C

àng là những tài liệu được trình bày công phu, bạn càng dễ bị nhầm lẫn. Tại kỹ năng này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về một bí quyết tuy nhỏ nhặt nhưng có hiệu quả rất lớn trong việc soạn thảo tài liệu.

Có một từ mà những doanh nhân thành công tại Nhật Bản thường nói, đó là “thể hiện ra”. Trong soạn thảo tài liệu, việc “thể hiện ra” này liên quan trực tiếp đến chất lượng tài liệu, hay rộng hơn nữa là người đọc có thể nhận thấy sự hiện diện của bạn.

“Thể hiện ra” không phải là nội dung mà bạn viết, mà đó là hành động “thay da đổi thịt” cho tài liệu một cách hiệu quả bằng cách sử dụng bảng biểu, tranh ảnh, màu sắc… tức là thêm vào những “hình ảnh minh họa”. Cho dù ban đầu chỉ có một hình ảnh minh họa, nhưng nếu cứ tích lũy dần dần, tài liệu của bạn sẽ được trau chuốt, trở thành một công cụ vô cùng hữu dụng.

Một bộ tài liệu được đánh giá cao sẽ sở hữu nhiều “hình ảnh minh họa”.

Để tăng cường “hình ảnh minh họa” (cũng chính là phương tiện giúp bạn “thể hiện ra”), trước hết bạn cần đọc thật nhiều tài liệu trong khả năng có thể. Tuy nhiên cần lưu ý: vấn đề không phải là lý giải nội dung của tài liệu, mà là nghiêm túc nghiên cứu, rốt cuộc trong tài liệu đó họ sử dụng cách thức trình bày như thế nào .

Khi đọc được một tài liệu dễ hiểu, hãy suy nghĩ “Tại sao nó lại dễ hiểu như vậy?”, “Họ đã tư duy như thế nào để tạo ra được tài liệu như thế này?” Khi gặp phải tài liệu khó hiểu, khó đọc, hãy suy nghĩ “Tại sao mình lại cảm thấy khó hiểu như thế này?” hay “Nếu là mình, mình sẽ cải thiện tài liệu này như thế nào?”

Trong tiếng Nhật, nguồn gốc của từ “học tập” chính là “bắt chước”. Loại tài liệu mà khi nhìn vào mọi người cảm thấy dễ hiểu là tài liệu mà họ có thể ghi nhớ và lý giải được nội dung dựa vào các hình ảnh minh họa. Bởi vậy, hãy cải thiện khả năng soạn thảo tài liệu của bạn bằng cách tham khảo và “bắt chước” ưu điểm của thật nhiều tài liệu.

Nếu xung quanh chẳng có tài liệu nào dùng để tham khảo được, bạn có thể xem các loại hình ảnh minh họa và bảng biểu thường xuất hiện trên những chương trình thời sự hoặc khoa học. Chắc chắn nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Khi nhìn vào những tài liệu được chuẩn bị công phu như vậy, bản thân bạn chắc chắn có thể hiểu được nội dung mà họ muốn truyền đạt.

Loại tài liệu mà khi nhìn vào mọi người cảm thấy dễ hiểu là tài liệu mà họ có thể ghi nhớ và lý giải được nội dung dựa vào các hình ảnh minh họa.