Thời gian đọc ước tính: 10 phút

GIỜ VÀNG CỦA BẠN TRONG THỰC TẾ

Sau khi TED phát hành bài phỏng vấn với tôi, dự án của tôi bắt đầu đi vào quỹ đạo, ngày càng nhiều người muốn nói chuyện với tôi về năng suất. Lần nào cũng vậy, câu hỏi tôi nhận được hầu như đều là một ngày bình thường của tôi diễn ra như thế nào. Lúc đầu, tôi không ngờ lại được hỏi câu đó nhiều đến vậy, nhưng về sau tôi thấy nó hoàn toàn hợp lý: Tôi đã thử nghiệm các thời gian biểu hằng ngày trong suốt một thập kỷ tới khi chọn ra được cách sắp xếp tối ưu cho mình.1

Sau khi thử nghiệm với nhiều kiểu thời gian biểu trong dự án – kể cả lần thảm họa mà tôi ngủ dậy lúc 5 giờ 30 phút mỗi sáng – tôi chọn được một thời gian biểu cho phép mình hoàn thành nhiều việc nhất:2

1. Hơn nữa, các lịch hằng ngày là “hình khiêu dâm năng suất” theo đúng nghĩa đen của từ này: chúng dễ đọc, thú vị và dễ quên. Đừng lo: Tôi sẽ làm hết sức để khiến chương này trở nên thực tiễn nhất có thể! Hơn nữa, tôi cần phải chuộc lỗi vì đã viết về lịch sử thời gian từ nguồn gốc thiên văn ở phần trước. (TG)

2. Thời gian biểu hằng ngày của tôi khi đang viết những dòng này và một năm sau vẫn gần như không đổi. (TG)

♦ 6 giờ 30 phút sáng – 7 giờ sáng: Thức dậy tự nhiên.

♦ 7 giờ sáng – 9 giờ sáng: Ăn sáng, tập thể dục, thiền định, tắm.

♦ 9 giờ sáng – 1 giờ chiều: Viết.

♦ 1 giờ chiều – 3 giờ chiều: Giải lao.

♦ 3 giờ chiều – 8 giờ tối: Đọc, thực hiệntham gia các buổi phỏng vấn và họp.

♦ 8 giờ tối – 11 giờ tối: Giải trí, đi ngủ.

Mặc dù thời gian biểu này nhìn qua thì đơn giản, nhưng logic của nó lại rất sâu xa.

Theo dõi mức thời gian và năng lượng trong vài tuần lễ rõ ràng là rất khó khăn – đặc biệt là khi bạn phải bỏ caffeine, rượu và đường trong quá trình này – nhưng những gì rút ra được sau thử thành mà tôi đã viết ở Chương 4 sẽ đem lại cho bạn rất nhiều điều tuyệt vời có giá trị hàng thập kỷ. Nếu bạn thật sự không thể vượt qua thử nghiệm đó, ít nhất hãy đặt chuông báo mỗi giờ trên điện thoại và quan sát mức năng lượng của bạn lên xuống trong ngày như thế nào.

Sau khi hoàn thành thử nghiệm thiền định, tôi nhận ra có ba việc đem lại nhiều giá trị nhất cho dự án: viết bài, thực hiện thử nghiệm năng suất và đọc hoặc nghiên cứu về chủ đề năng suất.

Thời điểm tối ưu trong ngày để thực hiện những việc quan trọng nhất là Giờ vàng sinh học. Lý do thì quá hiển nhiên: trong Giờ vàng sinh học, bạn có ít nhất gấp đôi năng lượng và độ tập trung để dồn vào việc cần làm. Khi thực hiện những việc quan trọng nhất trong khoảng thời gian này, bạn hoàn thành chúng nhanh hơn, làm việc say mê hơn, hiệu quả cao hơn, mức độ quyết tâm lớn hơn và cũng sẽ bắt đầu làm việc thông minh hơn thay vì chỉ đơn giản là chăm chỉ hơn.

