Thời gian đọc ước tính: 9 phút 29 giây

LÀM VIỆC 90 GIỜ MỖI TUẦN

Một trong những phần hay ho nhất của dự án là tôi dành phần lớn thời gian để đọc, nghiên cứu, thực hiện phỏng vấn, thử nghiệm và viết lách, nên về lý thuyết, tôi có thể làm việc 168 giờ (24×7) mỗi tuần nếu thật sự muốn. Tôi có thể kéo dài công việc để phù hợp với khoảng thời gian mình có. Ngoài sức ép phải hoàn thành thật nhiều việc mỗi ngày tự đặt cho mình, tôi hoàn toàn được tự do và linh hoạt lựa chọn số giờ làm việc, điều này khiến các thử nghiệm năng suất kiểu như làm việc 90 giờ mỗi tuần trở nên khả thi. (Trong khi với phần lớn các dự án khác, tôi làm việc trung bình 46 giờ mỗi tuần.)

Trước khi bắt đầu AYOP, bất cứ khi nào tôi có những việc phải làm nhiều hơn thời gian mình có để làm việc đó – điều gần như lúc nào cũng xảy ra – tôi thường kéo dài thời gian làm việc để hoàn thành công việc.

Khi bạn cảm thấy danh sách việc phải làm của mình còn giãn nở nhanh hơn cả vũ trụ, làm việc nhiều giờ hơn dường như là lựa chọn tối ưu để hoàn thành mọi thứ. Bề ngoài, nó hoàn toàn hợp lý: càng làm việc nhiều giờ, bạn càng có nhiều thời gian để hoàn thành tất cả.

Nhưng thực tế, làm việc nhiều giờ hơn nghĩa là bạn có ít thời gian hơn để lấy lại sự tập trung và nạp năng lượng, kết quả là khiến bạn căng thẳng và thiếu năng lượng.

Điều này khiến tôi tò mò, đặc biệt là khi công việc trong dự án của tôi nhiều lên nhanh chóng: Có cách nào tốt hơn và thông minh hơn để hoàn thành mọi thứ không? Hay làm việc nhiều giờ hơn là lựa chọn duy nhất?

May thay, tôi đã tạo ra môi trường lý tưởng để kiểm chứng.

Để tìm hiểu gốc rễ mối liên hệ giữa số giờ làm việc và năng suất, tôi đã thiết kế một thử nghiệm năng suất để kiểm tra độ hiệu quả của mình bị ảnh hưởng thế nào khi làm việc quá nhiều hoặc quá ít thời gian. Trong bốn tuần, tôi luân phiên làm việc 90 và 20 giờ mỗi tuần.

Trong quá trình thử nghiệm, vào cuối mỗi ngày và mỗi tuần, tôi tự hỏi mình ba câu hỏi:

♦ Tôi còn bao nhiêu năng lượng và khả năng tập trung?

♦ Tôi dễ bị sao lãng đến đâu?

♦ Tôi đã hoàn thành những việc mình định làm chưa?

Mỗi ngày và mỗi tuần tôi đều lập danh sách những gì mình đã hoàn thành để so sánh số giờ làm việc ảnh hưởng đến năng suất như thế nào.

Là một người đam mê khoa học, tôi phải nói rằng thử nghiệm này chẳng khoa học chút nào. Nhưng tôi nhanh chóng nhận ra hai bài học quan trọng và bất ngờ từ nó.

HAI BÀI HỌC QUAN TRỌNG

Sau khi trải qua một tuần làm việc 90 giờ và một tuần làm 20 giờ, tôi nhanh chóng nhận ra một điều bất ngờ khi nhìn vào nhật ký thử nghiệm: tôi chỉ hoàn thành nhiều hơn chút xíu khi làm việc 90 giờ mỗi tuần so với làm việc 20 giờ.

Đó có thể là một trong những phát hiện bất ngờ nhất trong dự án. Nó đi ngược lại tất cả những gì tôi biết về năng suất; tôi đã luôn mặc định rằng làm việc nhiều giờ hơn sẽ cho bạn thêm thời gian để hoàn thành tất cả những việc cần làm.

Thoạt nhìn, phát hiện này thật vô lý – cho tới khi tôi không chỉ nhìn vào số thời gian tôi dành cho công việc, mà cả mức năng lượng và sự tập trung tôi sử dụng để làm việc.

