L
iên quan đến kỹ năng “Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận trong một phút (hoặc ba phút)” mà tôi vừa đề cập ở trước, có một cách rèn luyện rất hiệu quả.
Đó là truyền đạt điều muốn nói trong thang máy (Elevator briefing).
Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên cấp cao thường bận rộn và khó có cơ hội để bắt chuyện, hãy tận dụng khoảng thời gian di chuyển – khi mà họ rảnh rỗi và chỉ có một mình. Hãy sử dụng một (ba) phút đi theo cấp trên xuống thang máy để nhận được phản hồi cho vấn đề bạn đang cần xử lý.
Nguồn gốc của truyền đạt điều muốn nói trong thang máy (Elevator briefing) bắt nguồn từ thời kỳ Chiến tranh Lạnh, khi nguy cơ chiến tranh hạt nhân đang trong tình trạng vô cùng căng thẳng. Tổng thống của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ đã ra lệnh phải sử dụng thật hiệu quả ba phút – khoảng thời gian di chuyển từ thang máy xuống hầm tránh bom dưới mặt đất. Và công ty McKinsey đã đặt tên cho phương thức truyền đạt như vậy bằng cụm từ: “Elevator briefing”.
Về cơ bản, khoảng thời gian ba phút được cấu thành như sau:
1. Truyền đạt nội dung chính
2. Truyền đạt phương án lựa chọn
3. Truyền đạt điểm mấu chốt cần đưa ra quyết định
4. Truyền đạt kết luận
5. Xác nhận hành động
Khi đó, trường hợp lý tưởng nhất là đối phương sẽ chỉ nghe và gật gù xác nhận.
Điều quan trọng nhất khi Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận là truyền đạt thật rõ ràng điều cần nói vào thời điểm thích hợp. Tuyệt đối không được vì quá lịch sự, giữ lễ nghĩa mà làm mất đi mục đích của bản thân.
Hãy tận dụng từng chút thời gian rảnh rỗi của cấp trên, chuẩn bị kỹ lưỡng công việc của bản thân (điều đó cũng chính là vì cấp trên). Không cần phải lo ngại, dè chừng tâm trạng của đối phương quá mức cần thiết.
Điều quan trọng nhất khi Báo cáo-Liên lạc-Thảo luậnlà truyền đạt thật rõ ràng điều cần nói vào thời điểm thích hợp. Tuyệt đối không được vì quá lịch sự, giữ lễ nghĩa mà làm mất đi mục đích của bản thân.