Giờ vàng sinh học của tôi là từ 10 giờ sáng đến trưa và từ 5 chiều đến 8 giờ tối, và mỗi ngày trong dự án tôi chủ yếu thực hiện hai việc trong khoảng thời gian đó: viết bài cho trang web và nghiên cứu về năng suất. Tôi đã thiết kế một số thử nghiệm năng suất chạy ngầm dưới nền mỗi khi tôi làm việc (giống như chỉ dùng điện thoại thông minh một giờ mỗi ngày), và một số thử nghiệm khác thì trở thành công việc mà tôi tập trung nhất trong một hoặc hai tuần (giống như thử nghiệm thiền định). Bất cứ khi nào thực hiện các thử nghiệm, tôi lại áp dụng chúng vào thời gian biểu của mình.

Sau khi tính toán lúc nào mình có nhiều năng lượng nhất, tôi khoanh vùng Giờ vàng sinh học mỗi ngày trên lịch, không chỉ để dành khoảng thời gian đó cho các việc quan trọng mà còn để trống lịch phòng trường hợp có việc quan trọng khác xen vào. Mỗi khi phỏng vấn một chuyên gia về năng suất, phải trả lời một buổi phỏng vấn quan trọng, thuyết trình, xắn tay làm ba việc quan trọng hằng ngày, hay muốn bỏ hết tâm sức thực hiện một trách nhiệm có ý nghĩa nào đó, ví dụ như đi ăn tối với bạn gái, tôi làm tất cả để sắp xếp sự kiện đó rơi vào giờ vàng của mình.

Mặc dù không thể tránh khỏi các sự việc gián đoạn – không ai hoàn toàn kiểm soát được việc sử dụng thời gian – tôi nhanh chóng nhận ra Giờ vàng sinh học đáng để sử dụng một cách thông minh và gìn giữ thật cẩn thận.

Mối quan hệ này rất đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng: càng xếp nhiều việc quan trọng và có ý nghĩa vào Giờ vàng sinh học, công việc và cuộc sống của bạn càng có ảnh hưởng và ý nghĩa hơn.

TẬP TRUNG VÀO HIỆN TẠI

Nhiều khả năng bạn từng có những ngày hoàn thành danh sách công việc cực kỳ nhẹ nhàng và hoàn thành nhiều việc hơn hẳn ngày khác. Và cũng đã có những ngày mà mặc dù đã làm mọi thứ theo kế hoạch, bạn vẫn không thể tập trung để hoàn thành công việc. Đó là một trong những khía cạnh kỳ lạ nhất của năng suất, và một điều nữa khiến nó trở nên mơ hồ: có những ngày bạn làm đủ mọi điều đúng đắn nhưng không có năng lượng hay sự tập trung để làm tốt công việc.

Với thời gian biểu hằng ngày mà tôi đã làm quen cho tới cuối dự án (và vẫn sử dụng cho tới giờ), tôi sẽ thiền định, ngắt kết nối Internet, làm việc chăm chú, tập thể dục, ngủ đủ giấc và thư giãn sau giờ làm việc. Tuy thế, có những ngày dường như các vì sao xếp thẳng hàng, tôi thấy mình viết được hàng nghìn từ và đọc hàng trăm trang sách, trong khi có những ngày tôi chỉ ngồi ở bàn và nhìn vào màn hình một cách vô thức, không có năng lượng và sự tập trung để làm bất cứ thứ gì.

Xác định được Giờ vàng sinh học của mình là rất quan trọng, nhưng cùng lúc đó, mức năng lượng và sự tập trung của bạn sẽ lên xuống theo những cách không thể lường trước. Có thể một đồng nghiệp đã bất ngờ chạy ra Starbucks mua cho bạn một tách cà phê, hoặc bạn được thăng chức và cảm thấy không gì có thể ngăn nổi mình cho tới hết ngày hôm đó. Hoặc có thể đội nhóm mời bạn một bữa trưa thật hoành tráng mừng sinh nhật, và mức năng lượng của bạn giảm thê thảm suốt phần còn lại của buổi chiều. Bất kể lý do là gì, không bao giờ bạn có thể dự đoán chính xác 100% mức năng lượng và sự tập trung của mình.

