Thật dễ đưa ra những giải pháp khi bạn không biết quá nhiều về vấn đề.

Malcolm Forbes

Hai gã đi săn và bị lạc đường vô vọng. Họ không có la bàn còn điện thoại di động thì ngoài vùng phủ sóng, và trời thì sắp tối. “Cậu biết không,” một trong hai tay thợ săn nói, “bố tố luôn nói rằng nếu bị lạc, tớ chỉ cần bắn ba phát lên trời.” Vậy là anh ta bắn ba phát lên trời, rồi cả hai ngồi đợi, cứ đợi mãi, nhưng không có đội cứu hộ nào tới.

“Được rồi, vậy là việc đó chưa hiệu nghiệm,” tay thợ săn còn lại nói. “Tớ sẽ thử.” Vậy là anh ta bắn ba phát lên trời rồi họ lại đợi, nhưng vẫn không có đội cứu hộ nào xuất hiện.

“Giờ chúng ta làm gì đây?” tay thợ săn bắn đầu tiên rên rỉ, “trời đang tối rồi. Và chúng ta thì đã hết sạch cả tên.”

Bài học hiển nhiên ở đây là phải sử dụng đúng công cụ cho đúng việc. Nhưng còn một bài học hay hơn nữa: Thay vì tuân thủ mù quáng những lời chỉ dẫn, hãy dành thời gian để chắc chắn rằng bạn hiểu rõ chúng. Rồi sau đó, tìm cách đảm bảo, hãy bỏ thêm thời gian để kiểm tra rằng việc nghe theo chỉ dẫn sẽ thực sự hiệu quả. Như những kẻ ngốc trong câu chuyện muốn chứng tỏ, điều quan trọng là lựa chọn đúng công cụ để hiểu rõ vấn đề. Nếu không biết mình đang cố gắng làm gì, bạn có thể thấy mình đang bắn tên lên trời và tự hỏi tại sao không có ai đến cứu mình hết.

Bạn đã bao giờ dự một cuộc họp mà mục tiêu là tìm ra cách giải quyết một vấn đề cụ thể chưa? Hầu hết mọi người tập trung vào giải pháp, điều này nghe có vẻ hợp lý nhưng đó chính là sai lầm. Các nghiên cứu chỉ ra rằng cách duy nhất để giải quyết hiệu quả vấn đề là tập trung vào nguyên nhân gốc rễ và trước hết tìm hiểu tại sao đó lại là vấn đề. Như kỹ sư trưởng Darrell Mann của Rolls-Royce đã nói, “xác định vấn đề một cách rõ ràng và đầy đủ tương đương với việc giải quyết được 90% khó khán”. Không hiểu được nguyên nhân gốc rễ, “giải pháp” của bạn sẽ có ít cơ hội thành công hơn mà lại có nguy cơ tạo ra nhiều vấn đề hơn.

Để giải quyết vấn đề này, hãng sản xuất ô tô Toyota của Nhật Bản đã phát triển một thứ được gọi là “Báo cáo A3”, cách mạng hóa kỹ năng giải quyết vấn đề trên khắp thế giới. Tên của báo cáo được đặt theo khổ giấy ở Nhật Bản, tương đương tờ giấy khổ 29x42cm.

Đây là cách bạn có thể sử dụng “tư duy A3” để hiểu vấn đề của mình: Gập tờ giấy làm đôi, rồi mở ra. Ở bên trái, mô tả vấn đề của bạn; ở bên phải, thảo luận điều có thể làm để giải quyết vấn đề. Không có quy tắc cứng nhắc nào ở đây về cấu trúc của một Báo cáo A3, nhưng nhìn chung bên trái bạn sẽ ghi:

Vụ việc (hay “Chuyện gì đã xảy ra?”)

Tình hình hiện tại

Mục tiêu của bạn

Phân tích nguyên nhân sâu xa

Ở bên phải bạn ghi:

Các đầu mục hành động (có thể đo lường được)

Thời hạn thực thi

Kế hoạch kiểm tra kết quả

Theo dõi hành động (cách xác định xem vấn đề đã được giải quyết ra sao)

Những đề xuất của Báo cáo A3 (và rất nhiều người khác) kể lại toàn bộ vấn đề theo một cách súc tích và có ý nghĩa. Khi hoàn thành Báo cáo A3, bạn sẽ biết vấn đề là gì, và các câu trả lời sẽ bắt đầu xuất hiện.