Thời gian đọc ước tính: 9 phút 13 giây

Luôn là người dám thực hiện các thử nghiệm mới lạ, tôi từng đăng ký một khóa học yoga trong bốn tháng cách đây bảy năm.

Các khóa học yoga có mức phí tầm 25 đô-la mỗi buổi, vậy nên khi trường đại học quảng cáo một chương trình khuyến mại trọn gói bốn tháng với giá 60 đô-la, tôi đã chớp lấy thời cơ. Lúc đó, tôi chỉ coi yoga là một xu hướng sớm nở tối tàn, nhưng gần như tất cả các cô gái đáng yêu mà tôi biết đều đã đăng ký, vậy nên tôi cũng định thử để xem có gì mà nhộn nhịp thế.

Nhưng sau một học kỳ, tôi ngày càng trở nên hào hứng hơn với lớp học tối thứ Năm (đáng ngạc nhiên là không phải bởi các cô gái đáng yêu kia, mà bởi chính lớp học ấy). Lớp học đối lập với cuộc sống bận rộn, vội vã mà tôi đã quen; và nó giúp tôi sống chậm lại cũng như trân trọng tất cả những thành tựu mà năng suất mang lại.

Một điều yêu thích của tôi trong khóa học này là cách mà mỗi buổi học kết thúc. Trước khi France (tên giáo viên của chúng tôi chứ không phải tên nước Pháp đâu nhé!) cho phép chúng tôi trở lại với cuộc sống học hành bận rộn, cô ấy thường kết thúc buổi học bằng một bài tập thiền thở đơn giản, trong đó, cô hướng dẫn chúng tôi chăm chú quan sát nhịp thở của mình.

Bài tập thiền chỉ kéo dài năm phút, nhưng rõ ràng nó giúp tôi trở nên bình tĩnh, minh mẫn và thoải mái hơn bất kỳ biện pháp nào từng thực hiện trước đó.

THIỀN ĐỊNH VỀ NĂNG SUẤT

Sau quãng thời gian học tập ở trường đại học, niềm ham thích với thiền định trong tôi ngày càng lớn. Khi ngày càng tham gia sâu vào nghi thức này, tôi tăng thời gian thiền định từ năm phút lên 10 phút, rồi 20, 25 phút và cuối cùng, vào vài năm trước, con số này lên đến 30 phút mỗi ngày. Vậy là nhiều hơn so với phần lớn mọi người, và tôi chọn thiền định thay vì làm những việc khác (“năng suất” hơn), đơn giản vì tôi quá thích nó.

Tôi cho rằng nhiều người nghĩ về thiền định quá phức tạp so với bản chất thật của nó, nhưng ở đây, tôi sẽ không đi quá sâu vào nghi thức này (tôi sẽ nói thêm về thiền định ở phần sau nếu bạn tò mò). Về cơ bản, tôi chỉ ngồi trên một chiếc ghế hoặc nệm – thường vẫn mặc quần áo đi làm – và cảm nhận hơi thở. Tôi không quá chú tâm đến các nghi thức khác như niệm chú hoặc tập trung vào “con mắt thứ ba”. Tôi chỉ đơn giản là tập trung vào hơi thở trong vòng 30 phút, và khi tâm trí tôi bắt đầu sao lãng nghĩ đến những chuyện thú vị hơn, tôi sẽ nhẹ nhàng chuyển sự chú ý trở về với nhịp thở. Tôi tiếp tục quan sát sự dâng lên hạ xuống tự nhiên của nó tới khi đồng hồ báo đã hết 30 phút. Đôi khi việc này khá khó chịu, nhưng dần dần nghi thức này lại trở thành khoảng thời gian tĩnh tại nhất trong ngày.

Vài năm qua, trong khi tìm hiểu thêm về thiền định, tôi cũng đào sâu nghiên cứu về năng suất. Mỗi khi không đạt hiệu quả làm việc như mong muốn, tôi sẽ nghiên cứu tài liệu về cách tăng năng suất, cập nhật các kỹ thuật mới nhất và theo dõi tất cả các blog, trang web về năng suất mình đã đánh dấu. Khi thấy cả hai niềm đam mê này cứ ngày càng lớn dần, tôi quyết định bắt đầu dự án AYOP.

Cho tới lúc đó, tôi vẫn chưa nghĩ rằng cách thiền định và năng suất có thể liên quan tới nhau. Nhưng sau khi xem xét từng yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của bản thân, tôi đi đến một kết luận khủng khiếp: thiền định và dự án AYOP của tôi vô cùng mâu thuẫn với nhau.

