Thời gian đọc ước tính: 11 phút, 22 giây.

NHỮNG VIỆC KHÔNG QUAN TRỌNG

Dù đã dành thời gian để tìm ra những điều có tác động lớn nhất khi bắt đầu dự án, tôi đã không làm gì để giải quyết những việc lặt vặt trong công việc cho tới khi đã quá muộn, lúc tôi đã bị đè bẹp bởi những việc mang tính hỗ trợ đơn thuần, và hiệu quả làm việc bị giảm sâu.

Tôi buộc phải thay đổi.

Tôi nhận thấy một điều đáng ngạc nhiên khi nhìn vào nhật ký thời gian đầu tiên của mình – ngoài khoảng thời gian trì hoãn công việc – là khoảng thời gian mà tôi đã dành để làm các việc ít lợi ích trong cả tuần. Mặc dù tôi cảm thấy năng suất vì luôn bận rộn làm việc, nhưng kết quả cuối cùng là tôi chẳng hoàn thành thứ gì có ý nghĩa.

“Định luật Parkinson” nói rằng công việc của bạn sẽ giãn ra cho vừa với khoảng thời gian bạn có. Trong dự án, tôi thấy định luật này đặc biệt đúng với những việc đem lại ít lợi ích. Vì hệ thống limbic kháng cự quyết liệt việc thực hiện những nhiệm vụ khó khăn nhưng có nhiều ích lợi, nên các việc ít ảnh hưởng mang tính hỗ trợ chính là “ma túy công việc” hay “kẹo ngọt công việc”. Bạn sẽ cảm thấy năng suất khi làm những việc đó – bạn cực kỳ bận rộn cơ mà. Nhưng chúng cũng khiến bạn hoàn thành ít công việc hơn.

Nhìn lại danh sách những công việc trong nhật ký thời gian, tôi nhận diện những việc lặt vặt trong công việc chiếm nhiều thời gian nhất – những việc đang ngày càng nhiều, chiếm hết thời gian tôi có. Theo mức độ tiêu tốn thời gian và năng lượng, những việc đó là:

♦ Trả lời e-mail

♦ Đi họp

♦ Đăng tải bài viết blog và tin tức

♦ Quản lý lịch trình

♦ Huấn luyện mọi người và doanh nghiệp về năng suất

♦ Nghiên cứu và lên lịch đi lại

♦ Điều phối và tham dự các buổi họp trực tuyến

♦ Bảo dưỡng trang web

♦ Quản lý tài khoản mạng xã hội

Có thể chính bạn cũng có những công việc mang tính hỗ trợ công việc chính – gần như bất cứ nhân viên nào trên đời cũng phải nhận quá nhiều e-mail và lời mời họp mặt.

Nhưng tôi phát hiện có một tin tốt: tất cả các việc mang tính hỗ trợ đều có thể được rút gọn, phân quyền hoặc xóa bỏ hoàn toàn.

TRÁI CÂY MỌC THẤP

Tùy vào mức độ gìn giữ thời gian, bạn có thể nhận thấy mình có một vài việc không quan trọng có thể loại bỏ hoàn toàn. Tuy thế, theo kinh nghiệm của tôi, sẽ rất khó để loại bỏ tất cả những công việc này. Trong các công việc từng làm, tôi được trả tiền để làm nhiều công việc không hiệu quả về mặt thời gian. Và mặc dù loại bỏ chúng có thể khiến tôi hiệu quả hơn, nó sẽ khiến tôi trông như một kẻ vô lại hoặc khiến tôi bị sa thải.

Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy có những nhiệm vụ và công việc có thể xóa bỏ hoàn toàn:

♦ Những cuộc họp ít tác dụng lặp đi lặp lại.

♦ Các cuộc gọi ít tác dụng, những bài viết vô bổ trên mạng xã hội, trang tin tức hoặc các yếu tố gây lãng phí thời gian khác.

♦ Các công việc và dự án không sử dụng hiệu quả thời gian hoặc tài năng của bạn.

♦ Các công việc và dự án bạn đóng góp được ít giá trị nhưng lại tốn nhiều thời gian.

Tôi nhận thấy những việc vặt hỗ trợ cho việc chính lúc nào cũng nhiều hơn những việc bạn có thể loại bỏ một cách an toàn. Nhưng nếu có “những quả mọc thấp” trong danh sách các việc ít quan trọng mà bạn có thể ngắt bỏ, bạn nên làm thế để giải phòng thời gian và sự tập trung quý giá cho những việc quan trọng nhất với mình.

