Thời gian đọc ước tính: 8 phút, 8 giây

LOẠI CÔNG VIỆC TỒI TỆ NHẤT

Trong nhiều năm, tôi đã chán ngấy với những việc có tính duy trì – kiểu như tưới cây, dọn hòm thư, cắt móng, phân loại thư từ, nấu ăn, mua đồ lặt vặt. Các công việc kiểu này rất quan trọng vì chúng hỗ trợ cho cuộc sống riêng và công việc của bạn, nhưng chúng đem lại ít hiệu quả so với những việc quan trọng và có ý nghĩa hơn.

Vì các việc có tính duy trì là một phần không thể thiếu trong cuộc sống, chúng thường khó rút gọn, thuê ngoài hoặc xóa bỏ, cũng giống như những việc đem lại ít hiệu quả trong công việc (Phần bốn). Nhưng bạn cũng sẽ không thể là một thành viên bình thường của xã hội nếu không làm những việc đơn giản như dọn dẹp nhà cửa, nấu ăn, đổ rác, rửa bát đĩa hoặc giặt quần áo. Những công việc đó chiếm rất nhiều quỹ thời gian vốn đã hạn hẹp của bạn.

Nhưng mặt khác, chúng cũng rất quan trọng để hỗ trợ bạn hoàn thành những việc mình muốn. Thật khó để ăn uống lành mạnh nếu không nấu ăn lành mạnh; thật khó để có bề ngoài đẹp nếu không cạo râu hay gội đầu vài ngày một lần; và thật khó để cảm thấy tích cực lúc về nhà khi nơi ở của bạn là một mớ hỗn độn.

Trong một thử nghiệm kỳ quặc của dự án, tôi thử trở thành kẻ lười biếng trong một tuần. Tôi mua đồ ăn ngoài cả tuần, tắm ba lần một tuần, mặc quần ở nhà hoặc pyjama cả ngày, và dĩ nhiên vẫn cố trở nên hiệu quả hết mức có thể trong điều kiện đó. Giữa thử nghiệm, tôi bắt đầu cảm thấy tồi tệ khi cố gắng loại bỏ nhiều việc có tính duy trì nhất có thể. Và tôi nhận ra rằng những việc đó cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn sống lành mạnh, vui vẻ, hòa đồng và năng suất.

NGÀY DUY TRÌ

Khi tôi ra ở riêng lần đầu lúc học đại học, các công việc có tính duy trì tăng lên nhanh chóng. Quần áo không bỗng dưng được giặt một cách thần kỳ hộ tôi, rau củ không tự động xuất hiện trong bếp và cây cối không tự tưới mỗi tuần. Tôi có nhiều việc vặt phải làm hơn mỗi ngày. Cùng lúc đó, tôi cũng không muốn sử dụng khoảng thời gian ít ỏi quý giá còn lại mỗi ngày cho những việc duy trì cuộc sống hiện tại.

Một buổi sáng Chủ nhật, khi tôi đang vắt óc suy nghĩ cách để hoàn thành những việc mới mẻ này một cách hiệu quả hơn, một bóng đèn bỗng lóe lên: Thay vì làm các việc linh tinh đó suốt tuần, tôi gộp chúng lại và làm nhiều nhất có thể một lúc thì sao?

Để thử nghiệm, vào tuần tiếp theo, tôi cố ý không làm những việc có tính duy trì này suốt tuần. Thay vào đó, tôi ghi danh sách những việc phát sinh và giải quyết toàn bộ vào sáng Chủ nhật tiếp theo. Và nó mang lại hiệu quả thần kỳ, tôi làm xong nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ít hơn.

Từ đó trở đi, tôi đã duy trì cách sắp xếp này. Tôi gọi nó là “Ngày Duy Trì”.