Mẹo tăng năng suất:

Ngay bay giờ hãy lên Outlook, iCal, Google Calendar hoặc bất cứ phần mềm lên lịch nào bạn đang dùng và khoanh vùng Giờ vàng sinh học cho vài tuần tới. Hãy đảm bảo bạn đặt nhắc nhở 30 và 15 phút trước giờ vàng, nhờ thế bạn có thể nhớ bắt tay vào thực hiện một trong những việc quan trọng và có ảnh hưởng lớn nhất.

Ngày hôm qua, tôi đã lên kế hoạch kỹ càng cho hôm nay, nhưng khi đã tới lúc ngừng làm việc, tôi thấy mình vẫn có hứng, những con chữ cho cuốn sách vẫn liên tục tuôn chảy. Tôi không muốn dừng lại – và đúng là tôi đã không làm thế. Tôi có nhiều năng lượng hơn dự kiến, vậy nên tôi quyết định thức muộn hơn, đến khuya vẫn viết lách, rồi ngủ bù vào sáng hôm nay. Nếu bạn đang có hứng thực hiện dự án, vẫn còn nhiều năng lượng và sức tập trung vào lúc 10 giờ tối, tại sao lại không làm việc lâu hơn chút khi bạn có thể linh hoạt thời gian để làm điều đó?

Mặt khác, nếu đã 10 giờ tối và bạn không còn năng lượng hoặc sự tập trung nữa, tốt hơn là bạn hãy đi nghỉ sớm để tiếp tục làm việc khi có nhiều năng lượng và sự tập trung hơn vào buổi sáng. Điều này hoàn toàn dễ hiểu, nhưng một lần nữa, ý định đúng chưa chắc đã đồng nghĩa với hành động đúng. Để làm việc chú tâm hơn, khả năng nhận thức là cực kỳ quan trọng. Bạn phải ý thức được mức năng lượng của mình để có thể sử dụng nó một cách thông thái trong cả ngày. (Nếu sự nhận thức này không đến với bạn một cách tự nhiên, đừng lo: tôi sẽ dành riêng Chương 20 để bàn về nhận thức và năng suất.)

Tôi luôn cố gắng quản lý thời gian càng ít càng tốt, và vì tôi chấp nhận ít cam kết nhất có thể (Chương 14), nó cho phép tôi điều chỉnh một ngày. Nhờ vậy tôi có thể thực hiện những việc quan trọng nhất khi có nhiều năng lượng nhất, và ngược lại.

Dần dần, tôi nhận ra trong khi phần lớn mọi ngày đi theo quy luật lên xuống của mức năng lượng, có những ngày khác lại không như thế. Vào những ngày đó, tôi càng cố gắng thích nghi với mức năng lượng thì càng làm việc hiệu quả.

Quản lý thời gian chỉ trở nên quan trọng khi bạn xác định những việc mình muốn hoàn thành và biết mình có bao nhiêu năng lượng cùng sự tập trung trong ngày.

Mức độ tập trung cũng lên xuống như mức năng lượng. Trong khi tôi nhận thấy khả năng tập trung tăng lên và giảm đi theo mức năng lượng, cũng sẽ có những khoảng thời gian trong ngày mà bạn có sức tập trung ít hơn hoặc nhiều hơn, ví dụ như khi còn ít người ở văn phòng hoặc khi bạn thấy mình không bị sao lãng bởi các buổi họp hoặc điện thoại. Bạn nên để ý mức độ tập trung của mình trong ngày, đặc biệt là khi nó biến đổi khá nhiều, nếu bạn có con cái ở nhà, hoặc bạn phải thực hiện các công việc nhóm ở chỗ làm.