Trong dự án nghiên cứu năng suất, tôi thấy mình chỉ có thể hoàn toàn loại bỏ một hạng mục trong danh sách – huấn luyện mọi người và doanh nghiệp. Mặc dù việc này đem lại kha khá tiền, nhưng nó không đóng góp trực tiếp cho dự án hoặc tiếp xúc với nhiều người hơn trong công việc.

Than ôi, tôi phải rút gọn phần còn lại theo cách thật khổ sở.

RÚT GỌN MỨC ĐỘ CAO

Tôi đã ở trong bể!! Tôi đã ở trong bể!!

— George Costanza

Sau khi bị mắc kẹt trong “địa ngục e-mail” và các buổi họp chừng một đến hai tháng, tôi quyết định thử nghiệm cách rút gọn các công việc hỗ trợ nhằm có thêm thời gian và sự tập trung để hoàn thành nhiều công việc thật sự có ý nghĩa hơn. Sau rất nhiều lần thử nghiệm, phạm sai lầm và những đêm phải làm việc tới khuya, tôi nhận ra câu trả lời hiệu quả nhất để rút gọn các công việc hỗ trợ là:

♦ Biết mình dành bao nhiêu thời gian và sự tập trung cho những việc mang tính hỗ trợ.

♦ Rút gọn các công việc này bằng cách đặt ra giới hạn.

Riêng việc viết nhật ký cũng đủ giúp bạn biết được mình đang làm gì mỗi ngày. Nhưng thời gian chỉ là một phần của vấn đề. Có những công việc đem lại ít lợi ích cũng khiến bạn tốn nhiều sự tập trung vào nó.

Hãy thử lấy ví dụ với e-mail. Sau khi bị ngập chìm trong e-mail trong khi thực hiện dự án, tôi đã nhờ vài người bạn (trong một cuộc khảo sát không chính thức) theo dõi tần suất kiểm tra e-mail của họ ở chỗ làm mỗi ngày. Mức trung bình là bao nhiêu? Con số thật khó tin là 41. Một nghiên cứu khác (khoa học hơn) cũng giúp tôi phát hiện ra phần lớn mọi người kiểm tra e-mail 15 phút một lần – cộng dồn lại là 32 lần trong ngày làm việc 8 giờ. Ba mươi hai lần kiểm tra e-mail trong một ngày cũng là số lần bạn bị sao lãng khỏi việc lẽ ra cần phải làm. Thật khó để duy trì sự minh mẫn trong điều kiện đó. Đọc e-mail có thể là một công việc mang tính hỗ trợ cực kỳ quan trọng, nhưng bạn chẳng cần kiểm tra đến 32 lần một ngày. (Tôi cũng chẳng khá khẩm hơn là mấy – ngay cả khi cố gắng làm việc chú tâm nhất có thể, tôi vẫn kiểm tra tin nhắn 36 lần một ngày.)

Sau khi tìm ra nguyên nhân, hãy nghĩ xem bạn tập trung vào nó bao nhiêu lần mỗi ngày, bằng cách ghi cụ thể số lượng trong một hoặc hai ngày.

Sau khi biết mình dành bao nhiêu thời gian và sự tập trung cho những việc vặt đó, bạn sẽ dễ giải quyết chúng hơn nhiều. Giải pháp tối ưu để rút gọn các việc này là đặt giới hạn cả về thời gian lẫn tần suất để tâm đến chúng.

NHỮNG THỨ TIÊU TỐN SỰ TẬP TRUNG

Một số công việc mang tính hỗ trợ sẽ chiếm cực kỳ nhiều sự tập trung thay vì thời gian. Ví dụ, bạn chỉ mất một hoặc hai phút để trả lời e-mail, nhưng khi kiểm tra e-mail quá nhiều lần mỗi ngày, đó cũng là vô số lần bạn chuyển sự tập trung từ những điều quan trọng sang các e-mail. (Chi phí chuyển đổi gắn với tật làm nhiều việc một lúc lớn đến nỗi tôi đã dành cả một chương để viết về chúng.) Ngoài ra, hiển nhiên việc không biết mình có nhận được thư mới nào không cũng khiến bạn chú ý đến nó nhiều hơn, đó là chưa kể đến các thông báo e-mail khiến bạn thường xuyên bị gián đoạn công việc khi đang cố gắng làm việc gì đó năng suất hơn.

Với những việc như kiểm tra e-mail, cách tốt nhất mà tôi đã khám phá ra để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng lên thời gian và năng suất là giới hạn số lần để tâm đến chúng trong một ngày. Tôi tắt thông báo, và chỉ kiểm tra e-mail vào một số giờ nhất định – buổi sáng, trước bữa trưa và lúc cuối ngày. Và tôi đã tìm ra một số giới hạn tương tự cũng đem lại hiệu quả thần kỳ cho những việc như kiểm tra mạng xã hội, gọi điện, gửi và trả lời tin nhắn.

