Đ

ể có thể đạt được mục tiêu ban đầu đề ra khi tổ chức một cuộc họp, một việc quan trọng nữa cần làm là lên kế hoạch về tiến trình cuộc họp ở một mức độ nào đó trước khi cuộc họp chính thức được diễn ra.

Mỗi cuộc họp đều có rất nhiều vấn đề và chủ đề được đưa ra, dựa vào đó, người tổ chức sẽ phải phân bố khoảng thời gian cần thiết cho mỗi vấn đề. Bởi vậy, chúng ta cần có “kịch bản” cho từng giai đoạn.

Sau khi quyết định được kịch bản, đồng thời phân bố thời gian hợp lý và cần thiết cho từng nội dung, các thành viên sẽ cùng nắm được nội dung kịch bản, mọi người sẽ có thể xác định được mục đích, tiêu chuẩn về thời gian cho từng nội dung của cuộc họp, từ đó có thể tránh việc “đi chệch đường”.

Khi phân bố thời gian, bạn cần căn cứ vào nội dung của chủ đề đưa ra bàn luận, mường tượng phản ứng của thành viên tham gia cuộc họp đối với nội dung đó, từ đó áng chừng khoảng thời gian cần có để đạt được mục đích/mục tiêu của cuộc họp.

Tiếp theo, hãy quyết định trình tự của các nội dung căn cứ vào “mức độ khẩn cấp”. Nếu như quyết định dựa vào “mức độ quan trọng”, có nguy cơ cuộc tranh luận sẽ diễn ra sôi nổi quá mức, khiến chúng ta tốn quá nhiều thời gian dành cho một vấn đề. Cho dù sắp hết thời gian quy định của cuộc họp nhưng vẫn chưa thể chuyển sang thảo luận về vấn đề khẩn cấp tại thời điểm đó.

Cho dù cuộc họp kéo dài hai tiếng, chúng ta vẫn cần chi phối thời gian dành cho các chủ đề với khoảng thời gian dưới hai tiếng. Hãy sắp xếp cả khoảng thời gian dự trù như “Nội dung khác – 10 phút”. Cố gắng hoàn thành cuộc họp mà không cần dùng đến khoảng thời gian dự trù đó.

Ngoài ra, hãy để cuộc họp diễn ra càng ngắn càng tốt. Cho dù còn tới 30 phút nữa, mà khi đó cuộc họp đã đạt được mục đích (hay thậm chí không thể đạt được), hãy dừng cuộc họp ngay tại thời điểm đó.

Ngoài ra, với cuộc họp kéo dài trên hai tiếng đồng hồ, bạn cần sắp xếp thời gian tạm dừng giữa cuộc họp để nâng cao hiệu suất và cũng cần phải nghỉ ngơi.

Cách quản lý thời gian như vậy phụ thuộc vào sự cân nhắc linh hoạt của bạn – người được giao phó trách nhiệm tổ chức cuộc họp.