T

rong quy trình công việc văn phòng, e-mail là một trong những công cụ đương nhiên phải có, các ứng dụng e-mail ngày càng được cải tiến để mang lại hiệu quả cao nhất và thao tác tiện dụng nhất cho người dùng. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta cũng cần xem xét lại và tối ưu hóa kỹ năng viết e-mail của mình.

Tùy thuộc vào chức vụ, loại hình công việc và hoàn cảnh sẽ có sự khác biệt, nhưng số lượng người phải giải quyết vài trăm e-mail công việc trong một ngày đang ngày càng tăng lên. Nếu là người có kinh nghiệm làm việc lâu năm hay lãnh đạo cấp cao, trong một ngày họ thường nhận tới hơn 100 e-mail và phải dành cả nửa ngày để giải quyết số lượng e-mail đó.

Ở thời điểm hiện tại, không hề quá lời khi khẳng định rằng khả năng sử dụng e-mail thành thạo sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả xử lý công việc.

Trong nhiều trường hợp, khi mở hộp thư ra, nhiều người thường nhìn một lượt tên tiêu đề và người gửi theo thứ tự thời gian thư đến. Tuy nhiên, nếu bạn gửi e-mail cho một người mà mỗi ngày phải nhận hàng trăm e-mail, hãy cố gắng làm sao để người nhận chỉ cần đọc tiêu đề e-mail là đã có thể nắm được nội dung mà bạn gửi. Làm như vậy, mức độ ưu tiên dành cho e-mail của bạn sẽ được tăng cao. Chẳng hạn:

× “Về cuộc họp…”

o “Xin tài liệu – Cuộc họp…”

Rất đơn giản phải không? Ý tôi muốn nói là các bạn nên tránh việc đặt tiêu đề e-mail là “Về…” Bởi lẽ, dù liên lạc về chủ đề của cuộc họp, gửi biên bản nội dung cuộc họp, xin tài liệu hay thông báo cuộc họp đã bị hoãn lại… Chắc chắn người nhận e-mail của bạn sẽ không thể biết được cho tới khi mở e-mail ra.

Nếu bạn có thể thêm vào những từ khóa cụ thể mà vẫn đảm bảo không khiến cho tiêu đề e-mail quá dài, tốc độ nhận được thư trả lời cũng sẽ tăng cao.

Thậm chí bạn còn có thể thêm vào những từ ngữ khiến cho đối phương chú ý như “Cần xử lý lập tức” hay “Khẩn cấp”.

Ngược lại, nếu bạn ghi cụ thể vào tiêu đề e-mail rằng “Ngoài công việc”, đối phương sẽ biết rằng vấn đề này có mức độ ưu tiên thấp, họ có thể xử lý e-mail đó sau.

Không hề quá lời khi khẳng định rằng khả năng sử dụng e-mail thành thạo sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả xử lý công việc.