Tuy nhiên, có một số e-mail đáng để chúng ta dành thời gian. Buộc bản thân phải chờ đợi trước khi trả lời giúp tâm trí của bạn có thời gian để thu thập và hình thành một câu trả lời thấu đáo. Và bạn cũng có thể giúp mình không phải gửi hàng tá e-mail qua lại.

Dưới đây là một số ví dụ về các giới hạn tôi đã đặt ra trong dự án:

♦ Lên lịch từng khoảng 30 phút mỗi ngày để giải quyết e-mail.

♦ Giới hạn số lần kiểm tra mạng xã hội chỉ năm lần mỗi ngày.

♦ Gộp các việc tương tự lại với nhau để ít để tâm đến chúng hơn (ví dụ: gọi tất cả các cuộc điện thoại liền một lúc).

♦ Giới hạn chỉ được bắt đầu năm cuộc hội thoại mới trên tin nhắn mỗi ngày.

♦ Chỉ kiểm tra e-mail khi có thời gian, sự tập trung và năng lượng để đáp lại tất cả những thư gửi tới.

Xác định trước khi nào bạn sẽ giải quyết những việc nhỏ kiểu như đọc e-mail – khác với việc cứ việc nào xuất hiện cũng làm ngay, hoặc khi bạn cảm thấy bị thôi thúc phải làm nó – sẽ đem lại nhiều lợi ích một lúc. Nó giúp bạn có thêm khoảng trống tập trung; làm việc chú tâm hơn, ngừng nghĩ tới những việc mang tính hỗ trợ vì bạn đã xác định từ trước khi nào mình sẽ tập trung vào chúng.

Tôi phải mất vài tuần để quen với thời gian biểu mới, tôi đã kiểm tra tin nhắn ít hơn. Nhưng cũng giống như việc kết nối Internet ít hơn trong ngày, tôi cũng quen với lịch làm việc mới, tôi tập trung ít hơn vào những việc không mấy quan trọng, và nhờ thế, tôi có sự minh mẫn chưa từng có cho những công việc thật sự.

NHỮNG THỨ TIÊU TỐN THỜI GIAN

Nhiều công việc mang tính hỗ trợ lấy đi nhiều thời gian của bạn hơn so với sự tập trung. Ví dụ như các buổi họp. Mặc dù những buổi họp có vai trò quan trọng quan trọng, người ta thường lãng phí lượng thời gian kinh khủng cho chúng: trung bình 37% thời gian của nhân viên văn phòng bị lãng phí vào các buổi họp. Một khảo sát với 150 quản lý cấp cao cho thấy họ nghĩ 28% các buổi họp là lãng phí thời gian vô ích. (Tôi cho là con số này phải trên 50% cho phần lớn nhân viên, vì các quản lý cao cấp ít khi bị mời đến những buổi họp vô bổ nhất.) Các buổi họp vô bổ ngược với những công việc mang tính hỗ trợ như kiểm tra e-mail: chúng ngốn rất nhiều thời gian những lại không khiến bạn tốn năng lượng hay sự tập trung.

Dưới đây là một số ví dụ về cách tôi đặt giới hạn cho các buổi họp trong dự án (dĩ nhiên, tôi có nhiều quyền kiểm soát lịch làm việc trong ngày hơn phần lớn nhân viên văn phòng và quản lý):

♦ Giới hạn chỉ được họp bốn giờ mỗi tuần – hoãn hoặc hủy các buổi họp ngoài quỹ thời gian này.

♦ Thỉnh thoảng nghỉ làm các việc mang tính hỗ trợ (ví dụ như ngừng kiểm tra e-mail một hoặc hai ngày bằng cách đặt trả lời tự động, nhờ thế, tôi có thể thực hiện một dự án quan trọng nào đó).

