T
rong quá trình Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận, có một nhân tố mà bạn buộc phải ghi nhớ, đó là mức độ nắm bắt thông tin giữa bạn và đối phương.
Chắc chắn bạn là người hiểu rõ nhất về tình hình dự án mà bạn đang đảm nhiệm. Đối với cấp trên, bạn không thể đòi hỏi họ phải nắm được số lượng thông tin cũng như tình hình mới nhất của dự án giống như bạn.
Cấp trên còn phải quản lý các dự án tại nhiều khu vực khác nhau, đồng thời phụ trách việc điều phối nhân sự, nếu ngay lập tức bạn vào chủ đề chính, có thể họ sẽ hỏi “Là việc gì?” Bởi vậy, trong quá trình Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận, tùy theo từng trường hợp có cần thiết hay không, trước hết bạn nên bắt đầu bằng việc lấp đầy khoảng cách chênh lệch thông tin. Nếu không làm như vậy, cấp trên sẽ nghĩ rằng “Không thể hiểu cậu ta đang nói cái gì”, thậm chí còn khiến cho họ bực bội, và vì thế mục đích ban đầu của bạn sẽ không được thực hiện.
Khi Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận, sau khi đề cập đến chủ đề chính, hãy truyền đạt ngắn gọn hoàn cảnh, nội dung chi tiết, bức tranh tổng thể của vấn đề đó. Cho dù trước đó từng tiến hành Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận với chủ đề giống nhau tới vài lần thì trước hết, bạn vẫn phải trình bày bắt đầu từ “Hoàn cảnh”, “Tình hình khái quát”, “Bức tranh tổng thể”.
Khi đó, bạn không nên nghĩ rằng “Lần trước mình đã báo cáo rồi mà” hay “Chắc sếp không đọc tài liệu mà mình chuyển tới từ trước đó.” Đó chỉ là suy luận của cá nhân bạn, không nên áp đặt lên đối phương.
Còn trong trường hợp bạn không biết đối phương đang nắm thông tin ở mức độ nào, hãy nói “Để phòng trường hợp anh quên, tôi xin trình bày về bối cảnh và tình hình khái quát”, sau đó quan sát phản ứng của đối phương. Nếu như đối phương đáp lại rằng “Tôi đã biết rồi nên hãy vào chủ đề chính luôn đi” thì hãy mạnh dạn đi trực tiếp vào vấn đề chính.
Lý tưởng hơn nữa là hãy cố gắng gặp mặt đối phương hằng ngày, cùng trao đổi thường xuyên về vấn đề đó cho đến khi cả hai hiểu nhau tới mức chỉ cần nói “vấn đề đó”, “cái đó” là có thể hiểu được. Khi ấy công việc của bạn chắc chắn sẽ tiến triển một cách suôn sẻ.
Trong quá trình Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận, tùy theo từng trường hợp có cần thiết hay không, trước hết bạn nên bắt đầu bằng việc lấp đầy khoảng cách chênh lệch thông tin.