Khi dành nhiều thời gian hơn để làm việc trong những tuần căng thẳng, công việc của tôi trở nên ít gấp gáp hơn; tôi dành ít năng lượng và sự tập trung hơn cho mọi thứ mình định làm. Nhưng khi chỉ có ít thời gian trong tuần làm việc 20 giờ, tôi buộc mình phải dành nhiều năng lượng và độ tập trung vào khoảng thời gian ngắn hơn đó nhằm hoàn thành mọi việc cần thiết. Dĩ nhiên, sức ép tôi cảm thấy từ thử nghiệm này cũng là tự tôi đặt ra – tôi không có sếp, đội nhóm hoặc các hạn chót đang đến. Nhưng bài học rút ra vẫn không kém phần quan trọng:

Bằng cách kiểm soát lượng thời gian bạn dành cho một nhiệm vụ nào đó, bạn sẽ kiểm soát được mức năng lượng và sự tập trung cho nó.

Bài học giá trị thứ hai mà tôi có được từ thử nghiệm này là mặc dù trên giấy tờ tôi hoàn thành số lượng công việc gần như nhau trong các tuần căng thẳng cũng như thư giãn, tôi lại cảm thấy năng suất gấp đôi khi làm việc nhiều giờ. Mặc dù không sử dụng sự tập trung và năng lượng hợp lý, tôi vẫn chắc chắn mình cảm thấy năng suất hơn.

Thật khó để không cảm thấy năng suất khi bạn bận bịu cả ngày. Nhưng sự bận bịu không đồng nghĩa với năng suất nếu nó không giúp bạn hoàn thành gì cả.

Trước khi bắt đầu dự án, vào cuối ngày và cuối tuần, khi suy ngẫm lại mình đã làm việc hiệu quả đến đâu, tôi thường mắc phải một sai lầm nghiêm trọng: Tôi nhìn vào độ bận rộn thay vì số việc mình làm được. Năng suất là một khái niệm khó nắm bắt; vì thật khó để biết được bạn hoàn thành bao nhiêu việc mỗi ngày, nhìn vào độ bận rộn là một cách nhanh gọn và thường kém chính xác để xác định năng suất.

Giữa tuần làm việc 20 giờ, tôi không khỏi cảm thấy tội lỗi vì mình không bận rộn cả ngày như lẽ ra phải thế. Vì làm việc ít giờ hơn, tôi cho rằng mình đã kém năng suất hơn, và do đó cũng trở nên khắt khe hơn hẳn với bản thân – mặc dù tôi đã dành cực nhiều năng lượng cùng sự tập trung vào những việc cần làm và hoàn thành số lượng công việc tương tự.

Đây là cái bẫy mà gần như ai cũng mắc phải. Khi có nhiều việc phải làm hơn thời gian bạn có, thật dễ để đánh lừa chính bạn tin rằng chỉ có hai lựa chọn: làm việc với số giờ tiêu chuẩn mỗi tuần và không hoàn thành gì, hoặc bắt đầu làm việc thêm giờ để hoàn thành tất cả.

Nhưng như tôi đã phát hiện ra trong thử nghiệm này, còn một lựa chọn thứ ba ít hiển nhiên hơn nhưng lại có sức mạnh lớn lao: hãy học cách dành nhiều năng lượng và sự tập trung hơn để có thể làm xong nhiều hơn trong ít thời gian hơn.

VỚI NHỮNG VIỆC QUAN TRỌNG, SỬ DỤNG ÍT THỜI GIAN HƠN

Khi tôi làm việc 20 giờ một tuần, một điều thần kỳ bắt đầu xảy ra: tôi buộc mình phải sử dụng nhiều năng lượng hơn trong thời gian ngắn để làm xong cho nhanh.

Khi giới hạn thời gian bạn dành cho một nhiệm vụ quan trọng, nó sẽ dẫn đến những điều sau:

♦ Bạn tự đặt ra các hạn chót, chúng khuyến khích bạn dành nhiều năng lượng và sự tập trung vào công việc trong thời gian ngắn hơn.

♦ Bạn tạo nên độ cấp bách của công việc, vì bạn có ít thời gian để thực hiện nó.

♦ Bạn lật ngược một số đặc điểm gây trì hoãn, vì giới hạn thời gian bạn dành cho công việc khiến nó trở nên có tổ chức hơn, ít nhàm chán, bực bội và khó khăn hơn.

Và khi bạn còn làm việc đó trong Giờ vàng năng suất thì sao nhỉ? À… Đó là điểm chạm bóng tối ưu trên cây vợt năng suất của bạn.