Các giới hạn này không chỉ khuyến khích tôi làm việc nhanh hơn mà còn buộc tôi phải nghĩ ra những ý tưởng để làm việc thông minh hơn, bởi lẽ quỹ thời gian của tôi chỉ có vậy. Với những việc mang tính hỗ trợ đòi hỏi nhiều thời gian và sự tập trung, tôi nghĩ đặt giới hạn thời gian và độ tập trung cho công việc là vô cùng hữu ích. Trong dự án năng suất của mình, tôi nhận ra e-mail đang khiến tôi tốn rất nhiều thời gian, vậy nên, ngoài khoanh vùng ba thời điểm trong ngày để xử lý hòm thư, tôi cũng đặt ra nguyên tắc mỗi e-mail mình gửi đi chỉ bao gồm từ năm câu trở xuống. Tôi ghi chú hành động của mình trong chữ ký e-mail (“Để giúp ích cho cả bạn và tôi, tôi đã cố viết mỗi e-mail chỉ từ năm câu trở xuống”). Những người nhận e-mail của tôi có vẻ hiểu, và tôi ngay lập tức cảm thấy mình có thể giải quyết hòm thư nhanh đến thế nào. Khi thấy khó hồi đáp một vấn đề dưới năm câu, tôi coi đó là dấu hiệu cho thấy gọi điện sẽ là cách tốt hơn để giải quyết vấn đề.

Một số thứ “ngốn thời gian”, như chuyện phiếm nơi công sở, khó điều khiển hơn nhiều. Mặc dù tạo dựng những mối quan hệ công sở thân thiết có thể giúp tăng năng suất, bạn cũng nên suy xét liệu chuyện phiếm có đang chiếm mất thời gian quý giá của mình hay không. Nếu có, hãy lên kế hoạch để tránh buôn dưa lê – bằng cách đeo tai nghe khi làm những việc quan trọng, tránh buôn chuyện như tránh tà, tìm chỗ khác ngoài văn phòng để giải lao, yêu cầu người đang quấy rầy giúp đỡ mình trong công việc hoặc đóng cửa văn phòng trong Giờ vàng sinh học – và như thế bạn sẽ giải phóng được thời gian cho các việc quan trọng nhất.

Giống như phương pháp Ngày Duy Trì giúp tổ chức những việc mang tính hỗ trợ trong cuộc sống, đặt các giới hạn cho những việc vặt trong công việc khiến chúng khó giãn nở hay lấn chiếm thời gian và sự tập trung của bạn.

Bạn cũng có thể giảm thiểu sự sao lãng do e-mail gây ra bằng cách cài phần mềm gửi e-mail sau. Các ứng dụng yêu thích của tôi cho Gmail là: Boomerang (BoomerangGmailcom), Right Inbox (RightInboxcom); cho Apple Mail: SendLater (ChungwaSoftcomsendlater); cho Outlook: SendLater (SendLaterEmailcom); cho Android: Boomerang (Boomerang Gmail .com).

TRỞ LẠI TRẠNG THÁI TĨNH TÂM

Từ khi dự án bắt đầu ổn định, tôi đã dần dần giảm bớt tần suất kiểm tra e-mail. Bây giờ tôi chỉ kiểm tra hòm thư điện tử ba lần một tuần.

Mỗi chiều thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu, lúc 3 giờ – khoảng thời gian tôi chuyển từ lịch làm việc của nhân viên sang lịch của giám đốc, khi tôi có ít năng lượng hơn – tôi mở hòm thư và đọc các e-mail trong đó. Tôi đã áp dụng thời gian biểu này được khá lâu. Tôi quý trọng thời gian của mình và muốn dành nó cho những việc đem lại nhiều kết quả nhất. Tôi cũng có một hòm thư thứ cấp mà chỉ khoảng 10 người biết, và tôi kiểm tra hòm thư này vài lần mỗi ngày để những người tôi quan tâm nhiều nhất và làm việc thường xuyên nhất liên lạc với tôi nhanh hơn. Giống như phần lớn mọi người, tôi vẫn nhận được rất nhiều e-mail, nhưng thay đổi cách giải quyết chúng đã giúp tôi giải phóng thời gian và năng lượng cho những việc thật sự quan trọng hằng ngày.

Mặc dù có thể không có lịch làm việc linh hoạt để kiểm tra e-mail ba lần mỗi tuần, bạn vẫn nên tôn trọng khả năng tập trung của mình và kiểm tra ít hơn so với hiện tại. Nếu muốn hoàn thành nhiều việc hơn, có thêm sự tập trung là rất quan trọng. Khi bạn trả lời mỗi e-mail chỉ vài phút sau khi nhận được, có thể bạn đang không tập trung đúng cách.

