M

ọi người hãy thử nghĩ, trong một bức e-mail, nội dung khiến chúng ta muốn đọc nhất là phần nào?

Theo lời phát biểu của một nhà tâm lý học hành vi, đó là phần “P.S” (lời nhắn cuối thư). Đó là vì chúng ta thường có hứng thú đặc biệt với nội dung như vậy. Tuy nhiên, có một thực tế đáng tiếc là khá nhiều người thậm chí không đọc tới cả phần lời nhắn đó.

Ngược lại, có nhiều e-mail ngay từ khoảnh khắc nhìn thấy chúng ta đã lập tức muốn đọc nó. Trong đó, thứ quyết định không phải là nội dung e-mail, mà là hình ảnh, bố cục của e-mail khi chúng ta nhìn vào, hay nói cách khác chính là cách trình bày và diễn giải.

Với kinh nghiệm của cá nhân tôi, loại e-mail điển hình khiến cho người nhận thư không muốn đọc chính là những e-mail buộc người đọc phải kéo chuột xuống dưới. Chính cảm giác bất an “không biết phải đọc tới tận đâu” sẽ khiến người nhận thư không muốn đọc nội dung mà bạn viết.

Nói cách khác, đó chính là những e-mail mà ngay từ khoảnh khắc nhìn vào đã biết nội dung bên trong có quá nhiều, những hàng chữ dài dằng dặc nối tiếp nhau kín đặc cả màn hình, hay những e-mail mặc dù nội dung không nhiều nhưng lại xuống dòng một cách không cần thiết, vô hình chung khiến e-mail trải dài theo chiều dọc.

Để cải thiện, có hai điểm cần lưu ý như sau:

Viết ngắn gọn, súc tích

Bạn có thể áp dụng phương pháp làm cho nội dung e-mail ngắn gọn đi như cách trình bày thành từng mục, đề cập tới kết luận ngay từ đầu e-mail như tôi đã giới thiệu ở kỹ năng trước.

Không cần cố tình cách dòng một cách vô ích

Cần tránh cách trình bày khiến nội dung e-mail trở nên dài dòng như nội dung e-mail theo chiều dọc hay chiều ngang quá dài.

Về cơ bản, cuốn sách này được trình bày theo phong cách chỉ cần đọc tiêu đề của một mục là có thể nắm được nội dung của cả đoạn. Đó chính là kết quả của việc theo đuổi cách thức giúp bạn đọc có thể nắm được nội dung tôi muốn truyền đạt nhanh nhất có thể.

E-mail cũng giống như vậy, hãy tránh không để đối phương phải kéo chuột xuống dưới, chỉ cần mở e-mail ra là có thể nắm được nội dung của toàn bộ e-mail, khi đó người nhận thư chắc chắn sẽ đọc hết e-mail của bạn, điều đó đương nhiên sẽ liên quan trực tiếp tới việc tăng tốc độ làm việc của bạn.

Loại e-mail điển hình khiến cho người nhận thư không muốn đọc chính là những e-mail buộc người đọc phải kéo chuột xuống dưới.