Thời gian đọc ước tính: 7 phút, 25 giây

PHÁ VỠ SỰ TẬP TRUNG

Những kỹ thuật như đặt mục tiêu trong ngày, thực hiện nhiệm vụ, coi cuộc đời là một tập hợp các điểm nóng và tạo không gian cho tâm trí dạo chơi, tất cả đều sẽ giúp bạn nhìn nhận công việc cũng như cuộc sống rõ ràng hơn, đồng thời cho phép bạn thực hiện những điều quan trọng mỗi ngày.

Nhưng dĩ nhiên, không phải tất cả các yếu tố sao lãng đều xuất phát từ bạn. Quan trọng không kém so với việc luyện tập sức tập trung là bảo vệ nó khỏi các tác nhân gây gián đoạn từ bên ngoài khiến bạn mất tập trung và giảm năng suất.

Một trong những điều tôi nhận thấy khi bắt đầu sử chỉ dụng điện thoại thông minh một giờ mỗi ngày – ngoài việc duy trì sự minh mẫn – là tôi ít bị sao lãng hơn rất nhiều. Thay vì bị phân tâm liên tục, tôi có thể đào sâu hơn những việc mình đang làm bất kể việc đó phức tạp thế nào, vì tôi không phải liên tục tập trung trở lại. Trước thử nghiệm này, khi đang làm việc, chỉ một tin nhắn hoặc tác nhân gián đoạn nào đó là đã đủ để phá vỡ sự tập trung của tôi, và phải mất rất nhiều thời gian tôi mới quay lại được trạng thái cũ. Một công việc đòi hỏi càng nhiều sự chú tâm thì quá trình hồi phục càng lâu.

Các thông báo không cần thiết có thể không khiến bạn mất quá nhiều thời gian, nhưng nó lại khiến bạn mất rất nhiều sự tập trung: mỗi khi bạn nhận được thông báo có e-mail mới, tin nhắn, thông báo trên Twitter hoặc Facebook, bạn ngay lập tức bị mất tập trung, và điều này dẫn tới giảm sút năng suất ghê gớm, đặc biệt là khi bạn đang làm những công việc phức tạp.

Từ khi chuyển từ nền kinh tế thời gian sang nền kinh tế tri thức, chúng ta không còn đánh đổi thời gian để nhận tiền lương. Giờ đây, chúng ta còn đánh đổi cả sự tập trung ngay cả sau giờ làm. Trong tất cả các công việc toàn thời gian từng làm, tôi được phát một chiếc máy tính xách tay để có thể làm việc ngay cả khi ở nhà, và tôi cũng thường mặc định mình sẽ làm vậy. Các yếu tố gây sao lãng thường không tồn tại khi bạn về nhà sau một ngày làm việc trên dây chuyền lắp ráp tại nhà máy – sau khi bấm máy chấm công, bạn hoàn toàn làm chủ sự tập trung. Ngày nay, mọi sự đã đảo ngược. Mặc dù bạn có thể không bao giờ ngắt kết nối, việc bảo vệ sự tập trung khỏi sự gián đoạn có thể đem lại hiệu quả thần kỳ – dù bạn làm việc ở nhà hay văn phòng làm việc.

Bạn có thể đã bị gián đoạn nhiều hơn bạn nghĩ. Các yếu tố gián đoạn đã thâm nhập sâu vào từng khía cạnh công việc đến nỗi bạn khó có thể nhận diện được chúng. Tuy nhiên, theo RescueTime, công ty chuyên theo dõi chính xác thời gian sử dụng máy tính của mọi người, một nhân viên văn phòng mở e-mail 50 lần và dùng ứng dụng nhắn tin 77 lần một ngày. Theo công ty nghiên cứu Basex, các yếu tố gây sao lãng như e-mail và tin nhắn khiến nền kinh tế Mỹ mất đi 650 tỷ đô-la năng suất mỗi năm. Rõ ràng trong nền kinh tế tri thức, sự tập trung rất đáng giá. (Chúng ta sẽ nghiên cứu kỹ chi phí tổn thất to lớn của tật làm nhiều việc một lúc – tật này có thể gây hại cho năng suất của bạn hơn nữa, ở chương sau.)

Cũng theo Basex: “Thời gian mất tập trung và thời gian phục hồi chiếm 28% thời gian làm việc trong ngày của một nhân viên.” Gloria Mark, nhà nghiên cứu về sự tập trung tại Đại học California, đã phát hiện ra rằng: “Mỗi nhân viên chỉ dành 11 phút cho bất kỳ dự án nào đó trước khi bị phân tâm,” và trung bình một nhân viên phải mất 25 phút để tập trung trở lại. Đó là cái giá quá đắt cho những yếu tố gây phân tâm vô nghĩa như e-mail và tin nhắn.

Sau thử nghiệm điện thoại thông minh, tôi bắt đầu thực hiện một việc khá đơn giản: tắt tất cả thông báo trên điện thoại và máy tính. Đột nhiên, khi ai đó gửi tin nhắn, tweet hoặc e-mail, tôi không còn bị phân tâm khỏi việc đang làm và có thể bắt đầu tiếp nhận các thông tin mới theo thời gian biểu và điều kiện của riêng tôi.

