chỉ đơn giản là tên của website, nhưng thay vì đánh tên website, tôi sẽ đánh chữ cái bên trái chữ cái trong tên website trên bàn phím (ví dụ “Google” trở thành “Fiifkw”), sau đó điền thêm một nhóm các chữ số và dấu hiệu đặc biệt ở phía cuối, sau đó sử dụng chuỗi ký tự này cho mọi mật khẩu (tôi thêm “8S5x8” để tạo thành “Fiifkw8S5x8”). Điều này khiến mọi mật khẩu của tôi không bị trùng lặp, khó đoán và tuyệt vời nhất là tôi không thể quên.

♦ Sắp xếp e-mail: Có nhiều thứ không đáng giữ trong tâm trí – trong đó bao gồm nơi bạn lưu trữ e-mail. Gần đây, IBM đã thực hiện một nghiên cứu so sánh những người phân loại e-mail thành từng thư mục với những người chỉ lưu lại và sẽ tìm kiếm chúng sau. Trung bình các ứng viên mất 66.07 giây để tìm lại e-mail, hoặc 72.87 giây để tìm e-mail trong thư mục – và đấy là còn chưa tính đến khoảng thời gian sắp xếp e-mail vào các thư mục lúc đầu! Bạn không cần phải bỏ thời gian và sự tập trung để sắp xếp và lưu trữ e-mail. Thay vào đó, mỗi khi cần, hãy tìm lại chúng.

CỐ ĐẨY NĂNG SUẤT ĐI QUÁ XA

Từ khi được cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó truyền cảm hứng cách đây 10 năm, tôi nhận thấy có một ranh giới dễ bị vượt qua và khi đi quá ranh giới đó, bạn bắt đầu dành quá nhiều thời gian để quản lý và lên kế hoạch những việc phải làm thay vì thật sự thực hiện chúng. Làm việc một cách chủ tâm hơn là chìa khóa của năng suất, nhưng chúng ta cũng có thể đưa ý tưởng này đi quá xa. Đây là cái bẫy nhiều người mắc phải khi bắt đầu tìm hiểu về năng suất – bản thân tôi cũng vậy.

Từ những gì tôi biết, những người năng suất nhất chính là những người tìm được sự cân bằng giữa hai thái cực, họ hiểu được sức mạnh của việc ghi lại và tổ chức những việc phải làm, nhưng cũng không hi sinh công việc thật sự để cố trở nên hiệu quả.

Nghiên cứu cho thấy việc ghi lại danh sách những việc phải làm đã làm giảm khả năng bạn hoàn thành các việc đó, bởi lẽ việc ghi danh sách sẽ tạo cảm giác giống như khi đang hoàn thành công việc trong khi nó không giúp bạn hoàn thành cái gì cả. Để có thêm sự chú tâm, tôi cho rằng bạn phải dọn sạch mọi thứ đang làm khỏi tâm trí và ghi lại những điều dang dở khiến bạn để tâm trong ngày. Nhưng bạn cũng phải thật sự chú ý để khiến mọi việc không đi quá xa. Bạn cảm thấy hiệu quả chưa chắc đó là sự thật – và đây là điều bạn cần nhớ khi gom và tổ chức mọi thứ mình cần làm.

Cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó vẫn được đặt một cách trang trọng trên kệ sách của tôi cho tới hôm nay. Tôi nghĩ điều đó đủ để nói lên rằng, trong 10 năm qua, hệ thống này đã kết hợp chặt chẽ với công việc và cuộc sống của tôi đến mức tôi còn không nhận ra là mình đang thực hiện nó.

Tuy thế, tôi chưa từng làm theo mọi điều trong cuốn sách. Hệ thống đó tương đối phức tạp và quá dễ để chúng ta đẩy nó đi quá xa. Nhưng tôi phải ghi nhận rằng, David đã nói nhiều lần phần quan trọng của phương pháp GTD không phải là việc bạn theo dõi nó sát sao đến đâu, mà là bạn biểu đạt và tổ chức mọi thứ mình cần làm; bạn có thể chỉ dùng những phương pháp hiệu quả với mình và bỏ qua phần còn lại.

“Hãy tự cho mình vài giờ đồng hồ và tóm lấy mọi thứ bạn để tâm tới theo đúng nghĩa đen,” ông nói với tôi. “Bạn không cần phải đi quá xa – chỉ cần để ý đến những gì khiến bạn chú tâm mà thôi.”

Ưu điểm của việc ghi lại mọi thứ bạn phải làm lớn hơn hẳn nhược điểm của nó, nhưng bạn phải cực kỳ chú tâm, đừng tỏ ra quá cực đoan khi thực hiện kỹ thuật này – hoặc các kỹ thuật khác trong sách. Các kỹ thuật tăng năng suất tồn tại để giúp bạn làm việc thông minh hơn, nhưng nó chỉ hữu ích khi bạn vẫn có thể làm việc.

THỬ THÁCH GHI LẠI

Thời gian cần thiết: 20-30 phút

Năng lượng/ Độ tập trung: 9/10

Giá trị: 9/10

Thú vị: 9.5/10

Điều bạn nhận được: Mặc dù nhìn bên ngoài có thể không phải vậy, nhưng đây có lẽ là thử thách thú vị và đem lại cảm giác tự do nhất trong cuốn sách này. Bạn sẽ giải phóng được rất nhiều sự tập trung để dồn vào những điều quan trọng trong ngày và có thể đầu tư công sức vào công việc, cảm thấy thư thái và tự tin hơn khi kiểm soát được công việc cũng như sẽ không có gì bị bỏ quên.

Một trong những bài học lớn nhất tôi có được từ dự án này, đặc biệt là trong việc thay đổi cách sống và làm việc, chính là những thay đổi càng nhỏ thì tôi càng có nhiều cơ hội thành công. Những thay đổi nhỏ ít đáng sợ hơn, và vì thế làm tăng khả năng duy trì chúng. Đó là lý do tại sao nhiều thử thách trong cuốn sách này đều khá nhỏ: chúng dễ thực hiện hơn, mà ngay cả sau khi đã thực hiện rồi, nhiều khả năng bạn vẫn sẽ duy trì, từ đó trở nên năng suất hơn. Nếu bạn tạo thói quen tập thể dục và chỉ cho mình tập năm phút mỗi ngày, tới cuối tuần, chắc chắn bạn sẽ muốn tập thêm.

Điều này đặc biệt đúng khi biểu đạt những công việc, dự án và những điều dang dở trong đầu. Giá trị của việc ghi lại mọi thứ trong tâm trí là rất lớn, nhưng bạn có thể cố gắng quá sức đến nỗi nản chí hoặc đẩy mọi việc đi quá xa.

Thử thách của tôi dành cho bạn là thực hiện nghi thức dọn sạch trí não, giống với nghi thức đã khiến tôi bị cuốn vào chủ đề năng suất. Hãy tắt tất cả thiết bị và ngồi xuống với chỉ một cuốn sổ tay và một cây bút, ghi lại mọi thứ nảy ra trong tâm trí khiến bạn để tâm, dù nó bao gồm những công việc hoặc dự án bạn cần phải làm, những việc bạn đang lo lắng hoặc những việc bạn đã quên và đang chờ đợi.

Khi đã viết ra mọi thứ khiến bạn để tâm, tôi nghĩ bạn sẽ muốn bắt đầu tổ chức tất cả mọi thứ theo một hệ thống bên ngoài, dù chỉ để duy trì cảm giác tuyệt vời đó.