Tiện thể, thu ngắn thời gian làm việc cũng là cách tốt để khởi động cho những việc khó khăn mà bạn dễ trì hoãn. Ví dụ, vào những ngày không muốn tập luyện hoặc thiền định, tôi sẽ thu ngắn thời gian thiền định hoặc tập luyện trong tâm trí cho tới khi không còn cảm thấy khó chịu nữa. Tôi có thể tập trong một giờ không? Không, tôi không muốn làm thế. 30 phút thì sao? Tốt hơn rồi, nhưng vẫn nhiều quá. Thế 20 phút vậy? Hoàn hảo, tôi sẽ tập luyện trong 20 phút! Thu ngắn thời gian làm việc lúc nào cũng đem lại kết quả kỳ diệu – và chiêu này cũng hiệu quả để luyện những thói quen mới. Hơn nữa, một khi đã bắt đầu, nhiều khả năng bạn sẽ muốn tiếp tục làm việc quá cả khoảng thời gian gây khó chịu ban đầu.

Sau khi thực hiện thử nghiệm này, bất cứ khi nào cần viết một bài quan trọng, chuẩn bị bài nói chuyện hoặc hoàn thành các dự án nhỏ trong suốt phần còn lại của dự án lớn, thay vì xếp nguyên cả buổi chiều để làm việc, tôi sẽ chỉ dành ra hai hoặc ba tiếng, thường là giữa Giờ vàng sinh học. Và bất cứ khi nào nắm được lượng thời gian, độ tập trung và năng lượng cần thiết để hoàn thành công việc, tôi cũng làm xong việc đó.

Với khoảng thời gian hữu hạn, tôi không còn lựa chọn nào khác.

SỐ GIỜ LÀM VIỆC CHÍNH XÁC BẠN NÊN ÁP DỤNG MỖI TUẦN

Nếu giới hạn thời gian dành cho việc nào đó khiến bạn làm việc hiệu quả hơn, liệu quy luật tương tự có đúng khi làm việc ít giờ hơn không?

Thật đáng ngạc nhiên, một vài nghiên cứu đã chứng minh điều này là đúng.

Nếu bạn chỉ làm việc một giờ mỗi tuần, dù bạn có quản lý năng lượng và sự tập trung giỏi đến đâu, bạn cũng sẽ không thể năng suất được. Làm việc một giờ mỗi tuần không đủ để hoàn thành bất cứ việc gì quan trọng.

Nhưng năng suất cũng giảm đi khi bạn làm việc quá nhiều giờ. Làm việc 90 giờ mỗi tuần trong khoảng thời gian lâu hơn một tuần sẽ chỉ dẫn đến kiệt sức. Làm thế sẽ khiến bạn gần như không có thời gian để nạp lại năng lượng và lấy lại sự tập trung. Cũng giống như làm việc quá ít giờ, bạn cũng có thể làm quá nhiều giờ.

Vậy đâu là số giờ làm việc tối ưu mỗi tuần?

Khi thực hiện dự án, tôi đã áp dụng con số phù hợp với mình là 46 giờ một tuần, đủ để tôi hoàn thành mọi việc trong khi vẫn có thời gian để nạp lại năng lượng và lấy lại sự tập trung trong ngày. Nhưng các nghiên cứu đã cho thấy số giờ làm việc lý tưởng mỗi tuần thậm chí còn ít hơn. Người ta khuyến cáo con số tối ưu là 35-40 giờ.

Thoạt nhìn, 35-40 giờ có vẻ quá ít. Khi danh sách những việc phải làm luôn nhiều hơn số giờ bạn có trong ngày, bạn có thể cảm thấy tội lỗi nếu chỉ làm việc 40 giờ một tuần, đặc biệt là nếu mọi người quanh bạn tiếp tục làm việc 46 hoặc 60 giờ hoặc nhiều hơn mỗi tuần.

Nhưng các nghiên cứu đã cho thấy sau khoảng 35 hoặc 40 giờ, năng suất của bạn bắt đầu giảm rõ rệt.

Trong thời gian ngắn, làm việc thêm giờ giúp tăng năng suất rất nhiều, đặc biệt là khi hạn chót đang tới gần. Đôi khi, đơn giản là bạn có quá nhiều việc phải làm và đành phải dành nhiều thời gian hơn. Nhưng về lâu dài, làm việc nhiều giờ hơn sẽ dẫn đến thảm họa – đặc biệt là nếu nó khiến bạn có ít thời gian hơn để nuôi dưỡng sự tập trung cũng như năng lượng, như tôi sẽ thảo luận vấn đề này ở các chương sau. Sau 35-40 giờ làm việc, các nghiên cứu cho thấy biên hiệu quả của bạn bắt đầu giảm đi, cho đến khi “sau tám tuần làm việc 60 giờ, lượng công việc hoàn thành chỉ bằng với tám tuần làm việc 40 giờ”. Cũng trong nghiên cứu này, với tuần làm việc kéo dài 70 và 80 giờ, bạn sẽ đạt đến điểm trung hòa tương tự chỉ sau ba tuần. Nếu làm việc 90 giờ mỗi tuần, tôi chạm đến điểm này chỉ sau hai tuần, mặc dù hai tuần đó có xen giữa một tuần thư giãn làm việc 20 giờ.

