T
ôi nghĩ rằng mỗi người lại có một cách tốc ký khác nhau. “Tốc ký” thường được sử dụng để phục vụ cho việc viết bài phỏng vấn hoặc biên bản cuộc họp.
Với kỹ năng này, tôi muốn các bạn hiểu “tốc ký” theo quan điểm phục vụ cho việc đạt được mục tiêu.
Khi mới gia nhập công ty, các nhân viên ở Nhật luôn phải học kỹ năng tốc ký để có thể lưu lại những kiến thức hoặc thông tin mới được chỉ dạy. Bởi vậy, kỹ năng tốc ký vô cùng quan trọng và hữu ích.
Tuy nhiên, khi tiến hành công việc, tốc ký không còn ý nghĩa với việc ghi nhớ kiến thức và thông tin.
Để biết thông tin của đối phương thì đã có danh thiếp, khi họp thì đã có biên bản cuộc họp mẫu. Ai cũng nhận được tài liệu photo đã chuẩn bị sẵn.
Vậy lúc này tốc ký sẽ được dùng với mục đích gì?
Thông tin trong công việc phải là thứ dùng để gắn kết với các hành động tiếp theo. Nó không phải là thứ ghi lại để làm kỷ niệm, cũng không phải là ghi chép để đề phòng trường hợp xấu sẽ xảy ra.
Bởi thế, nếu muốn sử dụng tốc ký để đạt được mục tiêu, bạn phải làm sao để gắn kết nó với các hành động tiếp theo, nếu không việc tốc ký sẽ không mang lại hiệu quả.
Cụ thể, hãy biến tất cả các mục tốc ký, ghi chép thành hành động như “Truyền đạt…”, “Soạn thảo…”
Trong sổ tay của mình, phía dưới hàng ghi ngày tháng chỉ có danh sách các mục hành động. Khi kết thúc một ngày làm việc, tôi sẽ nhìn lại và soạn ra danh sách cho ngày tiếp theo. Tôi sẽ bắt đầu một ngày làm việc mới bằng việc xác nhận lại danh sách đó.
Do không cần thiết phải nhìn lại những việc đã làm trong quá khứ, vậy nên sau khi đã sử dụng hết cuốn sổ ghi chép, hãy cho nó vào máy hủy tài liệu.
Ghi chép để đạt được mục tiêu, chỉ cần như vậy là đủ.