Vấn đề không hẳn là do thiền định, mà là sự hiểu biết của tôi về tâm trí khi thực hiện nghi thức đó. Tôi thiền định và chú tâm như một cách để làm ít hơn với tốc độ chậm hơn; trong khi tôi lại coi năng suất luôn là làm nhiều hơn và tốc độ nhanh hơn. Thậm chí, sau tháng đầu tiên của dự án, tôi bắt đầu cảm thấy tội lỗi với nghi thức ngồi thiền của mình. Chẳng phải tôi nên đi làm các công việc thật sự trong khoảng thời gian đó thay vì chỉ ngồi thiền suốt nửa tiếng ư?

Khi phải lựa chọn giữa làm việc thêm 30 phút với thiền định 30 phút, tôi gần như lúc nào cũng chọn làm thêm nhiều việc và hoàn thành nhiều hơn.

Sau cùng, khi dự án bắt đầu được hai tháng, tôi ngừng hẳn việc thiền định.

LÀM VIỆC Ở CHẾ ĐỘ LÁI TỰ ĐỘNG

Trong các tuần sau đó, tôi bắt đầu làm việc theo kiểu hoàn toàn khác. Thay vì thường xuyên nghỉ giải lao, tôi sẽ làm việc bất chấp mệt mỏi để cố viết và thử nghiệm nhiều nhất có thể. Khi làm việc với tốc độ nhanh hơn, tôi cảm thấy không thoải mái và kém tập trung. Trí óc tôi không còn minh mẫn và cảm thấy ít phấn khích hơn với công việc đang làm – mặc dù tôi đang khám phá đam mê lớn nhất của đời mình. Tệ nhất là khi thiếu tập trung, tôi thường xuyên rơi vào tình trạng “lái tự động”. Vì vậy, tôi trở nên kém hiệu quả hơn rất nhiều (tôi sẽ nói về cách đo đạc năng suất sau).

Đây dĩ nhiên không phải là cuốn sách về thiền định. Tôi biết không phải ai cũng thấy thiền định hấp dẫn. Thực ra, tôi đoán chỉ có một phần nhỏ trong số các bạn sẽ thiền định mà thôi. Nhưng tôi cho rằng cần phải nói đến tâm trí trong bài tập này, vì nó giúp bạn giảm tốc, làm việc bình tĩnh và tập trung suốt cả ngày.

Thiền định ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của tôi, nó giúp tôi thư giãn, minh mẫn hoặc giải tỏa căng thẳng sau một ngày dài. Thiền định ảnh hưởng lớn đến năng suất của tôi, bởi nó cho phép tôi sống chậm lại để sau đó làm việc tập trung hơn thay vì rơi vào tình trạng lái tự động. Theo tôi, một trong những sai lầm lớn nhất mọi người thường phạm phải khi đầu tư công sức cải thiện năng suất là tiếp tục lái tự động để hoàn thành các công việc phát sinh. Nhưng tôi nhận ra làm việc kiểu này sẽ không thể xem xét điều gì là quan trọng, làm sao để suy nghĩ sáng tạo hơn, làm sao để làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn, và làm sao để kiểm soát được những gì bạn đang làm thay vì hoàn thành các việc mà người khác “ném” cho (hay trong phần lớn các trường hợp là qua e-mail).

Sau khi ngừng thiền định mỗi ngày, tôi bắt đầu làm việc trong căng thẳng và ít tập trung hơn, điều này ngăn tôi làm việc theo cách thông minh hơn. Điều này cũng xóa bỏ phần năng suất tăng thêm mà tôi có thể có được.

NHÀ SƯ VÀ NHÀ MÔI GIỚI CHỨNG KHOÁN SỬ DỤNG CHẤT KÍCH THÍCH

Hiển nhiên, không phải tất cả mọi người đều làm việc với cùng một mức độ tập trung như nhau. Ví dụ, hãy nhìn vào các nhà sư mộ đạo nhất thế giới, những người có thể thiền định cả ngày và dành cả tiếng đồng hồ để làm bất cứ việc gì vì họ muốn làm một cách chậm rãi và chú tâm. Các nhà sư làm việc ít nhất có thể, tập trung nhiều nhất có thể và làm mọi việc một cách có chủ đích vì họ di chuyển với tốc độ chậm như sên.

