B

iên bản nội dung cuộc họp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn tình trạng kết thúc cuộc họp mà chưa đưa ra phương án giải quyết triệt để.

Trong quá trình soạn thảo biên bản nội dung cuộc họp, có một điểm bạn cần lưu ý như sau: biên bản này tuyệt đối phải được đệ trình ngay trong ngày tổ chức cuộc họp.

Để cho người mới vào công ty soạn thảo biên bản, cấp trên kiểm tra, sau khi chỉnh sửa và các phòng ban liên quan khác xác nhận, đến trước khi cuộc họp lần tới diễn ra mới phát cho mọi người… có lẽ nhiều tổ chức đã tiến hành theo cách này. Tuy nhiên, nếu làm theo cách đó cho tới lần tiếp theo, cuộc họp vẫn sẽ kết thúc trong khi chúng ta chưa thể phát huy hết tác dụng vốn dĩ của nó.

Bản thân vấn đề không nằm ở việc phải hoàn thành biên bản cuộc họp, mà quan trọng là biên bản đó có liên quan như thế nào tới hành động tiếp theo sẽ phải thực hiện. Tôi xin chia sẻ cách thức giúp bạn có thể đưa ra một biên bản ngắn gọn và súc tích, đi kèm với tốc độ hoàn thành nhanh chóng.

Để soạn được biên bản cuộc họp hiệu quả mà không tốn nhiều thời gian, có một bí quyết như sau: hãy soạn thảo biên bản song song với tiến trình của cuộc họp diễn ra, với khả năng nhanh nhất mà bạn có thể.

Trên thực tế, nếu sử dụng máy tính xách tay, bạn có thể ghi chép được rất nhiều thông tin, đảm bảo theo kịp tiến trình của cuộc họp. Đồng thời khi chỉnh lý, sắp xếp lại câu từ, bạn hoàn toàn có thể mạnh dạn xóa bỏ những phần không cần thiết. Trong biên bản nội dung cuộc họp, bạn chỉ cần giữ lại những nội dung liên quan tới hành động sau này sẽ làm.

Có lẽ bạn đã từng nghe nói đến thuyết “Đường cong lãng quên” do nhà tâm lý học người Đức, Hermann Ebbinghaus đưa ra. Sự lãng quên của trí não sẽ bắt đầu từ khoảnh khắc bạn tiếp nhận thông tin, sau 20 phút, bạn sẽ quên 40%, sau một giờ quên 60%, sau khi đi ngủ vào buổi tối, sáng hôm sau thức dậy, bạn sẽ quên 80%.

Để tránh được hệ quả tiêu cực của thuyết “Đường cong lãng quên”, nếu như người phụ trách ghi chép nội dung cuộc họp có thể soạn thảo song song với tiến trình cuộc họp, sau đó đệ trình lên cấp trên ngay sau khi cuộc họp kết thúc, chắc chắn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và không phải bận tâm tới khoảng thời gian sau đó.

Bản thân vấn đề không nằm ở việc phải hoàn thành biên bản cuộc họp, mà quan trọng là biên bản đó có liên quan như thế nào tới hành động tiếp theo sẽ phải thực hiện.