Tới cuối dự án, tôi càng cố gắng tránh lãng phí thời gian vào các buổi họp, mặc dù sự thay đổi này khó khăn hơn một chút. Khi một cuộc họp không ghi rõ mục đích trong lịch, hoặc sự có mặt của tôi là không cần thiết, tôi bắt đầu trì hoãn những cuộc họp này để lấy lại khoảng thời gian quý giá. Điều này không phải lúc nào cũng rõ ràng. Nhưng bất cứ lúc nào tôi có lý do để không tới dự, thường mọi người cũng thấu hiểu cho tôi. Khi bắt buộc phải dự một buổi họp, tôi thường đề xuất rút ngắn buổi họp lại một chút – điều này khuyến khích mọi người sử dụng nhiều năng lượng và sự tập trung trong khoảng thời gian ngắn nhằm nhanh chóng giải quyết các hạng mục trong lịch trình. Vì tùy chọn mặc định trên Outlook là kết thúc buổi họp vào phút thứ 15, 30, 45 hoặc 00 mỗi giờ, mọi người cũng thường tuân theo các giới hạn này. Tại sao không hoàn tất buổi họp sớm hơn 10 phút? Và nếu có thể yêu cầu một người trong buổi họp tóm tắt mọi thứ trong một phút, có lẽ bạn không cần bỏ thời gian đến dự buổi họp đó. Khi bạn tỏ ra tử tế và đưa ra lý do phù hợp, mọi người sẽ hiểu.

Một nghiên cứu cho thấy “trong phần lớn các lượt sử dụng e-mail, người dùng đơn giản chỉ đọc e-mail mà không hành động.” Đừng đọc chúng trừ khi bạn có đủ thời gian, sự tập trung và năng lượng để phản ứng trước những việc có thể nảy sinh.

Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn e-mail và các buổi họp ra khỏi cuộc sống và công việc, nhưng chúng ta có thể kiểm soát cách sử dụng thời gian và sự tập trung cho chúng. Rút gọn các công việc mang tính hỗ trợ với ít lợi ích chính là cách tốt nhất để làm điều này.

(Chà, đó là một trong hai cách hay nhất, nhưng tôi sẽ trình bày cách còn lại ngay đây.)

THỬ THÁCH TĨNH TÂM

Thời gian cần thiết: 15 phút

Năng lươngĐộ tập trung: 7/10, mặc dù con số này còn tùy hệ thống limbic của bạn mạnh đến đâu

Giá trị: 8/10

Thú vị: 4,5/10

Điều bạn nhận được: Bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn hẳn cho những việc quan trọng và có ý nghĩa nhất mỗi tuần thay vì chật vật thực hiện các việc chỉ mang tính hỗ trợ.

Một lần nữa, thử thách cho chương này rất đơn giản: hãy chọn một hoặc hai việc mang tính hỗ trợ trong công việc mà bạn đang gặp khó khăn để kiểm soát, sau đó thu gọn chúng bằng cách đặt giới hạn lượng thời gian, tần suất bạn chú ý đến chúng, hoặc cả hai.

Nhưng tôi muốn cảnh báo rằng, khi rút gọn các việc mang tính duy trì ít lợi ích, sẽ có một hiện tượng mà có lẽ tới giờ bạn đã quen thuộc: hệ thống limbic của bạn sẽ hoạt động điên cuồng. Khi bạn đơn giản hóa công việc để tập trung vào những việc lớn hơn và khó khăn hơn trong tuần, hệ thống limbic sẽ hành động; bạn sẽ cảm thấy tội lỗi tự hỏi có nhận được e-mail quan trọng nào không, hoặc tội lỗi vì đã hoãn các buổi họp không quan trọng hoặc chống lại phản xạ kiểm tra mạng xã hội lần nữa. Hãy chống lại phản xạ đó! Giống như việc ngắt kết nối Internet, cảm giác tội lỗi sai lầm đó sẽ biến mất theo thời gian – sau đó bạn có thể dễ dàng tập trung vào những việc thật sự quan trọng.1

Đừng ngại tự thưởng cho mình sau khi đã rút gọn được những việc ít ích lợi! Khi tôi nói chuyện với Charles Duhigg (tác giả cuốn sách bán chạy được đánh giá rất cao – The Power of Habit (Sức mạnh của thói quen)1 , ông đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tự thưởng cho mình khi hình thành những thói quen mới. Theo Charles: “[khi một thói quen] và một phần thưởng được trí não gắn liền với nhau, một kết nối thần kinh được tạo lập để nối chúng lại với nhau là điều thật sự xảy ra trong đầu ta.” Khi bạn rút gọn được những nhiệm vụ mang tính hỗ trợ với ít lợi ích, đừng e dè tự thưởng mình những thứ bạn cảm thấy thích thú nhằm khiến thử thách này thú vị hơn. Nó có thể sẽ giúp bạn rất nhiều về lâu về dài.

1. Cuốn sách được Alpha Books mua bản quyền và phát hành năm 2012. (BTV)