Nhiều người quên rằng điện thoại, máy tính và các thiết bị khác tồn tại để phục vụ chúng ta – chứ không phải muốn làm chúng ta phân tâm cả ngày. Tôi không đeo đồng hồ, vì vậy mỗi lần lôi điện thoại ra để xem giờ – việc này xảy ra vài lần mỗi giờ – tôi cũng xóa các thông báo có thể làm gián đoạn những công việc quan trọng. Vì máy tính không gửi bất kỳ thông báo nào, tôi xóa chúng theo lịch trình định sẵn.

Tôi chỉ bị gián đoạn công việc khi ai đó tới gặp tôi trực tiếp, khi nhận cuộc gọi hoặc thông báo về một buổi họp sắp bắt đầu. Với tôi, những gián đoạn này là xứng đáng và chúng giúp tôi tiết kiệm được thời gian về lâu về dài.

LÝ DO BẠN KHÔNG THỂ NHỚ ĐƯỢC BẤT CỨ THỨ GÌ

Sau khi tắt gần như tất cả thông báo trên các thiết bị và bắt đầu ngắt kết nối Internet, một điều kỳ lạ nữa xảy ra: Tôi bắt đầu nhớ được nhiều thứ hơn hẳn.

Điểm kỳ lạ của phần lớn những kỹ thuật tăng năng suất là chúng vừa giúp bạn hoàn thành nhiều hơn mỗi ngày, lại vừa khiến bạn cảm thấy kém năng suất hơn. Các kỹ thuật như lên một kế hoạch hoàn hảo, phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc, ngắt kết nối Internet, tất cả đều tạo điều kiện để bạn làm được nhiều hơn – nhưng chúng cũng khiến công việc của bạn ít thú vị hơn và khiến bạn có cảm giác không hoàn thành được nhiều. Loại bỏ các yếu tố gây sao lãng cũng gây nên hiệu ứng tương tự. Mặc dù khá nhiều nghiên cứu về những yếu tố gây sao lãng (và thói làm nhiều việc cùng lúc) cho thấy chúng làm giảm năng suất, hệ thống limbic sẽ cho bạn biết điều ngược lại, và cũng giống như khi bạn trì hoãn, thật khó để không nghe theo nó. Nhưng sau cùng, tất cả bằng chứng đều cho thấy việc loại bỏ các yếu tố gây sao lãng sẽ cho phép bạn hoàn thành nhiều hơn, chứ không phải ít hơn. Đặc biệt là sau khi bạn tính đến thực tế là hầu hết các yếu tố gây gián đoạn đều khiến bạn mất đến 25 phút năng suất, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra chúng có hại như thế nào.

Nhưng liên tục bị kích thích và mất tập trung cũng gây nên hậu quả lớn không kém: nó ảnh hưởng đến trí nhớ của bạn. Khi liên tục chuyển sự chú ý từ việc này sang việc khác, bộ não của bạn sẽ bị quá tải. Và khi đó, nó chuyển nhiệm vụ xử lý thông tin từ hồi hải mã (phụ trách ghi nhớ) sang các khu vực phụ trách những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, khiến bạn khó học được nhiệm vụ mới hoặc nhớ lại những gì mình đã làm trước khi bị sao lãng.

Trong cuốn The Shallows (Trí tuệ giả tạo), Nicholas Carr đã sử dụng một so sánh cực hay để mô tả điều này: “Tưởng tượng bạn đang đổ đầy bồn tắm bằng một cái vòi; đây cũng chính là thử thách tương tự như chuyển thông tin từ bộ nhớ ngắn hạn sang dài hạn. […] Khi đọc một cuốn sách, chiếc vòi thông tin chảy thành dòng ổn định và chúng ta có thể điều khiển nó theo tốc độ đọc.” Khi đọc, chúng ta chuyển thông tin từ bộ nhớ ngắn hạn sang dài hạn từng chút một. Điều ngược lại sẽ xảy ra khi chúng ta sử dụng các thiết bị kết nối Internet: chúng ta cung cấp cho hệ thống limbic một loạt các yếu tố sao lãng đầy quyến rũ, khiến bộ não bị quá tải và khó có thể chuyển thông tin từ bộ nhớ ngắn hạn sang dài hạn.

Từ lúc thức dậy cho tới khi lên giường đi ngủ, chúng ta luôn sử dụng Internet; kết nối liên tục với các yếu tố làm mất tập trung, xói mòn khả năng chú tâm, và khiến chúng ta ghi nhớ kém hơn. Bảo vệ trí nhớ là một lý do nữa để loại bỏ càng nhiều yếu tố gây sao lãng càng tốt.