MỨC ĐỘ TỔ CHỨC HOÀN HẢO

Trong dự án về năng suất, tôi không chỉ phải kiểm soát số giờ làm việc mỗi tuần, mà còn cả cách tôi tổ chức mỗi ngày. Khác với các công việc cứng nhắc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều mà tôi từng làm qua, trong dự án này, tôi được tự do sắp xếp giờ làm việc theo cách mình muốn, cũng như thử nghiệm để xem thời gian biểu mới đó khiến hiệu quả tăng lên hay giảm đi.

Giống như với số giờ làm việc, một ngày của bạn cũng có mức độ tổ chức và lượng thời gian rảnh tối ưu, trong đó mức tổ chức là đủ cao để hướng dẫn bạn trở nên năng suất hơn, nhưng không cao đến nỗi bạn cảm thấy ngày làm việc bị cứng nhắc và không kiểm soát được.

Theo Paul Graham, đồng sáng lập hãng đầu tư mạo hiểm Y Combinator, con người trong nền kinh tế tri thức có hai kiểu thời gian biểu: lịch của “nhân viên” và lịch của “giám đốc”. Như Paul đã viết trên trang blog của mình: “Lịch giám đốc là để dành cho sếp. Nó được thể hiện trong cuốn sổ ghi cuộc hẹn truyền thống, với mỗi ngày được cắt thành từng khối kéo dài một giờ. Bạn có thể khoanh vùng vài giờ để làm một việc nào đó nếu cần, nhưng bình thường thì bạn mặc định sẽ thay đổi việc mình làm mỗi giờ.” Lịch của giám đốc thường bao gồm những buổi họp, hẹn gặp, cuộc gọi và e-mail. Nhưng nếu bạn là nhân viên, lịch của bạn hoàn toàn ngược lại – những ngày làm việc hiển nhiên sẽ ít tổ chức hơn vì bạn không phải quản lý con người hoặc dự án.

Tự hỏi mình đang là nhân viên hay giám đốc sẽ cho bạn thấy đặc điểm cơ bản của mình; nghĩa là mức độ tổ chức bạn có thể mong đợi từ bản chất công việc. Bạn có thể nằm đâu đó ở giữa; trong dự án, tôi vừa phải viết nội dung vừa phải tham dự rất nhiều các cuộc họp, vậy nên tôi làm theo lịch của nhân viên vào buổi sáng và sắp xếp tất cả các buổi họp và phỏng vấn vào buổi chiều trong Giờ vàng sinh học của mình. Biết được vị trí của mình sẽ giúp bạn khám phá ra tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc và mức độ tổ chức thời gian mỗi ngày.

Dù bạn là nhân viên hay quản lý, một mức độ tổ chức nhất định cũng cực kỳ quan trọng. Tổ chức giúp sắp xếp mọi thứ phù hợp với Giờ vàng sinh học của bạn, hướng dẫn bạn hoàn thành những điều mình muốn và giúp bạn nuôi dưỡng sự tập trung cùng năng lượng để hoạt động cả ngày. Nhưng ngoài sắp xếp cho phù hợp với Giờ vàng sinh học, ý định và bản chất công việc, mức độ tổ chức cao hơn sẽ khiến một ngày làm việc bị bó buộc và bạn thấy mình có ít quyền kiểm soát. Và mức độ tổ chức càng cao, bạn càng khó điều chỉnh cho phù hợp với cách làm việc trong ngày.

Điều tương tự cũng đúng với việc tổ chức thời gian rảnh và nghỉ cuối tuần. Tổ chức thời gian khi không làm việc nghe có vẻ vô lý (và không thú vị), nhưng các nghiên cứu đã cho thấy làm vậy sẽ giúp bạn trở nên tập trung, sáng tạo, năng động, phấn chấn, vui vẻ, chú tâm vào những việc mình làm và dễ “vào guồng” hơn – trạng thái kỳ diệu mà thời gian có vẻ như trôi nhanh hơn, cứ như là không hề tồn tại trên đời. Tôi không tin vào cách tổ chức thời gian làm việc hoặc thời gian rảnh quá chặt chẽ (còn gì là thú vị nữa?), nhưng có tổ chức một chút cũng hữu ích. Ví dụ, trong dự án này, tôi đã phát hiện ra mình có nhiều năng lượng hơn khi tạo thời gian biểu đại khái cho kỳ nghỉ cuối tuần, ngay cả khi nó bao gồm sắp xếp thời gian ngồi gác chân mà chẳng làm gì cả.