Ngày Duy Trì của tôi vô cùng đơn giản và hiệu quả: trong cả tuần, tôi ghi lại tất cả những công việc mang tính duy trì nhưng hiệu quả thấp vào danh sách – từ mua hàng đến cắt móng – và thay vì làm rải rác trong tuần, tôi làm hết cùng một lúc.

Cuối cùng, tôi không còn cảm thấy mình đang sống vật vờ khi làm những việc không đem lại kết quả gì cho đời trong suốt cả tuần. Và tôi có nhiều thời gian, sự tập trung và năng lượng hơn cho những việc thật sự quan trọng và có ý nghĩa trong tuần.

TÔI LÀM GÌ TRONG NGÀY DUY TRÌ

Nếu bạn tò mò, dưới đây là danh sách những việc tôi để dành đến sáng Chủ Nhật mới làm – tất cả khiến tôi tốn 4-6 giờ để hoàn thành một cách thư thả:

♦ Mua hàng

♦ Dọn nhà và văn phòng

♦ Lập kế hoạch ăn uống và làm việc

♦ Tỉa và cạo râu

♦ Giặt quần áo

♦ Chuẩn bị bữa trưa trong các hộp Tupperware cho cả tuần

♦ Tưới cây

♦ Đọc các bài viết tôi đã hoãn lại trong tuần

♦ Xem lại dự án và xác định bước tiếp theo

♦ Xem lại danh sách các việc đang hoãn lại

♦ Xác định ba kết quả cho tuần tiếp theo

♦ Dọn dẹp hòm thư

♦ Xem lại danh sách các việc đã hoàn thành

Hiển nhiên, Ngày Duy Trì của bạn sẽ khác. Ví dụ, nếu có con nhỏ, chỉ dọn nhà vào sáng Chủ nhật có thể sẽ không hợp lý. Nhưng bạn có thể lau dọn hai hoặc ba ngày mỗi tuần, để dành phần lớn các ngày khác cho những việc quan trọng hơn. Dù lối sống của bạn như thế nào – dù bạn là nhà khởi nghiệp độc thân hoặc một nhân viên văn phòng đã có gia đình – hiển nhiên, bạn có các công việc mang tính duy trì có thể gộp lại và làm hết cùng một lúc.

Những công việc mang tính duy trì, theo đúng bản chất, luôn phải được thực hiện. Bạn không thể luôn rút gọn, giao cho người khác, thuê ngoài hoặc loại bỏ, nhưng bạn có quyền kiểm soát làm chúng khi nào. Bằng cách gộp hết lại và thay đổi thời gian thực hiện những công việc này, bạn đã tạo ra khoảng trống để tập trung vào những việc quan trọng hơn trong tuần.

Nếu sắp xếp một Ngày Duy Trì là phi thực tế với bạn, hãy cố gắng lập danh sách những công việc mang tính duy trì bạn phải làm trong tuần và tạo danh sách duy trì. Nhờ thế, bạn có thể ghép một số việc với nhau để làm lúc có ít năng lượng và không thể tập trung vào các việc quan trọng nhiều ý nghĩa hơn.

Có một điều kỳ lạ với những việc mang tính duy trì: mặc dù chúng tốn nhiều thời gian để hoàn thành, nhưng phần lớn trong số chúng không hề tiêu tốn năng lượng hoặc sự tập trung. Thực ra, bạn có thể làm phần lớn những công việc này một cách tự động mà không cần suy nghĩ nhiều.

Trong khi việc phải để tâm đến nhiều nhiệm vụ đòi hỏi năng lượng hoặc sự tập trung một lúc sẽ khiến bạn ít hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều nhiệm vụ một lúc mà vẫn hiệu quả với các nhiệm vụ mang tính duy trì kiểu này, bởi chúng gần như không tiêu tốn năng lượng và sự tập trung. Khi làm những công việc mang tính duy trì, bạn vẫn sẽ bảo toàn được sự tập trung và năng lượng.