Đối lập với hình ảnh nhà sư là hình ảnh nhà môi giới chứng khoán sử dụng chất kích thích, họ làm việc nhanh nhẹn, chủ động, với tốc độ điên cuồng nhất mà chúng ta có thể hình dung được. Họ thường làm việc không ngừng để suy ngẫm về giá trị của các cổ phiếu – họ chỉ cố gắng làm càng nhiều và càng nhanh càng tốt. Vì làm việc quá nhanh, họ không có chút thời gian rảnh rỗi hay sự tập trung nào để làm những việc có chủ đích.

Tôi đã thử làm việc với cả hai kiểu tốc độ (chỉ khác là tôi không sử dụng chất kích thích) và nhận ra cả hai đều không phải là phương pháp lý tưởng để nâng cao năng suất. Thiền định cả ngày có thể đem lại cho bạn sự thanh thản nội tâm, và làm việc điên cuồng có thể cực kỳ kích thích, nhưng năng suất không có nghĩa là bạn làm được bao nhiêu, mà là bạn hoàn thành được bao nhiêu. Nếu là nhà sư hoặc người môi giới chứng khoán sử dụng chất kích thích thì bạn chẳng hoàn thành được gì nhiều. Khi làm việc như nhà sư, bạn quá chậm để hoàn thành bất kỳ việc gì; và khi làm việc như nhà môi giới chứng khoán, bạn quá vội vã để dừng lại xem xét điều gì là quan trọng, nhằm làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn.

Những người hiệu quả nhất làm việc với tốc độ ở giữa hai thái cực nhà sư và nhà môi giới chứng khoán – đủ nhanh để hoàn thành mọi thứ và đủ chậm để nhận ra những điều quan trọng, rồi sau đó làm việc tập trung và có chủ đích.

BA THÀNH PHẦN CỦA NĂNG SUẤT

Mặc dù bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả hơn khi ở chế độ lái tự động ngày hôm nay, nhưng tình trạng này không phải lúc nào cũng xảy ra.

Năm mươi năm trước, 1/3 lực lượng lao động ở Mỹ làm việc trong các nhà máy. Trong nhà máy hoặc một dây chuyền sản xuất tuần tự, định nghĩa về năng suất đơn giản hơn: trong cùng một khoảng thời gian, bạn càng sản xuất ra nhiều sản phẩm thì càng chứng tỏ bạn làm việc hiệu quả và năng suất. Công việc không có nhiều thay đổi, do vậy, môi trường này hạn chế cách làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn và bạn không thể tự quyết định làm gì hay làm vào lúc nào.

Nhiều người hiện vẫn làm việc trong các nhà máy hoặc làm những việc tương tự, nhưng nếu đã chọn đọc cuốn sách này, rất có thể bạn không thuộc nhóm trên. So với trong quá khứ, công việc của bạn có thể đòi hỏi nhiều chất xám, phức tạp và thay đổi liên tục, cũng như tự do hơn trong việc quyết định phải làm gì và khi nào. Bạn có thể không kiểm soát hoàn toàn công việc, nhưng bạn vẫn kiểm soát được nhiều hơn hẳn một người làm việc trong nhà máy hoặc dây chuyền sản xuất cách đây nửa thế kỷ.

Trong phần lớn các công việc ngày nay – kể cả các công việc tôi từng làm, và công việc của tất cả những người làm việc hiệu quả mà tôi đã phỏng vấn – chỉ hiệu năng thôi là không đủ. Khi bạn phải làm nhiều việc hơn trước, với ít thời gian hơn và được phép thực hiện linh hoạt, năng suất lúc này không còn là hiệu suất công việc nữa. Về bản chất, năng suất có nghĩa là bạn hoàn thành được bao nhiêu.

Điều này đòi hỏi bạn phải làm việc thông minh hơn đồng thời quản lý thời gian, tâm trí và năng lượng tốt hơn.

Khi dự án đến giai đoạn kết thúc, tôi bỗng nhận ra một chân lý: mỗi bài học mà tôi học được đều nhằm cải thiện khả năng quản lý một trong ba thứ: thời gian, sự tập trung và năng lượng. Mặc dù nhiều bài học hoặc kiến thức có thể giải quyết nhiều hơn một khía cạnh, không có thứ gì tôi từng khám phá lại không phải là sự kết hợp của ba thành phần trên – và tôi đã tìm ra vài cách tiếp cận khá điên rồ trong dự án của mình.

