T
ừng có vài lần, sau khi một buổi họp kết thúc, tôi nghe mọi người nói rằng: “Cuộc họp hôm nay đã kết thúc bằng cách mọi người cùng đóng góp ý kiến”, “Được mà, nếu mà lần này biết chọn lựa thì tốt”.
Nguyên nhân khiến mọi người nghĩ vậy là bởi họ chưa hoàn toàn hiểu rõ và lý giải được sự khác nhau giữa “Tìm tòi về một vấn đề một cách tập thể (Brainstorming)” và “Đánh giá (Evaluation)”.
Trong mỗi cuộc họp đều tồn tại hai giai đoạn, đó là mọi người lần lượt đưa ra ý kiến (brainstorming), sau đó sắp xếp, xem xét những ý kiến đã đưa ra để đi đến quyết định cuối cùng (evaluation).
Trong giai đoạn “brainstorming”, có một quy tắc là “đưa ra ý kiến của bản thân, không được phủ định ý kiến của đối phương”. Nên nhớ rằng trong số những người tham gia cuộc họp, chỉ cần có một người không hiểu được quy tắc này thì chắc chắn rằng, cho dù có những ý kiến hay và phù hợp với hoàn cảnh được đưa ra chăng nữa, ý kiến ấy cũng sẽ nhanh chóng bị dập tắt.
Tóm lại, chúng ta cần phải xác định rõ trước khi cuộc họp diễn ra rằng mục đích cuối cùng của ngày hôm nay là “Tìm tòi về một vấn đề một cách tập thể (Brainstorming)” hay “Đánh giá (Evaluation)”.
“Đánh giá” là phương pháp sắp xếp các ý tưởng được đưa ra vào biểu đồ tư duy hoặc bộ khung đánh giá (Framework), căn cứ vào đó để đưa ra kết luận cuối cùng. Trong quá trình đó, các thành viên cần nhiệt tình phê bình, đánh giá và trao đổi để đạt được kết luận phù hợp nhất với tình hình hiện tại.
Như vậy, tùy theo “Brainstorming” hay “Evaluation”, những việc phải làm cũng như thái độ và tâm thế của những người tham gia đều có sự khác biệt rất lớn.
Nếu mọi người không thể thấu hiểu mục đích cuối cùng như vậy, cuộc họp sẽ không thể diễn ra suôn sẻ.
Nếu bạn là người tổ chức buổi họp, hãy ươm mầm nhận thức chung giữa toàn thể thành viên tham gia bằng cách đưa ra mục đích cuối cùng của cuộc họp như: “Buổi họp hôm nay sẽ được tiến hành với cách thức chủ đạo là ‘brainstorming’”, hay “Nửa đầu buổi họp sẽ là mọi người lần lượt đưa ra ý kiến, nửa sau chúng ta sẽ tiến hành đánh giá.”
Bằng cách làm như vậy, với tư cách là một người điều hành cuộc họp, chắc chắn giá trị của bạn sẽ được phát huy, cuộc họp sẽ được tiến hành suôn sẻ và thuận lợi hơn.
Trong mỗi cuộc họp đều tồn tại hai giai đoạn, đó là mọi người lần lượt đưa ra ý kiến (brainstorming), sau đó sắp xếp, xem xét những ý kiến đã đưa ra để đi đến quyết định cuối cùng (evaluation).