Dưới đây là những cách yêu thích của tôi để sử dụng thời gian hợp lý khi thực hiện các việc trong danh sách duy trì:

♦ Làm cùng ai đó, ví dụ như bạn gái, để khiến các việc này thú vị và có ý nghĩa hơn.

♦ Nghe podcast hoặc audiobook khi làm. Tôi phải làm quá nhiều việc trong Ngày Duy Trì, thế nên, tôi thường nghe được cả nửa cuốn sách khi làm xong.

♦ Gọi điện hoặc tán gẫu qua Skype với ai đó để nói chuyện một cách có ý nghĩa trong khi làm việc.

♦ Làm việc chú tâm để luyện “cơ bắp tập trung”.

♦ Chủ động không suy nghĩ gì trong khi làm việc vặt để tâm trí được nghỉ ngơi và thư giãn.

Hãy cố đặt giới hạn thời gian khi làm các việc mang tính duy trì nhằm hoàn thành nhiều hơn trong khoảng thời gian ít hơn. Chỉ cần đảm bảo bạn không làm trong Giờ vàng sinh học – vì khoảng thời gian đó là thiêng liêng để làm những công việc quan trọng và có ý nghĩa.

Bạn muốn hoàn thành nhiều việc hơn trong khi thực hiện những công việc trong Ngày Duy Trì? Có vô số cách: bạn có thể tải podcast để học ngôn ngữ mới, lên kế hoạch đi nghỉ, tập luyện giảm cân hoặc luyện kỹ năng mới.

Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn tất cả các việc mang tính duy trì trong cuộc sống, nhưng bạn có thể dành thời gian cho chúng một cách thông minh và hiệu quả hơn.

NHẮM TỚI SỰ KHÔNG HOÀN HẢO

Sau khi bắt đầu thực hiện phương pháp Ngày Duy Trì, tôi nhận thấy rất nhiều lợi ích ngoài việc có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng và nhiều ý nghĩa trong tuần. Ngày Duy Trì giúp bạn giải quyết cả những mớ hỗn độn hiện hữu trong tâm trí, để tiếp cận với sự minh mẫn và tràn đầy năng lượng mỗi tuần. Ngoài ra, bạn sẽ có được cảm giác vô cùng tuyệt vời khi làm xong 10 hoặc 15 việc một lúc, sau đó xóa chúng khỏi danh sách công việc.

Dần dần, một trong những lợi ích ẩn giấu lớn nhất là nó khiến tôi lãng phí ít thời gian hơn. Về bản chất, các nhiệm vụ mang tính duy trì không nên quá cầu toàn. Chúng đem lại ít lợi ích. Chúng hỗ trợ công việc của bạn nhưng không quan trọng như những việc đem lại nhiều lợi ích và ý nghĩa.

Nhiều người – bao gồm cả chính tôi – là những người cầu toàn. Chúng ta có xu hướng tiếp tục làm những việc quá cả mức “đủ tốt”, khi đó lợi ích thu được từ khoảng thời gian đầu tư cho chúng giảm nhanh chóng. Picasso đã dành cả cuộc đời làm chủ nghệ thuật hội họa; mọi cải tiến dù là nhỏ nhất cũng khiến công việc của ông phong phú hơn.

Nhưng những việc mang tính duy trì không đem lại hiệu quả như vậy trên cùng một lượng thời gian bỏ ra. Khi đi quá mức độ nào đó, quá chú tâm đến các việc lặt vặt sẽ khiến bạn chiếm dụng sang khoảng thời gian dành cho các hoạt động có ý nghĩa hoặc lợi ích lớn hơn.

Gộp các việc mang tính duy trì lại với nhau – dù là trong Ngày Duy Trì hay danh sách duy trì – sẽ giúp bạn không dành quá nhiều thời gian cho chúng. Việc này cũng hạn chế những nhiệm vụ ít ý nghĩa hơn, giúp bạn tránh lãng phí thời gian, và nhờ vậy có thời gian để tập trung vào những việc thật sự quan trọng.