Nhưng thường thì ngay cả trong ngắn hạn, làm việc nhiều giờ hơn cũng có thể làm giảm năng suất. Một nghiên cứu cho thấy khi làm việc 60 giờ mỗi tuần, để hoàn thành thêm một giờ công việc, bạn sẽ phải làm thêm hai giờ. Tuy thế, một nghiên cứu khác chỉ ra rằng năng suất của bạn “sụt giảm sau chỉ 55 giờ – nó giảm sâu đến nỗi một người làm việc 70 giờ chẳng làm được gì trong 15 giờ dôi ra cả.”

Sau một thời điểm nào đó, bạn sẽ đơn giản làm nhiều việc bận bịu hơn là làm những việc quan trọng hoặc có ý nghĩa. Bạn sẽ cảm thấy ít tội lỗi hơn, giống như tôi khi làm việc 90 tiếng một tuần, nhưng bạn cũng sẽ kém hiệu quả hơn nhiều.

Trong nền kinh tế thời gian, khi công việc đòi hỏi ít năng lượng và sự tập trung, số giờ làm việc và lượng sản phẩm của bạn có mối liên hệ trực tiếp, và vì thế làm việc nhiều giờ khiến bạn năng suất hơn. Tuy thế, ngày nay đẳng thức năng suất đã thay đổi. Vì thời gian, sự tập trung và năng lượng đều đóng góp vào năng suất, làm việc nhiều giờ hơn có thể phá hỏng năng suất vì nó ảnh hưởng đến năng lượng và sự tập trung.

Trong nền kinh tế tri thức, những người năng suất nhất không chỉ quản lý thời gian tốt – họ còn quản lý năng lượng và độ tập trung hiệu quả. Giới hạn thời gian bạn dành cho công việc – dù cho một việc quan trọng hay tất cả mọi việc nói chung – là một cách tốt để sử dụng thời gian, sự tập trung và năng lượng hợp lý hơn. Tùy vào mức độ kiểm soát của bạn trong công việc, đặt giới hạn số giờ làm việc nói chung – ngay cả những giới hạn phù hợp như làm việc 35 giờ – có thể không khả thi. Nhưng bất cứ khi nào có thể, bạn cũng nên đặt giới hạn thời gian làm việc để sử dụng nhiều năng lượng hoàn thành chứ không phải thời gian quý giá.

THỬ THÁCH “RÚT NGẮN THỜI GIAN”

Thời gian cần thiết: 1 phút

Năng lượngĐộ tập trung: 4/10

Giá trị: 8/10

Thú vị: 8,5/10

Điều bạn nhận được: Bạn sẽ học cách sử dụng nhiều năng lượng và sự tập trung để hoàn thành công việc trong ít thời gian hơn.

Thử thách trong chương này rất đơn giản: ngày mai, hãy giới hạn số giờ bạn dành cho một nhiệm vụ quan trọng và tuân thủ chặt chẽ giới hạn đó.

Cách yêu thích của tôi để giới hạn số giờ làm việc là đặt đồng hồ đếm lùi trên điện thoại chỉ bằng nửa số thời gian mà tôi nghĩ là đủ để làm việc gì đó. Nếu tôi nghĩ mình cần bốn giờ để viết một bài thuyết trình quan trọng, tôi sẽ chỉ lên lịch hai giờ – nếu có thể thì trong Giờ vàng sinh học.

Kỹ thuật này sẽ không phù hợp với mọi việc trong danh sách của bạn, nhưng nó rất hợp với những nhiệm vụ quan trọng nhưng hạn chót còn lâu mới tới.

Khi bắt đầu giới hạn khoảng thời gian dành cho một số nhiệm vụ cụ thể, tôi dám cá là bạn cũng sẽ bắt đầu giới hạn thời gian làm việc nói chung. Thường xuyên làm việc quá 35 hoặc 40 giờ mỗi tuần sẽ ngày càng khiến bạn ít hiệu quả hơn vì nó khiến bạn phạm nhiều sai lầm hoặc đưa ra các quyết định tồi, cả hai đếu khiến bạn mất nhiều thời gian để sửa chữa. Nó cũng khiến bạn bỏ lỡ những ý tưởng mới, cơ hội, lối tắt và cơ hội để làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn.

Khi luôn phải làm việc quá nhiều giờ hoặc sử dụng quá nhiều thời gian cho công việc, đó thường không phải là dấu hiệu cho thấy bạn có quá nhiều việc phải làm – nó cho thấy bạn chưa sử dụng năng lượng và sự tập trung đúng cách.