S

ejima Ryuzou, diễn viên đóng vai người mẫu Iki Masa – nhân vật chính trong tiểu thuyết Vùng đất cằn cỗi của nhà văn Toyoko Yamazaki được dựng thành phim – vốn luôn nổi tiếng là một người hòa nhã. Dù vậy, trong công việc, ông buộc mọi người phải tuân thủ nghiêm ngặt một quy tắc. Đó là phải thêm phần “Tổng hợp nội dung quan trọng thành ba điểm chính” vào phần mở đầu của báo cáo. Nếu nhân viên không làm được như vậy, ông sẽ nổi giận. Lần đầu tiên đọc tiểu sử của Sejima Ryuzou, khi đó tôi vẫn đang là sinh viên, vậy nên tôi chỉ đơn giản nghĩ rằng: “Ồ, thật vậy sao?” Nhưng khi bước chân ra ngoài xã hội, vào giới kinh doanh, tôi mới nhận ra tầm quan trọng của cách làm đó.

Nếu như không biết sắp xếp và thực sự nắm vững nội dung của báo cáo, chắc chắn bạn sẽ không thể rút ra được các điểm quan trọng. Về điểm này, nó cũng giống như “Nguyên tắc K-SS” mà tôi vừa đề cập trước đó. Tuy nhiên, kỹ năng “tổng hợp nội dung quan trọng thành ba điểm chính” đặc biệt phát huy hiệu quả khi bạn soạn thảo văn bản.

Nếu bạn có thể trình bày rõ ràng “Có ba điểm chính. Thứ nhất là…, thứ hai là…, thứ ba là…”, người đọc sẽ lý giải được bức tranh toàn cảnh trong thời gian ngắn nhất.

Hơn nữa, họ cũng có thể lập tức phán đoán được liệu có cần phải đọc tài liệu này ngay hay không, vậy nên nếu người cầm tài liệu trên tay không có nhiều thời gian, họ có thể đọc trước các nội dung chính đã được liệt kê ở phần đầu báo cáo.

Nói cách khác, khi bạn muốn nhận được quyết định từ cấp trên, yếu tố có thể thay đổi thứ tự ưu tiên dành cho vấn đề của bạn trong mắt cấp trên lúc này chính là việc bạn có chịu đầu tư thời gian và công sức ra hay không.

Lý do cần tổng hợp thành ba điểm ở đây là vì thông thường con số hai sẽ bị coi là ít, và bốn sẽ bị coi là nhiều.

Mặc dù không có quy định đưa ra con số chuẩn là bao nhiêu, nhưng theo kinh nghiệm của bản thân tôi, con số ba là thích hợp và phát huy hiệu quả cao nhất.