Có thời điểm và vị trí cho sự hoàn hảo – nhưng đó không phải là những việc vặt. Khoảng thời gian dôi ra mà bạn dành cho chúng đơn giản là bị lãng phí. Bạn có thể luôn khiến căn nhà sạch bóng, nhưng có ai quan tâm đến điều đó đâu?

Gom tất cả những việc có tính duy trì lại và giải quyết chúng cùng một lúc là liều thuốc hoàn hảo để trở thành người cầu toàn trong những công việc không cần thiết.

CÁI KẾT CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trong một cuốn sách viết về năng suất, thật kỳ lạ khi tôi chỉ dành ba chương cho các kỹ thuật quản lý thời gian. Nhưng như tôi đã thảo luận, quản lý thời gian không còn giữ được tầm quan trọng trong thời đại kinh tế tri thức nữa.

Trong nền kinh tế tri thức, những người hiệu quả nhất coi thời gian là bối cảnh làm việc. Bạn vẫn cần quản lý thời gian cho hợp với công việc của người khác và để làm việc thông minh hơn. Nhưng bất cứ khi nào có thể, những người hiệu quả nhất coi quản lý thời gian có tầm quan trọng thấp hơn quản lý năng lượng và độ tập trung. Từng có thời kỳ thời gian là nguồn tài nguyên duy nhất chúng ta phải quản lý. Ngày nay, thời gian, sự tập trung và năng lượng có mối liên hệ chặt chẽ hơn nhiều so với trước đây, và những người hiệu quả nhất sẽ quản lý cả ba.

Quản lý thời gian là bất khả thi. Bạn chỉ có thể quản lý khi làm việc gì đó. Bạn không thể quản lý hoặc kiểm soát thời gian – nó vẫn cứ trôi đi suốt 13,8 tỷ năm nay, và không hề cho thấy dấu hiệu dừng lại.

THỬ THÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian cần thiết: 10 phút suốt tuần; một vài giờ cho cả nghi thức tùy vào số lượng việc bạn gộp vào nhau.

Năng lượngĐộ tập trung: 2/10

Giá trị: 7/10

Thú vị: 8/10

Điều bạn nhận được: Bạn tiết kiệm được nhiều năng lượng và sự tập trung để làm những việc quan trọng hơn trong tuần. Bạn cũng sẽ trì hoãn ít hơn, minh mẫn hơn và cảm thấy tuyệt vời khi hoàn thành cả tá việc duy trì cùng một lúc.

Xác lập nghi thức Ngày Duy Trì là một trong những cách hiệu quả nhất để giải phóng sự tập trung và năng lượng trong tuần.

Dưới đây là thử thách cho chương này: tuần sau, hãy tiếp tục làm các việc mang tính duy trì trong ngày, nhưng khi làm, hãy ghi lại vào danh sách Ngày Duy Trì những việc bạn cho rằng có thể để lại làm sau. (Ví dụ, tưới cây hoặc đổ chậu phân mèo là không trì hoãn được.) Nếu giống tôi, hẳn bạn sẽ ngạc nhiên với số lượng các việc không cần làm trong tuần mà có thể gộp hết lại trong Ngày Duy Trì hoặc danh sách duy trì.

Tuần sau đó, hãy sắp xếp Ngày Duy Trì, hoặc một nửa ngày để làm tất cả cùng một lúc. Để sử dụng thời gian đó hiệu quả hơn, hãy dùng năng lượng và độ tập trung còn thừa trong công việc cho những thứ quan trọng và ý nghĩa hơn, ví dụ như học một ngôn ngữ mới hoặc nghe NPR podcast ưa thích. Chỉ cần đảm bảo bạn không làm trong Giờ vàng sinh học – vì khoảng thời gian quý giá đó nên dành cho những công việc quan trọng và có ý nghĩa.

Nếu giống tôi, một khi đã bắt đầu, bạn sẽ không muốn trở lại với cách làm cũ nữa.