THỬ THÁCH “LÀM VIỆC TRONG GIỜ VÀNG SINH HỌC”

Thời gian cần thiết: 5 phút

Năng lượngĐộ tập trung: 4/10

Giá trị: 8/10

Thú vị: 7/10

Điều bạn nhận được: Bạn sẽ hoàn thành các việc có ảnh hưởng và quan trọng nhất một cách hiệu quả hơn, vì bạn sẽ làm chúng khi có nhiều năng lượng nhất – thay vì khi chúng trở nên cấp bách hoặc quan trọng.

Một trong những cách hiệu quả nhất mà tôi phát hiện ra để hoàn thành nhiều việc hơn trong ít thời gian hơn là quản lý thời gian ít nhất có thể, và thực hiện các công việc khi mình có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất – cả hai tăng và giảm đồng đều trong ngày. Lên kế hoạch làm việc sẽ chỉ mất năm phút lúc đầu ngày, nhưng thời gian tiết kiệm được có thể gấp 10 lần như vậy.

Ngày mai, hãy thử để Giờ vàng sinh học và mức năng lượng định đoạt những việc bạn làm.1 Dưới đây là một số gợi ý hữu ích:

● Trong Giờ vàng sinh học, hãy sắp xếp lịch để thực hiện ba việc quan trọng nhất – đặc biệt là việc nào đòi hỏi nhiều năng lượng và độ tập trung nhất.

● Gìn giữ Giờ vàng sinh học – khoảng thời gian đó là của riêng bạn để làm việc thật hiệu quả.

● Khoanh vùng Giờ vàng sinh học trên lịch để không ai đặt lịch với bạn trong giờ đó, để tự nhắc mình khi nào là lúc tập trung làm việc, và dành riêng khoảng thời gian đó cho những việc có ảnh hưởng lớn hoặc các dự án quan trọng cần làm.

● Thích nghi liên tục. Trong khi Giờ vàng sinh học cho thấy mức năng lượng của bạn lên xuống như thế nào trong một ngày bình thường, sẽ có những ngày khác thường khi bạn có ít hoặc nhiều năng lượng hơn. Hãy điều chỉnh cho phù hợp. Đừng sợ thay đổi những gì mình đang làm khi thấy có nhiều hoặc ít năng lượng hơn bình thường.

● Nếu bạn là nhân viên, hãy gom các cuộc họp và hẹn gặp với nhau để khi thay đổi trạng thái, bạn có thể giải quyết tất cả cùng lúc.

Mức năng suất mỗi giờ của bạn sẽ không ổn định – nó phụ thuộc mức năng lượng và sự tập trung mà bạn có. Giống như không phải mọi nhiệm vụ đều như nhau, các giờ trong ngày cũng có vai trò khác nhau.

Quản lý thời gian ở chừng mực nào đó là không thể tránh khỏi, nhưng bạn sẽ làm được nhiều việc hơn nếu thực hiện những công việc có ý nghĩa nhất khi bạn có nhiều năng lượng nhất – không phải khi bạn có nhiều thời gian nhất.

Giờ vàng sinh học của bạn là vốn quý; hãy sử dụng sao cho hợp lý.

1. Bản thân tôi thích tắt đồng hồ trên máy tính. Phần mềm xếp lịch sẽ tự động báo khi nào đến lúc phải đổi trạng thái trước khi các cuộc họp bắt đầu để tôi chuẩn bị, và tôi cũng luôn nhìn vào bức tranh toàn cảnh cả ngày khi lên kế hoạch cho những việc mình muốn hoàn thành. (TG)