K
hi cần soạn thảo tài liệu hay văn bản, nhiều người thường ngay lập tức sử dụng máy tính. Tuy nhiên, tôi không cho rằng đó cách tối ưu.
Nếu như bạn muốn tạo ra khoảng cách chênh lệch về thời gian so với người khác, đừng vội vàng bắt tay vào soạn thảo văn bản, mà trước hết hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ về “tiến trình” cho toàn bộ nội dung của văn bản. Cụ thể hơn, đó là quyết định khung cho toàn bộ văn bản (tức suy nghĩ về trình tự trình bày), sau đó mới đi vào soạn thảo chi tiết.
Khung văn bản lúc này sẽ giống như cấu tạo của kim tự tháp. Phần đỉnh sẽ là lời nhắn bạn muốn truyền đạt, sau đó là các lời nhắn phụ dùng để bổ trợ. Từ những lời nhắn phụ đó, chúng ta có thể chia ra thành các phần nhỏ hơn.
Ví dụ, công việc lúc này là trình bày mỗi một lời nhắn vào một slide. Thêm nữa, trong Power Point có chức năng tạo sơ đồ tổ chức. Bằng cách sử dụng chức năng này, bạn có thể sắp xếp các mục dựa vào mức độ bao quát của chúng, sau đó đào sâu nữa để tạo thành tầng lớp thông tin.
Khi đã nắm vững tổng thể và bắt tay vào soạn thảo tài liệu, cách làm như vậy sẽ mang lại cho bạn hai hiệu quả sau đây:
Có thể nhìn thấy phần việc tiếp theo phải làm
Vì bạn có thể biết được phần nào tốn nhiều thời gian trước khi thực sự bắt tay vào làm, nên bạn có thể bắt đầu làm từ việc đó trước.
Có thể phân chia công việc
Khi có nhiều thành viên cùng tham gia thực hiện soạn thảo tài liệu, nếu như bố cục tài liệu đã được quyết định, mọi người có thể phân chia công việc cho nhau.
Để có thể tạo được tài liệu mang tính logic và hợp lý, điều quan trọng không phải là ngay lập tức bắt tay vào làm, mà trước hết phải tạo “khung” cho tài liệu.