Tôi sẽ thành thật với bạn: theo kinh nghiệm của tôi, ngừng sử dụng mạng có thể cực kỳ khó khăn, đặc biệt là khi bạn đã quen với việc luôn được các yếu tố gây sao lãng kích thích. Khi dự án nghiên cứu năng suất kéo dài một năm kết thúc, tôi vẫn chưa thể hoàn thiện; sau khi tắt gần như tất cả thông báo sau thử nghiệm điện thoại thông minh, tôi vẫn muốn kiểm tra tin nhắn mới khi không nhận được cả lô thông báo như trước. Nhưng cũng giống như bắt đầu một chế độ tập luyện mới, các cơ bắp tập trung của tôi ban đầu rất yếu và chúng trở nên mạnh mẽ hơn khi tôi bắt đầu thường xuyên bảo vệ chúng khỏi các tác nhân gây gián đoạn.

Khi hấp hối trên giường bệnh, bạn sẽ nhìn lại một cách tự hào tất cả những điều tuyệt vời và đầy ý nghĩa mà mình đã làm được, chứ không phải liệu bạn đã cập nhật e-mail hay chưa.

Bảo vệ các cơ bắp tập trung khỏi những yếu tố gây sao lãng sẽ giúp bạn có thêm sự chú tâm và tập trung để làm việc hăng say, hiệu quả và năng suất hơn.

Nhân tiện bàn về chủ đề sao lãng… Một trong những cách yêu thích của tôi để chế ngự những phiền nhiễu quanh mình (không chỉ những điều gây gián đoạn hoặc khiến bạn phải để tâm, mà còn khiến bạn hoàn toàn lơ đễnh) là sử dụng quy tắc “20 giây”. Các nhà tâm lý học tích cực (ví dụ như tác giả nổi tiếng Shawn Achor) cho rằng 20 giây là khoảng thời gian tạm đủ để kiểm soát và loại bỏ các yếu tố gây sao lãng, và quy tắc này cũng có thể được sử dụng nhằm mang lại lợi thế cho bạn. Trong một năm nghiên cứu về năng suất, tôi đã thử nghiệm tránh xa những yếu tố sao lãng trong vòng 20 giây và thu được kết quả mỹ mãn. Ví dụ, tôi nhận thấy khi để các món ăn vặt không lành mạnh cách xa bàn làm việc 20 giây di chuyển, tôi ngừng ăn vặt ngay lập tức. Một vài ví dụ nữa về quy tắc này trong thực tế là đặt trình duyệt e-mail dưới nhiều tầng lớp tệp tin nhằm khiến bạn mất nhiều hơn 20 giây mới truy cập được, đặt khay tài liệu ngay cạnh bàn để chỉ mất chưa tới 20 giây phân loại thứ gì đó, đặt món tráng miệng ở ngăn dưới cùng tủ lạnh, đặt điện thoại ở phòng khác khi làm việc, rút modem Internet và đặt mật khẩu dài 30 ký tự phức tạp cho các tài khoản mạng xã hội.

THỬ THÁCH THÔNG BÁO

Thời gian cần thiết: 5-10 phút, tùy vào số lượng thiết bị bạn sử dụng.

Năng lượngĐộ tập trung: 3/10, tùy vào khả năng kỹ thuật của bạn. Các tùy chỉnh thông báo thường tương đối dễ tìm.

Giá trị: 8/10

Thú vị: 7,2/10

Điều bạn nhận được: Bạn có thể lấy lại nhiều giờ năng suất mỗi ngày vì không còn bị gián đoạn liên tục bởi các thông báo. Bạn cũng sẽ ghi nhớ tốt hơn và tập trung nhiều hơn trong công việc.

Mỗi lần sao lãng lại khiến bạn mất nửa giờ năng suất, vì vậy, tốt hơn là bạn nên kiểm soát tình trạng này.

Nếu bạn giống tôi và những người tôi từng gặp, có lẽ bạn bị sao lãng nhiều hơn mình tưởng – nhưng may thay, mỗi thiết bị bạn sử dụng đều có tùy chỉnh để tắt thông báo. Trong thử thách này, tôi muốn bạn mở phần tùy chỉnh trên điện thoại, máy tính để bàn, máy tính bảng, đồng hồ thông minh hay bất kỳ thiết bị nào bạn sử dụng và tắt chức năng thông báo. Tắt rung, tiếng bíp, hộp thông báo hay bất cứ thứ gì khiến bạn phải để tâm trong ngày. Hãy đặc biệt giữ gìn sự tập trung trong Giờ vàng sinh học; nếu thỉnh thoảng bạn muốn đóng cửa văn phòng nhưng vẫn cần giữ liên lạc, Giờ vàng của bạn là thời điểm hoàn hảo để tạm dừng liên lạc bạn bè và đồng nghiệp. Bất kỳ sự sao lãng nào không đáng để bỏ ra 25 phút năng suất thì không nên giữ lại.

Ban đầu, hệ thống limbic của bạn có thể nhận thấy sự thiếu hụt kích thích liên tục khi bạn đang điều chỉnh sang trạng thái không gián đoạn, và bạn thậm chí có thể thấy kém năng suất hơn vì não bạn không được kích thích nhiều. Nhưng đến cuối ngày, bạn sẽ tập trung vào những việc quan trọng và có ý nghĩa – đó là chưa kể những việc hay ho bạn đã làm. Trên khía cạnh năng suất, đó mới là điều quan trọng.