Với những việc giống như công việc trong nhà máy, quản lý sự tập trung và năng lượng không quan trọng vì chúng đơn giản lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều hai thành phần này. Quản lý thời gian tốt là đã đủ, vậy nên nếu bạn đến làm lúc 9 giờ sáng, làm việc tốt trong tám giờ đồng hồ rồi về lúc 5 giờ chiều, bạn được trả lương khá ổn và sống cuộc đời tương đối hạnh phúc.

Ngày nay, mọi chuyện đã khác xưa rất nhiều. Chúng ta phải đáp ứng nhiều yêu cầu hơn so với các thế hệ trước. Xung quanh chúng ta có rất nhiều điều gây sao lãng, căng thẳng và sức ép bủa vây từ mọi hướng; công việc theo chúng ta về tận nhà; những tiếng bíp và thông báo theo sát cả ngày thu hút sự chú ý của chúng ta, trong khi lại có ít thời gian để lấy lại năng lượng như tập luyện, ăn uống điều độ hoặc ngủ đủ giấc.

Trong môi trường mới này, những người năng suất nhất không chỉ quản lý tốt thời gian – họ còn quản lý tốt khả năng tập trung và năng lượng.

Gần cuối dự án, tôi không thể ngừng thán phục cách ba thành phần hiệu quả này liên kết với nhau và tầm quan trọng của chúng. Ví dụ, ngủ đủ giấc đòi hỏi nhiều thời gian hơn, nhưng lại làm tăng năng lượng và khả năng quản lý sự tập trung. Xóa bỏ tiếng ồn và những thứ gây sao lãng cũng mất thời gian, nhưng lại giúp bạn quản lý sự tập trung tốt hơn vì nó đem lại sự chú tâm và minh mẫn trong suốt cả ngày. Thay đổi cách suy nghĩ đòi hỏi năng lượng và sự tập trung, nhưng nó sẽ giúp bạn làm được nhiều việc trong khoảng thời gian ít hơn.

Cả ba thành phần này đều quan trọng như nhau. Nếu sử dụng thời gian không hợp lý, dù bạn có dành bao nhiêu năng lượng và sự tập trung cũng không thể hoàn thành nhiều việc vào cuối ngày. Nếu không thể tập trung vào công việc, dù bạn làm việc thông minh hoặc có nhiều năng lượng đến mấy, thì bạn cũng không thể toàn tâm toàn ý làm việc với năng suất cao hơn. Và nếu bạn không thể quản tốt lý năng lượng, dù quản lý thời gian hoặc sự tập trung tốt đến đâu, bạn cũng không đủ sức làm những điều mình mong muốn.

Có lẽ điều quan trọng nhất là nếu bạn không thể quản lý cả ba thành phần – thời gian, sự tập trung và năng lượng – bạn sẽ không thể làm việc một cách bình tĩnh và có chủ đích.

Khi lãng phí thời gian, chúng ta đang trì hoãn. Khi không thể quản lý tốt sự tập trung, chúng ta bị sao lãng. Và nếu không để tâm đến năng lượng, chúng ta mệt mỏi hoặc “kiệt sức”. (Một điểm thú vị là từ kiệt sức – burnout là một thuật ngữ tương đối mới; được đưa ra vào thập niên 1970 – đâu đó trong thời điểm chuyển đổi giữa cách suy nghĩ “kiểu nhà máy” sang suy nghĩ “kiểu năng suất” tại nơi làm việc.)

Trong các chương tiếp theo, tôi sẽ nói tới ba kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất mà tôi biết sau suốt một thập kỷ thử nghiệm tăng năng suất, nhưng tôi cũng sẽ dành chừng đó thời gian để đưa ra cách tốt nhất giúp bạn quản lý sự tập trung và năng lượng. Phần lớn chúng ta không còn làm việc trong các nhà máy, và khi năng suất không còn nằm ở số lượng công việc chúng ta làm mà là số lượng những việc chúng ta hoàn thành, cả ba thành phần trên lại càng quan trọng.

Với cách nhìn nhận và định nghĩa này, dự án năng suất bắt đầu.

Khi bạn có thể kiểm soát tốt hơn những gì mình làm nhưng lượng công việc cũng nhiều hơn hẳn so với trước đây, thì cách tốt nhất là xác định những thứ phù hợp để trở nên hiệu quả hơn ngay từ đầu. Công sức quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng sẽ vô ích nếu ban đầu bạn không nhận ra nhiệm vụ nào là quan trọng và có ý nghĩa nhất đối với mình.

Tiếc thay, tôi chỉ có thể học được điều này qua những sai lầm.